ウェブor紙面 どっちがベスト?ウェブ社内報活用方法

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最近、ウェブ社内報を導入する企業が増えてきているのをご存知ですか?
紙面と違って情報伝達のスピードが迅速なウェブ社内報は、リアルタイムに情報を共有できるため現代に合ったツールとして注目されています。
また紙面よりも低コストでの作成が可能ですが、安いからといって簡単に使うと、結局社員から見られない社内報になってしまう恐れもあるのです。
なかにはウェブ社内報を導入したものの、また紙面の社内報に戻した会社もあり、運用方法には注意が必要です。
そこで今回はどうして社内報のペーパーレス化が進んでいるのか、紙面との違いやメリットデメリット、他社実例をご紹介します。

1、ウェブ社内報の基礎知識
2、紙にする?ウェブにする?社内報の媒体徹底検証
2-1、それぞれの特性について
2-2、他社事例
2-3、ウェブ導入にお勧めな会社
3、ウェブ社内報 コンテンツ事例集
4、ウェブ社内報運営のコツ
5、おすすめツール紹介
6、まとめ

1、ウェブ社内報の基礎知識

「社内報」は社内広報のための冊子や新聞、SNSや会員サイトなどの媒体を意味するものです。
社内報の役割は次のようなものが挙げられます。

  • 会社の理念、方針の共有
  • 社員同士のコミュニケーションの場になる
  • 社内活動を会社全体に知ってもらう
  • ほか部署の業務を会社全体に知ってもらえる

会社から社員に向けて情報を発信することで、社内活動や企業の考え方の共有ができます。
ほかにも従業員同士でのコミュニケーションを促すためなど、情報を社内全体に浸透させるために作られました。

社内報はかつて紙面で掲示板に貼りだされたり、社員に配られたりするのが一般的でした。
しかし、現在はパソコンやスマートフォンから気軽にアクセスできるウェブ社内報を導入する企業が増えているのを知っていますか?
ウェブと紙面との大きな違いは、情報を得てから周囲への公開までのスピードが早いこと。
紙面はプリントする時間がかかりますが、ウェブなら公開までの手順が少なく社員全体に迅速に情報を提供できるとあって、今注目の情報共有コンテンツになっているのです。

2、紙にする?ウェブにする?社内報の媒体徹底検証

今後、ウェブでの配信を検討している企業も多いのではないでしょうか?
紙面での社内報はまるで新聞のように、ページの構成から記事の執筆、印刷までの工程を経て作成されます。
それに対して、ウェブ社内報はブログやニュースサイトの感覚で、情報量も制限されずほぼリアルタイムで記事の更新ができるという違いがあります。

それでは、よりくわしく紙とくらべてウェブ社内報は、どんなメリットデメリットがあるのかを見ていきましょう。
実際にウェブ社内報を導入している他社実例や、ウェブ社内報導入におすすめの会社のタイプ、コンテンツ事例も合わせてご紹介します。

2-1、それぞれの特性について

社内報はインターネットの発展に合わせて、その形態が変化してきました。
最近では情報をすばやく伝えたいという理由で、ウェブ社内報に切り替える企業も増えてきたのです。
では紙の社内報は不要になったのかと言えば、それぞれメリットとデメリットがあるため一概には断言できません。
企業の中には紙とウェブ、両方の社内報を発行しているところもあり、目的に合わせて選ぶことが情報に有益性を持たせるうえで大切です。
まずはウェブと紙、それぞれのメリットデメリットを見ていきましょう。

〇ウェブ社内報のメリットデメリット

《メリット》

  • 速報性に優れていて社員にすぐに情報が伝わる
  • 社内報の作成が簡単
  • 多くの社員に低コストで情報を伝えることができる
  • リンクをつなぐことで社内報の関連情報へのアクセスができる
  • 社内報の加筆修正も手軽にできる

ウェブを使った社内報は、情報の速報性に優れているのが最大のメリットです。
紙は発行の手間がかかりますが、ウェブは随時新しい情報を伝達、そして加筆修正も容易なのです。
また、紙という制約がない分、社内報にある情報に補足するリンクも誘導しやすく、情報に階層を持たせられるのもウェブならでは。
また、SNSのような「いいね」ボタンの導入など、閲覧する側もアクションが起こせる参加型の社内報も作成可能です。

