【チェックリスト付】失敗しないオフィス移転を!時系列で見るやるべきこと

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オフィス移転を行う際、現オフィス・新オフィスでそれぞれで対応すべきタスクがたくさんあります。
オフィスの選定、原状回復や内装工事、また各種届出の提出等、行うべき作業や対象者は多岐にわたります。

複雑かつ工程がたくさんあるからこそ、業務の進捗を追うことが非常に大切です。
これから移転を検討する方は、事前にどんな作業が必要か把握しておきましょう。
移転準備におけるミスを防いで、スムーズに移転を行うことができます。

【目次】
1.時系列で見るオフィス移転のチェックリスト
2.チェックリストで特に注意すべき点の解説
 2-1. 移転6ヶ月前
 2-2. 移転5ヶ月前
 2-3. 移転4ヶ月前
 2-4. 移転3ヶ月前
 2-5. 移転2ヶ月前
 2-6. 移転1ヶ月前
 2-7. 移転後
3.まとめ

1.時系列で見るオフィス移転のチェックリスト

オフィスの坪数規模によって異なる場合もありますが、移転準備は移転時期の6ヶ月前から動き出すのが一般的です。6ヶ月前から時系列で、チェック項目と注意点を紹介します。

スケジュールカテゴリーチェック項目
6カ月前現オフィス▢解約予告の確認・提出
▢原状回復条件確認
▢保証金返済時期の確認
新オフィス▢オフィスビル選定
▢移転に関わる業者確認
 ┗▢内装業者
 ┗▢引越・運送業者
 ┗▢電話・ネット関連業者
 ┗▢電源工事関連業者
 ┗▢リース業者
 ┗▢原状回復業者
5カ月前新オフィス▢内装・レイアウト検討
▢内装業者選定
4カ月前新オフィス▢什器・家具チェック
▢内装業者と打合せ・見積もり作成
3カ月前新オフィス▢各業者との打合せ・見積もり作成
 ┗▢引越・運送業者
 ┗▢電話・ネット関連業者
 ┗▢電源工事関連業者
 ┗▢リース業者
 ┗▢原状回復業者
2カ月前新オフィス▢什器発注
▢各種工事開始
 ┗▢電話・ネット・電気設備関連工事
 ┗▢内装工事
社外届出▢取引銀行への届出
▢取引先への挨拶(挨拶状等)
社内事務社内向け移転マニュアル作成
1カ月前新オフィス▢物件引渡し
▢電話・ネット工事
▢什器搬入
現オフィス▢原状回復工事
社内事務▢社内向け移転説明
▢マニュアル配布
▢物品購入リスト作成
▢住所変更が必要な物の確認
 ┗▢HPのアクセス
 ┗▢印章
 ┗▢ゴム印
 ┗▢名刺
 ┗▢封筒
 ┗▢伝票
 ┗▢社員証
移転後旧オフィス▢不用品廃棄処理
▢保証金清算
社内事務▢通勤定期の買換
社外届出▢関係官庁届出
 ┗▢法務局/税務署/消防署/郵便局/警察署
 ┗▢労働基準監督署
 ┗▢社会保険事務所
 ┗▢公共職業安定所
 ┗▢電話・回線会社
 ┗▢都道府県税事務所

2.チェックリストで特に注意すべき点の解説

上記のチェック項目の中で、特に注意すべき点や、解説を加えたいものを以下で説明しています。
項目ごとに説明しておりますので、気になる箇所はポイントをしっかりと押さえていきましょう。

2-1. 移転6ヶ月前

・原状回復条件確認
原状回復とは、現オフィスを入居前の状態に戻す事を指します。専門の業者が存在し、自分で業者を選ぶか、現オフィスのオーナーが業者を指定するかの2パターンあり、後者が一般的です。業者によって掛かる費用は異なります。また、これに関するトラブルが意外と多いので、早めにチェックしておきましょう。

