オフィス業務効率化のレイアウト方法

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オフィスのレイアウトを変更するだけで、今まで使えていなかったスペースを効率よく使用してオフィスの人員を増やすことが出来たり、社員の動線やモノの配置が変わって業務効率を上げることが出来ます。
逆に、レイアウトを失敗すると無駄な移動や作業が増えたり、社員の作業環境が狭くなって仕事の効率が落ちてしまいます。

この記事では、事例を交えながら業務効率を上げるレイアウトについて、ゾーンの考え方やスペースの使い方までご説明します。
自社のレイアウトを見直して、オフィスでの業務効率を上げましょう。

【目次】
1.基本デスクレイアウト例とメリット・デメリット紹介
 1-1.対向式(島型)レイアウト
 1-2.スクール式レイアウト
 1-3.背面式レイアウト
 1-4.左右対称式レイアウト
 1-5.フリーアドレス式レイアウト
2.オフィス全体のレイアウトは各機能スペースの配分と部署配置を考える
 2-1.各機能スペースの配分を考える
 2-2.関連性の高い部署を隣接させることで効率を上げる
3.快適に業務ができるデスクスペース・導線の領域を意識する
 3-1.1人当たりのデスクスペースを知る
 3-2.適切な通路幅を把握する
 3-3.収容希望人数に合わせて、スペースを有効活用する
4.効率が上がるレイアウトを作るために現オフィスを見直す
5.まとめ

1.基本デスクレイアウト例とメリット・デメリット紹介

レイアウト配置にはゾーニングというものがあります。ゾーニングとは、建物の空間スペースに導線・部署などコンセプトにあわせて割り当て、効率的な配置にすることです。

1-1.対向式(島型)レイアウト

対向式レイアウトは、グループワークなど情報連携を重視した、一般的なデスクレイアウトです。

01

【メリット】
・社員同士のコミュニケーションが取りやすい。
・デスクとデスクの間に配線を通せるので、 配線処理がしやすい。
・スペース効率がよく、省スペース化が図れる。
・レイアウト変更がしやすい。

【デメリット】
・正面に人が居るため、デスクごとの仕切りが低いと目線が合い、プライバシーの確保がしにくい。

1-2.スクール式レイアウト

スクール式レイアウトは、同一方向にデスクを並べる配置で、コールセンターや金融機関に多いデスクレイアウトです。

02

【メリット】
・前後左右の人たちとのコミュニケーションが 取りやすい。
・従業員への業務指示・状況把握がしやすい。

【デメリット】
・通路スペースが多く、スペース効率が悪い。
・オフィス機器の配線管理がしにくい。

1-3.背面式レイアウト

背面式レイアウトは、デスクを前面に背を向けて座ることにより、コミュニケーション促進とプライバシー確保の両立ができます。

03

【メリット】
・前方に人がいないので、視線が合わず集中力アップにつながる。
・通路がひとつしかできず、スペース効率がよい。

【デメリット】
・パーティションを使用するため、若干コストアップする。
・管理者の配置が難しい。

1-4.左右対称式レイアウト

左右対称式レイアウトは、作業スペースや個人の収納スペースにゆとりがあり、作業に集中しやすいデスクレイアウトです。

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【メリット】
・プライバシーの確保ができる。
・前後左右とコミュニケーションが取りやすい。
・前と横にスペースがある為、 作業スペースを広く取ることができる。

【デメリット】
・スペース効率が悪い。
・管理者用の席配置が難しい。

1-5.フリーアドレス式レイアウト

フリーアドレス式レイアウトは、固定席ではなく自由に席を選べるため省スペース化やコミュニケーションの促進ができます。

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【メリット】
・営業職が多い場合は固定席を減らすことで、省スペースが図れる。
・自由に座りたい所に座れるため気分を一新して仕事ができる。
・他部署とのコミュニケーションが取りやすい。

【デメリット】
・管理者用の席配置が難しい。

2.オフィス全体のレイアウトは各機能スペースの配分と部署配置を考える

2-1.各機能スペースの配分を考える

オフィス全体を100として各スペースの配分を考えましょう。
一般的に、ワークスペースは全体の50~60%の割合でスペース確保をすると良いと言われています。


※()の単位は%

出典元:安全で快適なオフィスレイアウトの基本 | 大塚商会
https://www.otsuka-shokai.co.jp/media/soumu/news/work/no06.html

1.一般執務スペース:最も多く業務を行うスペース
2.業務支援スペース:コピー、FAX、応接室、一般会議室
3.情報管理スペース:文書保管庫、サーバールーム
4.役員専用スペース:役員が使う役員室、メイン会議室
5.生活支援(リラックス)スペース:社員食堂や喫煙室、リフレッシュルーム
6.管理スペース:ロッカー、倉庫
7.交通スペース:通路、廊下

