スタートアップに最適!バーチャルオフィスを徹底解説

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近頃「バーチャルオフィス」や「レンタルオフィス」等、通常のオフィスとは違った名前を耳にする事が多くなってきています。それぞれ何が違うのか、どんな人が利用しているのか等、気になる方も多いのではないでしょうか。特に起業を考えている方にとっては、働き方により通常のオフィスを構えるよりも費用を抑える事が出来ますので、上手に活用していきたいですよね。
そこでこの記事ではバーチャルオフィスとは何なのか、またバーチャルオフィスの活用方法に関して、事例を通してご紹介します。レンタルオフィスとの違いもご紹介しますので、様々な働きの中から選択肢の一つの材料判断にしてみて下さい。

目次
1. バーチャルオフィスとは
1−1.バーチャルオフィスで受けられるサービス
2. 最低限抑えておきたいメリットとデメリット
2-1. バーチャルオフィスの4つのメリット
2-2. バーチャルオフィスの3つのデメリットとその対策
3. 向いている業種とその声
3-1. バーチャルオフィスは来客の少ない業種に向き
3-2. 実際に利用している人の声
4. バーチャルオフィスの探し方
4-1. バーチャルオフィスを選ぶときの3つのポイント
4-2. バーチャルオフィスを探せるサイト紹介
4-3. 審査・契約までの流れ
5. まとめ

1. バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、実際には入居せずに住所や電話番号を借りて会社を作り、起業が出来るサービスの事です。
ビジネスを行う為の必要最低限のサービスをレンタルする事が出来るので、スタートアップで費用をかけられない方にオススメのサービスです。
似た様なサービスとして「レンタルオフィス」というサービスがありますが、それぞれ比較していくとバーチャルオフィスの事が分かりやすくなります。

具体的にバーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いを見てみましょう。

■バーチャルオフィス
初期費用:1~2万円(保証金がない)
月額費用:4000円~5000円
業務スペース:無
着信電話:借りた電話番号から、登録してある自分の電話に転送される
郵便物:借りた住所から、登録してある本住所に転送される

■レンタルオフィス
初期費用:10万円前後(保証金2か月分が一般的)
月額費用:3万~4万
業務スペース:有
着信電話:借りたレンタルオフィスにかかってくる
郵便物:借りたレンタルオフィスに届く

費用だけで考えると、バーチャルオフィスはレンタルオフィスと比べると費用をぐんと抑える事が出来ます。
しかし、バーチャルオフィスには様々なオプションサービスが存在するため、返って月額費用がレンタルオフィスに比べて高くなってしまうケースもあります。あくまで一般的にかかる費用として参考にして下さい。
またその他のサービス・住所の立地条件などはほとんど差がありません。というのも、サービスを提供している会社の特色によっての違いはありますが、バーチャル・レンタルオフィスの違いは「業務スペースの有無」による所が大きいため、さほど違いはありません。

業務スペースも借りれば「レンタルオフィス」となり、スペースは借りず必要な住所・電話番号だけを借りると「バーチャルオフィス」と呼ぶのです。
こういった業務スペースの活用の仕方により呼び名が変わるため、バーチャルオフィス・レンタルオフィスどちらのサービスも扱っている所も多く存在します。
そのため、個人的にはこれからの仕事の変化に合わせて選べるように、レンタルオフィスにも対応出来るバーチャルオフィスを利用する事をオススメします。

1−1.バーチャルオフィスで受けられるサービス

バーチャルオフィスで、主に受けられるサービスを6つご紹介します。必要に応じて活用すると、費用と手間を抑える事が出来ますので、是非参考にしてみて下さい。

【住所の提供】
都内一等地や、知名度の高い場所の住所をレンタル出来ます。もちろん借りた住所を使って、ホームページ掲載・名刺・郵送先として利用する事ができます。

【電話番号の貸与】
仕事を始める上で必要となる、会社用の電話番号をレンタルする事が出来ます。実際に固定電話を設置しなくても、自分の携帯電話からかけても03ナンバーなどの固定電話から発信する事も出来ます。固定電話をわざわざ引かずとも、会社用の携帯を用意するだけで、会社の電話として利用出来ますよ。