《デメリット》

  • スマホやパソコンなど専用の機器がないと読めない
  • 家庭に持ち帰れない
  • 工場など現場ではじっくり読みにくい

ウェブ社内報は紙と違って、「Pull型メディア」に該当します。
このPull型メディアとは、ユーザーがパソコンを起動し社内報の見たいコンテンツにアクセスするという本人の意志と行動が必要になります。
つまり、社内報にアクセスしたくなるような魅力あるコンテンツにしなければ閲覧数が減少し、情報が読まれる率が下がるリスクを持っているのです。

それに対して印刷した社内報は手元に直接届く「Push型メディア」と言われています。
ウェブ社内報は本人の意志でのアクセスが必要なのに対し、Push型メディアは手元に直接届くからこそ、興味がなくてもつい読んでしまうとの効果が期待されます。
また紙で手元に届くため本人だけでなく家族目を通しやすいメディアともいえます。
ウェブ社内報のみの企業では、アクセスが手軽にできない従業員やその家族への疎外感が生まれないよう、誰でも閲覧できる紙面の社内報も発行するなどの工夫が必要でしょう。

〇紙の社内報のメリットデメリット

《メリット》

  • 長期間保存しやすい
  • 家族全員で社内報を楽しめる
  • 一覧性に優れている

紙の社内報は新聞のように、一覧で必要な情報が確認できます。
ウェブ社内報はそれぞれのコンテンツをクリックして、読み進める必要がありますが紙の場合はそれ自体に情報が詰まっているので、全体が読みやすい構造になっています。
また、ウェブよりも保存性にも優れていて紙の社内報をまとめてファイリングするなど、長期間自宅で保管しやすいのも紙ならではのメリットと言えるでしょう。
社員が自宅に持ち帰れば家族全員で社内報に目を通せるので、家族間での情報共有や共感を得やすいメリットもあります。

《デメリット》

  • 配布までに時間と手間がかかる
  • 編集のコストがウェブよりも高い

紙の社内報は、どうしても編集から発行までのスピードがウェブよりも遅いです。
ウェブは得た情報をその日のうちにアップできますが、紙の社内報はある程度発行時期が決まっているので、情報の鮮度が落ちている可能性があります。
また、社員への配布に手間がかかる、ウェブとくらべて編集に印刷など、コストがかかるのもデメリットと言えるでしょう。

2-2、他社事例

実際に社内報を導入している企業事例を見ていきましょう。
自分の会社はウェブ、紙どちらの媒体の社内報が向いているのか、企業の成功事例をもとに検討してみることをおすすめします。

〇ウェブ社内報の導入に成功している企業例

《ユナイテッド株式会社》


https://cd.zeroin.co.jp/cappy/united/

スマートフォンメディアやネット広告を手がけているユナイテッド株式会社はウェブ社内報「みないと!」を発行しています。
従業員数がおよそ230人に対して、週間PV数はなんと4,000を誇っているのだそうです。
つまり従業員1人あたりが週に15~17回、社員一人ひとりが1日1アクセス以上ウェブ社内報にアクセスしている計算です。
浸透しづらいウェブ社内報としては驚異的であることがわかります。

これだけ「みないと!」が社員たちの間で愛されているのは、見てもらいやすいさまざまな工夫が盛り込まれているため。
たとえば、CEOのブログや社員がハマっている趣味の紹介記事、各事業部の誕生日会の様子などのニュースを発信するコンテンツなど、合計16もの内容が楽しめます。
ほかにも、社員同士で盛り上がれるリレー形式の他己紹介「たこりれぇ」など、読者参加型のコンテンツが充実しているのも「みないと!」の特徴。
ウェブ社内報というよりも、ウェブマガジン並みの情報量と、手軽に読めるラフなコンテンツ縦と横のつながりを作るきっかけになることを目的としています。

また、PV数を獲得するために定期的にメルマガを発行しており、社員が常にウェブ社内報を思い出し興味を持ってくれる環境を作り出しています。
寄稿者のためにノベルティを用意しており、こちらは社内でもほとんど流通させていないプレミアムな商品とのことで、自主的に寄稿を希望する社員を確保しているのです。

ユナイテッド株式会社では横のつながりを作ることで、今後会社が大きく成長しても全員がお互いを知っている状態を追求したいと編集部が語っています。
エンターテイメント性の高い記事と同時に、仕事に役立つ情報も充実させることで真面目な記事も無理なく読んでもらうウェブ社内報ならではの効果も期待できるのです。