業務やオフィス生活に必要な機能スペースは、上記の7つがあげられます。
これらのスペースを上記図のスペース配分に照らし合わせながら取り入れると良いでしょう。

2-2.関連性の高い部署を隣接させることで効率を上げる

前述の機能スペースに合わせて、具体的な部署ごとのスペース割り当てを行います。
業務内容や来客者との関係を考慮した上で、下記の”部門別隣接マトリックス”を参考にしながら、隣接する部門やエリアを検討します。
また下記の”ゾーニングの例”を参考にしながら、セキュリティの観点から来客者が入れるスペースと社員のみが入れるスペースを分けることをおすすめします。

出典元:より快適な環境をつくろう 総務が知っておきたいオフィスレイアウトの基本と応用| 株式会社エヌ・ジェイ・ハイ・テック
http://www.njh.co.jp/magazine_topics2/gt1/2/

3.快適に業務ができるデスクスペース・導線の領域を意識する

快適に業務ができるデスクスペース・導線の領域を意識しましょう。
この2点が決まることで、どのくらいのオフィス面積が自社に最適なのかを導き出すことが出来ます。

3-1.1人当たりのデスクスペースを知る

社員1人あたりの業務スペースは、『執務スペースの面積÷社員数』で計算します。

例えば、執務スペースの面積73㎡で社員数12人の場合、
73(㎡)÷12(人)=約6.1(㎡/人)となり、1人あたりの執務スペースは6.1㎡となります。

オフィス面積を決める際の最少スペースは1人当たりのデスクスペースとなるため、1人あたりのデスクスペースの算出をしてから、レイアウトを考えていきます。

▼1人あたりのデスクスペース(単位:mm)

10

出典元:オフィス開設に関するコツ-オフィスのはてな?
http://www.office-hatena.com/kyoten_kotsu/

上記図のように、デスク1台の寸法は一般的に幅1,200mmで奥行600~700mmが理想です。
さらに人の可動スペースを含めると、1人当たりの必要スペースは幅1,200mm×奥行1,350~1,500mmになります。

デスク周りの収納スペースも考える必要があります。キャビネット自体のサイズや扉の開閉スペースも考慮して、オフィスの機能に合わせてそれぞれのスペースを算出しましょう。

11

出典元:一人当たりのオフィス面積&移転の達人
http://www.relocation-master.com/area.html

3-2.適切な通路幅を把握する

働きやすい環境を整えるには、廊下や通路などに対して人が通りやすい適切な幅を確保することも大切です。

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出典元:より快適な環境をつくろう 総務が知っておきたいオフィスレイアウトの基本と応用 | 株式会社エヌ・ジェイ・ハイ・テック
http://www.njh.co.jp/magazine_topics2/gt1/2/

3-3.収容希望人数に合わせて、スペースを有効活用する

下記は、人員増員で16名から20名になった場合のレイアウト変更です。
座席数を増やすために、まずは無駄なスペースがないか見直しましょう。来客スペースは応接セット式からテーブル式へ、また倉庫スペースの収納棚を可能棚にすることで、空間の有効活用につながります。

出典元:オフィスのお悩み解決します | dragon
http://www.dragon-net.co.jp/onayami.html

4.効率が上がるレイアウトを作るために現オフィスを見直す

今までの単一化されたレイアウトではなく、これからはワークスタイルに合わせたレイアウトが重要視されます。
現在デスク周りが散乱していて必要な書類が埋もれてしまっている、通路幅が狭く移動がしにくい、空間によって色味が変わることがなく窮屈で仕事がしにくい…など現オフィスで抱えている不満を見直すことが大切です。

不満を含めて、『より業務効率が上がる自社に最適なレイアウトとは何か?』を考えていきましょう。その際、業務内容に合ったデスクレイアウトや、コピー機や倉庫スペース(収納棚)への導線、通路幅、セキュリティ等を踏まえて検討します。

出典元:オフィスレイアウトナビ | 富田商事 株式会社
http://www.tomita-syoji.jp/keikou/

まずは現状の問題点をリスト化し、どこから手をつければいいのか把握しましょう。
下記は課題点として考えうるものをあげているので、参考にしてみてください。

・無駄な仕事が多い。
・なくしものが多い。
・営業などお客様の出入りが激しく、管理できていない。
・机の上が錯乱しているため、情報漏えいも心配。
・後ろとの通路が狭く仕事がしづらい。
・収納にまとまりがなく、書類が見つけにくい。
・総務と営業との距離が遠く、業務上の連携が弱い。
・配線や水回りが使用しにくい。

5.まとめ

オフィスのレイアウトを決めるときは、座席の配置や部署の配置も、それぞれの社員が動きやすい動線を考えることで業務の効率を上げることが出来ます。
無駄な動きをしないために、集中力がアップし、生産性があがり、社員のストレスも減ります。
この記事を読んで、あなたのオフィスもレイアウトを見直し、業務を効率化してみましょう。

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