【電話代行サービス】
外出中や打ち合わせ中等、電話に出られない場合、電話受付を代行してくれるサービスがあります。他にも自宅や携帯電話への転送はもちろん、着信があった事をメールにて知らせてくれる所もあります。

【荷物・郵便物受け取りサービス】
借りた住所宛に荷物や郵便物が来た場合、指定の郵送先に転送してくれるサービスです。また、直接借りた住所のバーチャルオフィスに取りに行く事も可能な場合が多いため、自分の働き方に合わせて使いたいサービスです。

【オフィススペースの貸出し】
実際の実務スペースを借りる事ができる所もあり、仕事デスクが予めセットされているため、パソコン一つで仕事ができる所もあります。レンタルオフィスとは違い、使いたい時にのみ使用する事も出来ます。利用料金は無料の所もあれば、時間帯で別途かかる所もあります。

【法人登記の手続き】
バーチャルオフィスは法人登記も出来る所が多く、登記の手続き自体を、サービスとして行ってくれる所もあります。会社を立ち上げるために必要なその他の手続きに関しても、サポートをしてくれる所もあります。
(参考URL: http://www.office-start.com/estate/virtual.html

■コラム■
ちなみに、バーチャルオフィスは内見から契約まで、最短一週間で終わらせる事も可能です。審査も1日~2日程で終わるため、時間をかけずに契約まで持っていく事が出来ます。

2. 最低限抑えておきたいメリットとデメリット

バーチャルオフィスは費用を抑えるだけでなく、起業をするためのサポートを受ける事が出来たり、場所を問わず仕事をする事が可能になります。しかし、銀行口座の開設が困難になったりと、デメリットも存在します。
デメリットをしっかり確認しておかないで契約すると、後々事業展開に支障をきたし、引越しをし直すという手間がかかってくることもあります。
ここではそんなメリット・デメリットをまとめておりますので、バーチャルオフィスで働く事を検討している方は、良い所だけではなくデメリットの部分も必ず把握しておいて下さい。

2-1. バーチャルオフィスの4つのメリット

【費用を抑える事が出来る】
バーチャルオフィスは、一月あたり数千円〜数万円で利用する事が出来るため、実際に事務所を借りる費用と比べるとお手頃価格で始める事ができます。また、レンタルオフィスと比べても、保証金や敷金がかからないため、初期費用といったまとまった費用の心配がいりません。

【一等地の住所を取得出来る】
バーチャルオフィスの一番のメリットとしては、一等地の住所をレンタル出来る事でしょう。会社の住所は取引先に対する信頼性として一つの武器になりますので、HPや名刺に住所を活用する事が出来ます。

【起業時に助かるサポートが充実】
一人で起業する場合、電話の転送サービスを利用していた時や商談中にかかってきた電話に対応する事が出来ないなど、商機を逃す事もあります。そういった時にも、電話秘書サービスを利用出来ますので、自分が出られなかった連絡に対して代理の者が対応をしてくれます。その他にも、起業セミナーを毎月行ってくれる所や、荷物の郵送を行ってくれるサービス等、オプションサービスが豊富にあります。一人で企業する際に手の回らない所を、こういったサービスを上手に活用する事で、スムーズに仕事をこなす事が出来ます。

【必要なスペースが必要な時に利用出来る】
普段は自宅で仕事をしているが、商談やミーティングがある時だけオフィススペースを利用する事が出来ます。部屋のバリエーションもその時々で選ぶ事ができ、人数や目的に合わせて活用出来ます。わざわざ会議室スペースを探す必要もないため、使いたい時に使えるスペースを完備してあるのは、バーチャルオフィスの魅力でもあります。

