プロの現場で使われているオフィス移転のスケジュール術

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「いつから計画すべきか分からない」
「とにかく早く終わらせたいのに」
「引越しに間に合わなかったらどうしよう」

などオフィス移転をしようとすると、スケジュールに対する心配や不満は付きものですよね。でも大丈夫です。先手を打つためのスケジューリングや、後手に回った状況での打開策まで、効率よく引越すための方法をご紹介します。

1. スケジュールは逆算して決めていく
2. 急いで間に合わせたい人へ3つのコツを伝授します
3. それでも間に合わない場合は仮移転で応急処置を
4. まとめ

1. スケジュールは逆算して決めていく

これから移転を計画しようという方が最初にぶつかる課題は、いつから具体的に動けばいいのか、移転完了までにどれくらいの期間を要するのかを掴むことです。

もちろん規模によって異なりますが、100坪未満であれば4〜6ヶ月くらい前から、100坪を超える大きいオフィスでは6ヶ月〜1年前から計画し始めるのがよいです。大切なことはいつに引越しを完了させるかのゴールを決めて、そこから逆算していくことです。

例えば100坪への移転に対するモデルプランを、行程を逆算しながら出すと下図のようになります。トータルの期間は6ヶ月ですが、物件を探していられる期間は2ヶ月しかないのです。じっくり物件を探したければ、その分だけ前倒しをして探し始めることが大切です。

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スケジュールを計算できる便利なサイトもあるので、紹介します。移転したい年月を入力すると、いつ何をすべきかを一覧で表示してくれるので、これから計画を立てる人には役立ちます。
http://www.sanko-e.co.jp/manual/schedule
https://www.e-miki.com/tool/schedule.html

2. 急いで間に合わせたい人へ3つのコツを伝授します

もうすでに引越し時期が間近に迫っていて、今から超特急で移転をしなければ。ここでは、そんな状況で使える時間短縮メソッドを段階ごとにご紹介します。

<物件選びは多方向から攻める>
コツを一言で言えば平行して進めることです。まず物件を探してもらう不動産業者さんには複数に声をかけましょう。同時に進めることで情報の漏れを防げますから、探し直しをするリスクが減ります。また提案される物件が重複する時もありますが、それは複数のプロが選んできたマッチ度の高い物件と言えるので、大事な判断材料になります。

興味のある物件が複数ある時にも、平行して交渉を進めてください。一番希望に近い条件になった物件と契約すればよいのです。交渉相手に他にも候補があることを事前に伝えておけば問題ありません。

<内装プランニングでは最初に関係者を集める>
ここでのコツは最初に登場人物全員を集めることです。プランニングをお願いする内装業者さんと早めにコンタクトを取るだけでは不十分です。移転先ビルの管理会社さんにも早めに声をかけて、移転完了まで急ぎたいということを最初に伝えておきましょう。自分達だけが焦っても、それがビル側に伝わっていなければ意味がなくなってしまいます。ビル指定の工事もありますから、ここでつまずくと全体の工事行程が遅れてしまいます。3者を集めた打ち合わせの場を早々に開催するとスムーズに進められます。

<工事は入居前の土日とは限らない>
一般的に、音や匂いの出る工事やエレベーターを独占する搬出入は平日に行えないことが多く、土日作業に限定されます。それでも土日だけで終わる作業量ではない場合には、平日の夜間工事を申請しましょう。余分に管理人の出張費などが発生する場合もありますが、背に腹は変えられません。

また平日に作業してもなお間に合わない場合には入居後工事という手もあります。最低限の通信工事だけ終わらせたら、デスク、チェア、パソコンを持ってきて先に業務開始するという手段です。通信工事も間に合わなければ携帯電話とPCはテザリングで何とかしのいでください(ここまで危機的状況でないことを祈ります)。その後の土日で会議室や受付(エントランス)を施工してもらいましょう。ただ空室の状態で施工するのと違い作業スペースが極端に狭くなるため作業効率が落ちます。本来2日で終わるはずの工事が3日かかることもありますので、ここでも工事費用がかさむ可能性があります。施工業者泣かせですし、これは奥の手として覚えておいてください。

3. それでも間に合わない場合は仮移転で応急処置を

今の事務所をすぐにでも出て行かなければならない。ここまで切迫した状況では、仮移転をするという考え方で進めます。まずはトランクルームを借りて今の荷物をそこへと保管してください。今のビルに近い場所、または移転先エリアに近い場所のいずれかで借りておきます。

それと平行して即日で伝えるレンタルオフィスを借りましょう。ここには仕事に必要な設備はすでに用意されていますので、体ひとつで行って仕事を始められます。ここを仮住まいとしながら、次の移転先を探しましょう。レンタルオフィスを探すには、例えば下記のような検索サイトがあります。
http://of-tokyo.jp/rentaloffice/
http://www.rental-o.com/

4. まとめ

いかがでしたでしょうか。大変に感じるのは後出しで作業が増えた時ですので、ここで紹介した流れやコツを事前に掴んで、効率よく段取りを組んでください。時間が少なくなればなるほど選択肢も少なくなり、無駄なコストにつながることもありますから、「間に合うだろう」ではなくて、「間に合わないかもしれない⇒だから早めに取りかかろう」という発想で取り組むことが大事です。

ちなみにうっかりミスでの手配漏れをなくすにはチェックリストを使うと便利です。下記にサイトを紹介しておきます。
http://office.mf-realty.jp/guide/checklist.html
http://www.birunavi.com/support/itenmanual_top.html#seg03

先読みして余裕を持って進めていけば、オフィス移転はもっとワクワクするものになります。作業に追われるのではなく、理想のオフィスを追いかけていきましょう。

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