必見!最適なレンタルオフィスを見つけるための全知識

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レンタルオフィスとは、普通の貸事務所に比べて初期コストを抑えて、すぐに借りることができるオフィスのことを指します。近年ではただのオフィス貸しだけでなく、日々の業務に役立つサービスを取り揃えたレンタルオフィスが広まってきています。
そこで、ここではレンタルオフィスのメリットやデメリット、選ぶときの注意点、契約までの一連の流れなど、レンタルオフィスを検討している人から実際に探したい人まで全ての人に役立つ知識をまとめています。

1.レンタルオフィスとは
1-1)7つのメリット
1-2)5つのデメリット
2.選ぶときの注意点
2-1)設備の利用状況や想定料金を確認
2-2)自分の利用したいサービスがあるかどうかを確認
2-3)立地や内装、エントランスを確認
3.探して、契約するまでの流れ
4.おすすめ検索サイトとレンタルオフィスマップ
5.まとめ

1.レンタルオフィスとは

一般的な賃貸オフィスに比べて、よりカンタンに、初期のコストを抑えて、すぐに契約ができるオフィスのことです。事務機器やオフィス家具、電話やインターネット設備等がすでに揃っているため、入居してすぐに開業をすることが可能です。
近年ではただのオフィス貸しだけでなく経営や起業のためのサービスに特化したレンタルオフィスが流行っており、起業家やスタートアップの企業の利用が増えています。

1-1)7つのメリット

レンタルオフィスのメリットを7つ、説明します。

①初期コストが安い
②開業したてでも審査が通りやすい、即日業務スタートできる
③一等地、駅の近くにオフィスを構えられる
④キレイな物件が多い
⑤一人から少人数までの拡大に対応可能
⑥受付や清掃、経営相談などのサービスが充実している
⑦同じオフィスに入居している企業と同種、異業種の交流ができる

レンタルオフィスは一般的な賃貸オフィスに比べて、「安く」「カンタンに」入居ができます。
一般的な賃貸オフィスで必要な敷金・礼金がかからず、内装や設備はすでに整っているため、内装費用や設備工事の費用もかかりません。開業したてでも入居審査を断られることは少なく、審査が終わればすぐに開業ができることから、起業家やスタートアップの企業の利用が多いです。

レンタルオフィスは立地がとても良く、個人やスタートアップでは契約できないような一等地、また便利な駅の近くにオフィスを構えることができるのもレンタルオフィスの大きなメリットの一つです。エントランスや受付、会議室など内装が整えられており、きれいな物件が多いため、来客や取引先にも好印象を与えてくれます。

レンタルオフィス内には、一人用の個室から少人数用のオフィスまで様々な人数に対応した部屋が用意されています。起業したばかりに一人で入居し、1年後に事業が拡大してスタッフが増えたという場合にも、広い部屋への借換えすることで移転費用や手間を抑えることができます。

レンタルオフィスには内装や設備だけでなく様々なサービスが整っています。起業家向けの相談サービスや法人向けの税理士相談サービスなど、スタートアップの企業には嬉しいサービスが豊富です。またレンタルオフィス内の交流会を開催しているところもあり、異業種や同業種との事業を超えたコネクションを作ることができます。

1-2)5つのデメリット

上記で紹介したメリットは見方を変えるとデメリットにもなりえます。デメリットもしっかり押さえましょう。

①内装や設備を自由に変更できない
②サービス利用料金がかかる
③長期的なコストがかかる
③様々な人間が出入りするためセキュリティの心配がある
④雑音が気になる
⑤レンタルオフィスを借りていることへの信用が下がる可能性がある

レンタルオフィスは内装や設備がすでに整っているため、自由に内装や設備を変更することができません。中にはレイアウト変更が可能な物件もありますが、あまり数は多くありませんので気をつけましょう。

またレンタルオフィスでは会議室を時間貸しにしている場合や各種サービスに利用するためにそれぞれ別料金がかかる場合が多いです。またレンタルオフィスの賃料は立地から見ると安いですが、長期的に見るとコストがかかってしまいます。

同じレンタルオフィス内には様々な企業の関係者が出入りします。そのため、セキュリティ面の心配があります。個人のスペースに鍵がかかるかどうか、暗証番号式やカードキータイプなどどのような鍵が設置されているのかは、入居前に事前に確認をしておきましょう。

デメリットとして、レンタルオフィスを借りていることによって対外的な信用が下がる、といわれることが多いですが、最近では「レンタルオフィス」の利用も増え、認知度もあるため、さほど心配する必要はありません。しかし、一般的な賃貸オフィスを構えている場合に比べると融資を受ける際などに審査が難しくなる可能性があります。