2-2. バーチャルオフィスの3つのデメリットとその対策

ここでは最低限知っておいてほしいデメリットとその対策を3つ挙げておきますので、参考にしてみて下さい。

【法人銀行口座の開設が困難】
バーチャルオフィスは実態の無い会社として犯罪に使われるケースが多発した事によって、銀行での口座開設を断られるケースが非常に多いです。通常法人として銀行の口座を開設する場合は様々な審査基準がありますが、バーチャルオフィスを利用しているというだけで、審査すらされず断られる事もあります。会社の法人口座がなければ取引できない様な業態の方にとっては、大きなデメリットになります。そのため、この点を解決できる金融機関があるかどうかを確認してから、契約を結ぶ事をオススメします。確認方法としては、バーチャルオフィス側が金融機関を紹介してくれるかどうかを聞いてみると良いです。

【許認可の取得がしにくい】
一般派遣業や人材業の方は、これから許認可を取得する事が必須になってきます。ですが、バーチャルオフィスで起業していても、審査の段階で「起業した」と認められない場合が多いです。こうした事が契約後に判明すると、許認可を諦める・本店移転を強いられるなど余計な費用や時間が発生します。そうならないために、行政書士や社労士などの専門家に「許認可がなくとも今後のビジネスに影響がでないかどうか」を事前に確認しておくと良いです。他にも社会保険・雇用保険なども同様に新規適用手続きを受けてもらえない可能性があるため、同様に専門家に相談しておきましょう。

【他者と住所が重複する可能性がある】
バーチャルオフィスでは、複数の会社が同じ住所を使用しているため、住所検索するとバーチャルオフィスである事が分かってしまう恐れがあります。そのため、悪徳業者と同じ住所である可能性もあるため、気になるバーチャルオフィスを見つけたら、「住所検索をかけ、入居している業者にあやしい所がないか」チェックしておきましょう。

出会い系業者や振込詐欺グループのほとんどがバーチャルオフィスを使っていたという背景もあり、対企業相手にしっかりとしたビジネスをしていくのであれば、バーチャルオフィスのこうしたデメリットが信用に響く可能性があります。これから起業を考えているのであれば、こうしたデメリットを考慮し、メリットとデメリットの全体的なバランスを見極める必要があります。また、業種によってはこのデメリットが致命的になる場合もありので、事前に専門家に相談しておく事が何より大切になってくるでしょう。

3. 向いている業種とその声

ここまでバーチャルオフィスのメリット・デメリットをご説明してきましたが、少しずつバーチャルオフィスが何か、分かってきましたか?ここでは実際に利用している人達の声をご紹介していきます。どういった方が利用しているのか、利用してみてどうだったのか、バーチャルオフィスの内側までお伝えしますので、実際の事例を参考にしてみて下さい。

3-1. バーチャルオフィスは来客の少ない業種に向き

実際にバーチャルオフィスを利用している業種は多岐に渡りますが、事務所を構えず仕事がしやすい業種の方々に人気があります。
スタートアップの方に嬉しいサービスは整っている中で、特にウェブサイトの運営、コンサルタント営業、といった業種は向いています。
こういった業種の方は、自らお客様の元へ行く方が多い・または基本的に来客が無い仕事です。そのため、スタートアップで来客も少なく、一人で仕事をする予定の人には、是非ともバーチャルオフィスを活用してみてほしいです。逆にバーチャルオフィスが向かない方というのは、来客が多く・実際に顔を合わせて打ち合わせをする仕事が多い人です。バーチャルオフィスは、事務所がなくても仕事ができる様にサービスを整えていますので、必ずしも来客対応の所まで手厚くサービスを完備している訳ではありません。
こういった方は、スタートアップであってもバーチャルオフィスよりはレンタルオフィスの方が向いているかもしれません。

(参考URL: http://www.virtualoffice-best.com/voice/

3-2. 実際に利用している人の声

ここでは、実際にバーチャルオフィスを活用した事例をご紹介します。始める前は不安が多いとは思いますが、こういった実体験を知る事で、バーチャルオフィスを利用する検討材料の一つとして見てみて下さい。