・オフィスビル選定
オフィス選定の1番のポイントは、『移転後のオフィスで実現したいこと(目的)』を明らかにしましょう。
『賃料』『立地』『入居テナント』『近隣施設の充実性』等、ビルを選ぶ観点は様々あります。その中で何を優先すべきかは、移転後のオフィスで実現したいことを明確にすることで決まります。
例えば、『賃料のコストカット』が第一目的であれば必然的に賃料が重要視されます。『ブランディング』が第一目的であれば、エリアや大手企業が入居しているかを重要視するでしょう。

・解約予告の確認・提出
現オフィスのオーナーに、退去する予告を出します。6ヶ月前に出すのが一般的ですが物件によって異なる場合がある為、契約書で解約予告時期を確認しておきましょう。

・保証金返還時期の確認
返還される保証金額と振り込まれる時期を、現ビルのオーナー、もしくは管理業者に確認しておきましょう。一般的な返還時期は、オフィス引渡しから3ヶ月後、もしくは6ヶ月後です。よって、現ビルの保証金を新ビルの保証金にそのまま流用する事は出来ない事がほとんどですのでご注意下さい。

・移転に関わる各業者チェック
移転には様々な業者が関わってきます。どんな会社があって、作業時間や費用がどれくらい掛かるのか、6ヶ月前に一度チェックしておきましょう。ここでは依頼を出すのではなく、チェックのみしてください。

引越し、内装など、細かくすると様々な業者が関わってきます。しかし最近では、移転に関する内容を一括で対応してくれる業者が多いので、ご参考にしてみて下さい。

◆ハート引越しセンター
http://www.hikkoshi8100.com/office/index.html
コストの割に対応がきめ細かく丁寧、と評判がかなり高いです。電話やレイアウト設計など、一括でやってくれる部分も多いので色々と安心です。

◆SGムービング(佐川急便)
http://www.hitachi-systems-fs.co.jp/case/index.html#case02
いわずと知れた引越し系の大手です。個人向けの印象があるかもしれませんが、法人向けのサービスも充実しています。レイアウトの設計や電話配線の対応等もしっかりやってくれるので、信用は高いと考えてよいと思います。

◆オフィスガーデン
http://www.officegarden.net/interior-finishing/?gclid=CL7Co7yCiscCFVgRvQod5UENSw
内装・外層から、電話や空調関連など、幅広くワンストップでやってくれるありがたい業者です。
移転後のアフターフォローにも力を抜かない所は信頼できます。

2-2. 移転5ヶ月前

・内装・レイアウト検討、業者選定
そろそろビルが決まって契約が済む頃です。内装やレイアウトのイメージはビルを決める時にある程度決まっているかと思いますが、この後に掛かる時間を考えると、この段階で設計を完了させ、どの業者に依頼するかを決めておく必要があります。

下記記事では、オフィスの基本レイアウトを事例付きで紹介していますので、レイアウトでお困りの方は参考までにご覧ください。
【事例付】オフィスレイアウトはデスク配置で変わる!基本レイアウト完全版

2-3. 移転4ヶ月前

・什器チェック
什器とは、棚、ラック、ケース、オフィス家具など、日常使用する器具の事です。内装が決まると、それに併せて必要な什器が明らかになってきます。現オフィスで使っていてそのまま転用できる物、新しく発注する必要がある物をこの段階でチェック完了しておきましょう。

2-4. 移転3ヶ月前

・各業者との打ち合わせ・見積もり作成
電話、電源、空調など、設備に関わる業者との打ち合わせ、見積もりをし始めます。

▼電話・ネット・電気設備関連業者
使用中のビジネスフォンの設定や、新オフィスの電話配線状況、使用できるネット回線などを事前にチェックしておかないと、思い通りにいかない事があります。思った数の電話を設置できない、想定していたネット回線が利用できないなど、意外と電話設備系に関するトラブルは少なくないのです。
これに関連する業者は、電話系の設備に加え、電機、空調等もまとめてやってくれる業者が多いです。