《日清食品ホールディングス株式会社》


http://www.skyarc.co.jp/case-studies/intra/nissinfoods-holdings/

チキンラーメンやカップヌードルなどで知られる日清食品も、ウェブ社内報を導入している企業です。
日清食品のグループ各社をつなぐことを目的とし、誰でも手軽にアクセスできるポータルサイトを運営しています。
それぞれのグループ各社の共通ポータルサイトを作った結果、各社からリアルタイムでの情報発信が可能になりました。
従業員が多い企業だからこそ、グループ間での新鮮な情報の共有、社員同士のコミュニケーションの活性化にもウェブ社内報が一役買っています。

〇紙媒体の社内報導入に成功している企業

《パナソニック》


https://mag.sendenkaigi.com/kouhou/201507/how-to-make-company-newsletter/005633.php

パナソニックはウェブ社内報に1本化していましたが、2014年より年4回の紙面での社内報を復活させました。
カラー刷りおよそ40ページを毎回10万部発行して、全社員に配布しています。

復活させた理由は、想像よりもウェブ社内報の閲覧が少なかったことが挙げられます。
紙の場合はページをめくっていくため、自然と読む順番が決まっておりまんべんなく情報を得られます。
しかし、ウェブは自分が欲しい情報を探しながらつまんでいくようなイメージです。
そのため、ウェブ社内報では多くの記事を作成しても、結局社員が興味のある情報しか読んでもらえない恐れがあります。
一番会社が知ってほしい、理念や経営方針がきちんと社員に伝達されないリスクがあるのです。
そこで社員に伝えたい企業理念や経営方針を理解してもらうため、紙での社内報も必要と考えたのです。

また、紙の社内報は発行部数そのものは把握していても、実際何人が目を通しているかははっきりとわかりません。
実際のところ影響力の大きさはわからなくとも、企業として紙媒体で経営理念を発信し続けることは、社員たちへの体裁と継続性も兼ね備えているのです。
ウェブ社内報はPV数がはっきりとわかる媒体。
情報を発信し続けることに意味のある社内報なのに、思ったほどPV数が伸びなければ効果がないと判断され、情報を発信し続けるどころか廃止する大きな理由になってしまうのです。

そこでパナソニックは、いい意味で反響が可視化されず、社内報に掲載した情報をまんべんなく読んでもらえる紙の社内報を復活させました。
企業風土においても紙の社内報を発行し続けるのは、作成している担当者の満足、そして株主や家族への配慮にもつながるのです。

《グリー》


http://pr.gree.jp/blog/2015/10/1411

ゲームアプリで知られるグリーは、紙の社内報を発行しています。
もともとウェブでの社内報も発行していましたが、2014年に新しく紙の社内報を創刊しました。
その経緯は、ウェブではむずかしい社員の家族にも社内報を見てもらうため。
社員を支える家族である、配偶者や子供、両親が企業に対して不安な気持ちをもっていないか、その不安を解消するため紙の社内報「ジーマガ」が誕生しました。

ジーマガは確実に家族が目を通せるよう、郵送で直接届けられるシステムです。
社員の自宅だけでなく、希望があれば実家にも社内報を郵送していて、今グリーではどんな活動をしているか、会社の様子を家族にも見てもらえる環境づくりを実現したのです。

2-3、ウェブ導入にお勧めな会社

ここまで実例も含めてご紹介してきましたが、ウェブの社内報を導入するのにおすすめなのは、具体的にどんな会社なのでしょうか?
ウェブ社内報の導入に向いている会社のポイントをチェックリストにまとめましたので、当てはまる項目が多い場合は導入を検討してみることをおすすめします。

ウェブ社内報導入にお勧め企業

  • 社員の年齢層が若い(ウェブコンテンツに抵抗がない)
  • 情報の鮮度を重視する
  • 予算をあまりかけないで社内報を発行したい
  • 社員間のコミュニケーションを活性化させたい
  • 環境性を重視する(紙の廃棄が出ない)

ウェブの社内報は、ウェブコンテンツの閲覧に抵抗がない社員の割合が高いか、情報の速報性を重視するかどうかが主なポイントです。
紙は情報が伝達するまでのスピードが遅いですが、社員の家族の目にも入りやすく保存しやすいのがメリットと言えるでしょう。

3、ウェブ社内報 コンテンツ事例集

ウェブ社内報を成功させるには社員に読んでもらえるような、魅力的なコンテンツを用意することが大切です。
しかし、具体的にはどんなコンテンツをどれくらいの数で作成すればいいのでしょうか?
企業によって違いはあるためはっきりとは断言できませんが、充実したウェブ社内報を作成するには最低でも5個以上のコンテンツを用意しましょう。