【事例① 経営コンサルタント業】
(引用:http://www.virtualoffice-best.com/voice/trust.html
1人で営業スタイルの仕事をやっています。名刺やホームページに載せる住所には、信頼感がある「ビジネス一等地」に狙いを定め、バーチャルオフィスを探しました。日中はほとんど外出しているので電話に出られないことも多いのですが、バーチャルオフィスを運営するスタッフの方が用件を聞いてもらい後ほど折り返しの電話をしてくれます。郵便物の受け取りもしてもらえますし、FAXの注文書はメールに添付してすぐに送ってもらうなど、スピーディーな対応には助かっています。それにアクセスも良くて気軽に立ち寄れる作業スペースがあるのは、とても便利。バーチャルオフィスとはいえ、とても快適です。

【事例② 中古車販売業】
(引用:http://www.virtualoffice-japan.jp/case/case5
今後、海外との取引が多くなってきたので英語での電話対応と秘書サービスを探していました。他のバーチャルオフィスサービスも検討しましたが、やはりビジネスレベルの英語力となるとサーブコープ以外にはなかなか満足のいくところがありませんでした。非常に高度な英語電話対応をして頂けるので、自信を持ってビジネスを進めてゆけます。
定期的に開催される異業種交流会やクリスマスパーティ等にはいつも参加しています。普段個人で仕事をしているので、様々な業種の方に出会えるチャンスがあるというのは、すごくいいですね。

【③事例 旅行代理店業】
(引用:http://www.vrtl-office.com/case/man.html
バーチャル事務所を利用するメリットはたくさんありましたが、私の会社の場合、住所と電話番号を借りられたことがいちばんのメリットでした。・・・中略・・・当社のように同じ会社で別事業をやる場合、住所も電話番号も同じだとイメージのギャップがあり不都合な点も出てきます。そんな問題を、バーチャルオフィスが助け舟となってくれましたね。基本的には住所と電話番号だけを借りているので、通常の業務は社内で行っています。利用者からの電話は転送してもらうだけですし、営業時間外にはバーチャルオフィスのスタッフの方に対応していただくこともあります。

3件の事例をご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。それぞれバーチャルオフィスの活用方法も違いますが、上手に利用する事で事務所を構えずとも仕事を向上させる事が出来ます。他にも様々な業種の例がたくさんありますので、同じ様な使い方をしている例を探してみて下さい。

4. バーチャルオフィスの探し方

バーチャルオフィスを探す時、メリットやデメリットを考慮するのはもちろんですが、注目すべきポイントが3つあります。やみくもに色々なバーチャルオフィスを見ても、迷ってしまうだけにならないように、選ぶ時の基準となるポイントをご紹介します。

4-1. バーチャルオフィスを選ぶときの3つのポイント

ポイント1【取り扱っているサービス内容は適切かどうか確認】
バーチャルオフィスは実体のないオフィスですので、住所や電話番号さえ借りればよく、しっかりとサービス内容を確認していない失敗例が多くあります。その事例のいくつかを、ご紹介します。
・ 後で法人登記をしようとしたが対応していなかった
・ 秘書サービスを利用したが、外国語に対応していなかった
・ シェアオフィスとして利用可能なはずが、いつも混んでいて利用できない

こういった失敗をおこさない為に、バーチャルオフィスを探す前には①どういったサービスが必要なのか→②そしてそのサービスを扱っているのかどうか、という点でサービスを見比べてみて下さい。

ポイント2【無駄な費用がかかる事は無いか】
バーチャルオフィスの料金プランには、不要なオプションがセットとなっている場合があります。また、オフィスを借りない場合本来不必要である保証金や原状回復費を請求し、利益にしている業者もあります。一つ一つの費用が安いと言っても、不必要な費用が積み重なって、結局トータルでレンタルオフィスや事務所を借りるよりも高くなってしまうことがあります。
そのため、契約をする際はサービス内容・初期費用にかかる内訳をしっかり確認する事が大切です。また、最低限のサービスのみ利用したいという方は、必要なサービスを一つ一つ選択出来るような料金設定の所が良いでしょう。