下記記事は、電話回線の工事に関わるポイントをまとめてますので、参考にしてみて下さい。
【完全マニュアル】電話工事で失敗しないためのコツ教えます

▼リース業者(コピー機、シュレッダー、パソコン等)
会社によっては、コピー機やシュレッダー、パソコン、オフィス家具などをリースで手配している所も少なくないです。オフィス規模が現オフィスより大きくなれば、リース費用も増えるのは当然。必要な物の発注、費用見積もり等はこの段階で完了しておきましょう。

▼電源工事業者
電源工事は必要な場合と不要な場合があります。移転先が以下に該当する場合は電源工事が必要ですので、よく確認してから業者に依頼しましょう。
・OAフロア
・サーバーなど、ブレーカーを分けたい機器がある
・コンセントを追加したい
・電気容量を増設したい

2-5. 移転2ヶ月前

・各種工事開始
今までに依頼してきた各業者が工事をし始める時期です。規模等にもよりますが、2ヶ月前から始まる工事は以下の通りです。
・電話・ネット・電気設備関連工事
・内装工事

・什器発注
4ヶ月前にチェック済みの什器は、遅くもとこの段階までには発注しておきましょう。

・取引先への挨拶
移転の挨拶は2ヶ月前~遅くとも1ヶ月前には出します。初めに送付先のリストを作っておきましょう。
また、本社移転/店舗移転/社名変更など、状況によって挨拶状の書き方は異なります。
下記記事は、そのまま使える例文をテンプレート形式でまとめています。是非参考にしてみてください。
そのまま使える!移転のお知らせ例文集16選【状況別】

・取引銀行への届出
取引銀行にも、変更後の所在地や電話番号を伝えます。

・社内向け移転マニュアル作成
社内向けに、各自の荷物梱包・搬入に関するマニュアルと、タイムスケジュールを作成しておくと、実施がスムーズに行えます。

2-6. 移転1ヶ月前

・各種工事/搬入開始
今までに依頼してきた各業者が工事をし始める時期です。規模等にもよりますが、1ヶ月前から始まる工事は以下の通りです。
・原状回復工事
・什器搬入

・物品リスト作成
リース品、OA機器、細かいオフィス用品など、全物品を網羅したリストを作成しておき、移転時の物品紛失を防ぎましょう。

・住所変更が必要な物の確認
名刺、ゴム印などの記載住所も変わるので、漏れなくチェックしておきましょう。

2-7. 移転後

・関係官庁届出
法務局、税務署などに届出を出す必要があります。手続きごとに期限が定められているので、移転前にチェックをしておきます。また、手続きごとに掛かる費用も異なります。そのあたりに関して、以下のサイトに分かりやすくて細かい説明が載っているので参考にしてみてください。

▼関係官庁への届け出|オフィス移転ガイド(出典元:三井不動産リアルティ株式会社)
https://office.mf-realty.jp/service/images/office_relocation/procedure.pdf

・保証金清算
旧ビルを契約した際に支払った保証金の返還が行われます。パターンとして、原状回復で掛かった費用の差し引き分が清算される場合と、原状回復でかかった費用を全額支払い、後に保証金が全額返還される場合の2パターンがあります。

・不用品廃棄処理
移転後に不要になった什器等を廃棄しなければならない場合があります。引越し業者が廃棄・下取りをしてくれる場合がほとんどですが、そうでない場合は自分で廃棄業者を探して処分する必要があります。

3.まとめ

オフィス移転というと、移転先ビルを探す事に重点を置く為、移転までにどんな手配が必要なのか、なににどれくらい時間が掛かるのか見落としがちです。
ミスを防ぎ、かつスムーズに移転を進められるように、移転時に必要なチェックリストとして、お役立て頂ければ幸いです。

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