ただしあまりにコンテンツの数を増やすと情報が分散しすぎてしまい、会社が伝えたい経営方針や理念などを社員に見てもらえる可能性が低くなってしまいます。
そのため、コンテンツを増やせば必ずしもいいウェブ社内報になるとは限りません。

会社のニュースや社員紹介などの定番コンテンツのほかに、社員同士のコミュニケーションが生まれるような質問コーナーや、ファッションチェックなどのラフなコンテンツを用意すると、より親しみやすいウェブ社内報に仕上がります。
つまり、堅苦しくなりすぎないよう読んでいて楽しめるエンタテイメント性のあるコンテンツとのバランスが求められます。
それでは、実際に社内報で採用されている代表的なコンテンツの例をご紹介します。

・社内の活動報告


http://www.seino.co.jp/seino/company/syanaiho.htm

西濃運輸では社員が実際に行った活動や実業団スポーツの実績を紹介する、ニュース形式の社内報を導入しています。
こちらは社員以外にもアクセスできる社内報のため、社員が会社の活動を知るだけでなく社外の人間へのアピールにも一役買っているのです。

具体的には社員が協力して行った親切運動や、ドライブ研修などの社内での活動を報告する場を設けることで、企業として地域に貢献している姿を広く知ってもらえる効果が期待できるウェブ社内報です。
さらに活動を知った社員が、自分も参加したい、貢献したいとのモチベーションアップにもつながります。

・新入社員紹介


http://www.wawaoffice.jp/mk/communication/employee-referral

新入社員の顔写真付きの社内報をアップすることで、全社員への紹介になり会社に早く溶け込むためのきっかけになります。
新入社員の所属部署など基本的な情報のほか、入社して感じたことや目標などを紹介し、人柄が伝わる構成を意識しましょう。
入社の本人写真のほか、学生時代の活動写真も加えると、よりリアルに新入社員がどんな人物なのか感じ取ることができます。
ほかにも、新入社員の年表や印象深い思い出など、ユニークで楽しいコンテンツだと読み進めやすく印象に残りやすくなるでしょう。

・幹部のブログ


http://blog.united.jp/yozo/2015/01/post-64.html

社内報は普段あまりかかわりのない部署や上司、部下とのつながりを感じられるコンテンツを用意しましょう。
会社の理念や上層部の考えを感じられる、ブログコンテンツも人気です。
先ほどご紹介した、株式会社ユナイテッドではCEOの早川氏が社内向けブログを更新しています。
真面目な内容から、最近読んだおすすめの本の情報などライトな内容まで、いろいろな情報が発信されることで、直々に上司が触れているものや感じていることを社員と共有が可能です。

ほかにも、社員の結婚などプライベートな情報を載せるコンテンツも、紙を含めて定番のコンテンツです。
ウェブ社内報を作るにあたって、まずどんな情報を社員に知ってもらいたいのかを考えたうえで、メインコンテンツを構成していきましょう。

4、ウェブ社内報運営のコツ

2章でお伝えしたように、ウェブ社内報はいくつかのデメリットがあります。
しかし、導入時にデメリットをカバーするための取り組みを意識することで、デメリットも長所に変えていくことも可能です。
ここではウェブ社内報を運営するにあたって、知っておきたいコツを見ていきましょう。

・記事の更新頻度を上げる

ウェブの社内報は多いところだと、毎日記事をアップしています。
最低でも継続的に閲覧してもらえるよう一週間に1回以上の更新が望ましいでしょう。
ウェブは速報性という特性を活かしてこそですので、紙のように毎月1回まとめての往診ではなく情報が入り次第早めにアップして、リアルな動きを感じられるものにしましょう。

・掲載をメールで告知する

記事が更新された際に、社員にそれがわかるようにメールで告知できるサービスも用意することをおすすめします。
社内SNSなどに、社内報が更新された旨が通知されるよう設定しておけば、普段社内報を見ない社員も自然とアクセスしやすくなります。
また、端末を起動するとウェブ社内報が立ち上がる設定も可能なので、こまめな更新と同時に告知も行ってアクセスの向上に努めましょう。

・掲載記事はニュースやイベントなどの出来事を中心に

見る人の興味を引く記事として、社内報におすすめなのがニュースやイベントなど出来事を中心にした内容。
たとえば社内研修や実業団の大会結果、社内部活動などの活動をニュース形式で報告すると、興味を引きやすくいろいろな社員を紹介できます。
記事は写真を多く使って、文字だけでなく視覚的にも訴える内容を意識しましょう。
ほかにも、会社に関わる新製品情報、新しい店舗の紹介もおすすめです。