ポイント3【自分のビジネスに合っているのか】
バーチャルオフィスで住所を借りるといっても、実際は拠点とする建物があります。その建物は雑居ビルのワンフロアから、駅前の高層ビルのフロアであったり、建物のグレードだけで見ても大きく差があります。実際にオフィスフロアを使いたいという方は少ないため、こういった住所を確認しない事がおおくあります。お客様が実際に検索した時の事を考え「自分のビジネスのレベルに合っているのか、ここの住所を借りて不自然さはないか」という点は確認しておきたいですね。例えば、実際に来客がないのに、駅前の高層ビルの住所を借りているといった場合は、無駄に費用がかかり過ぎます。逆に、高額な商品を扱っているのに、住所先の建物は汚い雑居ビルなどになっていないか。自分のビジネス内容に合わせたバーチャルオフィスを選びましょう。

(引用URL: http://vo-metsoffice.jp/how-to-choose/choose-point3/

4-2. バーチャルオフィスを探せるサイト紹介

バーチャルオフィスをまとめて探せるオススメのサイトをご紹介します。それぞれサイトの特徴もご紹介してますので、使いやすいサイトを見つけて活用してみて下さい。

【バーチャルオフィスナビ】http://www.office-navi.net

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こちらのサイトでは、バーチャルオフィスを扱っている業者サイトを都道府県別に探す事が出来ます。都内であればバーチャルオフィス専門の業者がいくつもあり、支店を展開している所もありますので、気になるサービスを扱っている業者から探してみるのも一つの手です。また、自分でバーチャルオフィスを選べない場合は、問い合わせをして、希望のバーチャルオフィスを紹介して頂く事も出来ます。ぜひ活用してみて下さい。

【レンタルオフィス.com】https://www.rental-o.com

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こちらのサイトでは、目的・条件に合わせたレンタルオフィスを検索する事ができます。レンタルオフィスといっても、実際に入居しないバーチャルオフィスとしての利用が可能なレンタルオフィスも探せます。仕事スペースを必要に応じて使いたいと思っている方は、バーチャルオフィスを探すのではなく、レンタルオフィスで且つバーチャルオフィスとしても借りられる所を探す方法もオススメです。

【レンタルオフィスIndex】http://www.rentaloffice.jp/area03_kantou/tokyo.htm

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こちらのサイトでは、希望エリアの中から「レンタルオフィス」「バーチャルオフィス」「コワーキングスペース」「電話代行・私書箱」「貸し会議室」の目的別に探す事が出来ます。
SOHOや企業に適したワークスペースの情報を集めたサイトになりますので、ウェブ上で簡単かつ効率的に、働き方を探したい方へはオススメです。

4-3. 審査・契約までの流れ

実際にバーチャルオフィスを借りる場合も、通常の事務所と同様に審査が必要になります。
契約までの流れとしては、①問い合わせ→②内覧→③申し込み・審査→④契約の順番になります。
まずは気になるバーチャルオフィスがあれば、問い合わせをして、内覧の申し込みを行います。住所だけ借りて自宅で仕事をしたいという方も、始めはバーチャルオフィスの事務所を内覧し、そこでサービスの説明を受けます。
最近では、この事務所を構えない働き方を悪用するケースも多いため、事前に直接会う事が契約の条件という事が一般的になっています。気に入った場合は、そのまま申し込みの手続きをして、審査にかけられます。この審査に必要となってくるのが、「事業内容説明」です。どういった会社なのかを説明する事業内容説明書が必要になりますので、別途提出を求められる事もあります。
また、これから会社を立ち上げるのであれば、契約は「個人」となりますので、身分証明書と住民票の提出が必要になります。これらの書類を吟味した上で審査がおり、無事契約する事ができます。
(参考URL: https://topicsfaro.com/flow-of-using-virtual-office.html

5. まとめ

バーチャルオフィスはスタートアップの場合や、一人で仕事をするような方にとっては、嬉しいサービスが多く備わっています。
ですが、費用を抑え時間もそこまで使わず住所を取得出来る代わりに、法人銀行口座の取得が困難・許認可が下りにくいなどのデメリットもあります。
「こんな事になるはずじゃなかった」といった事態を回避するために、事前にこういったデメリットを考慮した上で、バーチャルオフィスを始めましょう。問題をクリアする事が出来れば、バーチャルオフィスはSOHOワーカーやフリーランスの方等幅広い仕事の仕方を可能にする事が出来る、便利なサービスに間違いないです。

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