5、おすすめツール紹介

ウェブ社内報を作るにあたって、必要になるテンプレートなどのツールを提供しているサイトをご紹介します。
無料で誰でも利用できるものと、運営をサポートしてくれる有料業者をそれぞれピックアップしました。

〇無料で利用できるもの

ワードプレス》

https://ja.wordpress.com/

ブログ系CMSの定番である、ワードプレスは無料で利用できるツールです。
ある程度自分好みにカスタマイズできるので、シンプルにニュースをメインに更新するだけの社内報にしたり、各コンテンツを充実させたりして個性的なウェブ社内報に仕上げることも可能です。

ワードプレスは記事の投稿のみであれば、ブログ記事を作成した経験がある人であればだれでも操作が容易です。
もしオリジナルのデザインを取り入れたい場合は、ワードプレスやウェブデザインに関する専門的な知識が必要になるため、むずかしい場合はテンプレートの利用がおすすめです。
現在ではワードプレス専門の有料テンプレートを使用することで、実用性に優れたスタイリッシュなものが手軽に導入できます。
テンプレートはサイトによって料金が異なるものの、1万円前後で一式を購入可能です。

《ワードテンプレート》

https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/default.aspx

画像の編集や表、名簿など、社内報でよく使うコンテンツのテンプレートが充実しています。
マイクロソフトのワードを使用している場合なら、誰でも無料で使えるテンプレートが数多くあるので、誰でも手軽に導入が可能です。
あらかじめどこに文字や画像を挿入するのか決まっているため、自分で社内報をデザインするのが苦手な人でもおしゃれなデザインを作れます。
画像の加工のほか、表を作ってウェブ社内報に載せるなど、アイデア次第でさまざまな活用方法があるため、ぜひ一度目を通してみてはいかがでしょうか。

〇有料で利用できるもの

《エンカウント(ENCOUNT)》

http://ur0.work/FKSZ

月額料金
200名まで 158,000円
400名まで 188,000円
600名まで 218,000円

担当者が原稿と写真データを送るだけで、デザインフォーマットへの配置と流し込みを行ってくれるサービスです。
誤字脱字チェックや動作確認環境の確認などテストアップをしてくれるため、最終的に問題がないかチェックするのみで社内報を更新可能です。

《株式会社パンセ》

https://www.pensees.co.jp/shanaihou/

料金:要問い合わせ

読みやすいデザインで、オリジナルテンプレートの制作のほか、記事のコーナー数の増減も自由なカスタマイズができるウェブ社内報を提案しています。
コミュニケーションツールになる「いいねボタン」や、社員へのメール通知サービスなど、社内報を盛り上げるためのコンテンツが充実しています。

《りえぞん企画》

http://www.innercommunication.jp/

料金:初期導入費、月額運用費は問い合わせ

ウェブ社内報に必要なベーシックな記事作成ツールが導入されており、掲載する内容と記事内容を決めるだけで社内報が完成します。
また、専門知識がなくともページの新規作成から削除までができるコンテンツ管理システムを搭載しているため、更新頻度を上げて運用コストの削減が見込めます。
ほかにもウェブ社内報ならではの「いいね!」ボタン、コメント欄、さらにはお問い合わせフォームも設置できるため、情報や意見の提供など広報窓口としても役立つ機能が満載です。

《ウィズワークス株式会社》

http://wis-works.jp/inhouse/

料金:要問合せ
社内報の企画、制作だけにとどまらず社内報づくりによって、会社が抱える課題の解決を目指すことを指名に掲げている企業です。
まずは発行目的から年間企画などのウェブ社内報の初期からのサポートをしてもらえる上、納品後も次回をより良い社内報にするために、社員の声を収集し反省会を開催するなど、トータルでのウェブ社内報づくりをサポートしてもらえます。

6、まとめ

ウェブ社内報は紙とくらべて最新の情報をいち早く、社員に伝えられるツールです。
ほかにもコメント欄など読む側もリアルタイムで参加できるコンテンツも用意できるなど、さまざまな形に発展させることも可能です。
紙にはないメリットがたくさんあるので、社内のコミュニケーションの活性化、すばやい情報共有をしたいと考えている会社は、ぜひウェブ社内報の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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