2.選ぶときの注意点

レンタルオフィスを選ぶ際、見学をする際に確認しておくべき注意点をまとめました。
事前に電話やサイト上で確認をすることもできますが、よいと思った物件は事前に見学に行き、実際に自分で確かめるのがベストです。なるべく入居前には何度か、見学に行くことをおすすめします。

2-1)設備の利用状況や想定料金を確認

①利用状況の確認
レンタルオフィスでは会議室やコピー機などの共有設備の利用ができますが、事前予約制の場合がほとんどです。その利用状況や利用時間を確認しておきましょう。常に会議室の予約が埋まっている、夜や朝に使用しようとしたが利用時間外だったなど、使いたいときに使えないのでは意味がありません。

②利用料金の試算
また設備を利用する予定の場合には、その利用頻度と想定できる利用料金を計算しておきましょう。計算せずに利用を繰り返したために、予想外の高額な利用料を支払わなければならなくなったという失敗談をよく聞きます。

③空調設備の確認
また物件によっては、空調設備が全部屋一括管理となっており、自由に空調を調節できない場合もあります。空調管理がどうなっているのかを確認、できれば事前に見学を行い、暑すぎる、寒すぎるなどの問題がないかを確認しましょう。

2-2)自分の利用したいサービスがあるかどうかを確認

ただオフィススペースを貸し出すだけではなく、レンタルオフィスでは日々の業務や起業に便利なサービスが受けられます。
自分の利用したい、もしくは利用できそうなサービスがあるかどうかを事前に確認しておきましょう。レンタルオフィスでよくあるサービスは以下の通りです。

・受付サービス
・秘書サービス
・電話応対サービス
・郵便物受け取りサービス
・税理士による記帳代行、経理代行サービス
・司法書士による法人登記・会社設立代行サービス
・社会保険労務士による社会保険・給与計算代行サービス
・入居者同士の定期交流イベント

上記のようなサービスを利用する場合についても、「自分に必要なサービスがあるかどうか」「利用予定のサービスの利用回数と利用料金」を必ず確認し、計算をしましょう。

 

<コラム:複数拠点を持っている大手レンタルオフィスならではのサービス>

  • リージャスやサーブコープ、クロスコープといった大手レンタルオフィス会社は全国各地、世界各地に拠点を持っています。大手のレンタルオフィスは駅直結や駅からすぐのグレードの高いビルへ入居できるのが最大の特徴です。また全国各地の系列オフィスにて会議室やオフィスの1日貸し、時間貸しサービスなどを受けることができ、一時的な営業拠点としても活用できるので便利です。

2-3)立地や内装、エントランスを確認

立地がいい、きれいな物件が多いのがレンタルオフィスの特徴ですが、実際に「立地がわかりやすいかどうか」「エントランスや共有スペースがきれいに清掃されているかどうか」を確認しましょう。
特に来客が多い士業などの業種であれば、駅の近くにあっても場所がわかりにくいとマイナスな印象を与えてしまいますので注意しましょう。

3.探す~契約・入居までの流れ

入居審査に時間のかかる通常のオフィスと違いレンタルオフィスの場合は審査承認より最短5営業日でご入居が可能です。急ぎで契約を進めたい場合には、事前に「いつまでに業務をスタートさせたいか」などを説明しておくと契約までがスムーズに進められます。

STEP1 物件探し
STEP2 電話、メールフォームから内覧の申し込み
(物件探しを不動産仲介業者に依頼をした場合は、STEP1,2を仲介業者が担当してくれます。)
STEP3 内覧、見学
STEP4 申し込み、審査
STEP5 契約・入居

STEP1 物件探し
物件探しには「自分で探す場合」と「業者に探してもらう場合」の2通りの方法があります。
自分で探す場合は、たくさんの物件を比較する必要があるため、時間や手間をかける必要がありますが、希望通りの物件やサービスが揃った物件を見つけられる可能性が高いです。
業者に探してもらう場合には、自分で探す手間がないのが最大のメリットです。空室の問い合わせや内覧までスムーズに進めることができるので、急いでいる方は業者に依頼をしましょう。

STEP2 電話、メールフォームから内覧の申し込み
電話、メールフォームから内覧の申し込みを行います。
希望のプランや利用予定人数、会社名や住所などの情報、内覧希望日を提出します。
急ぎの場合は電話で申し込みを行いましょう。

STEP3 内覧、見学
内覧を行います。その際にはぜひ、「2.選ぶときの注意点」で説明した注意点をしっかりと確認してください。

STEP4 申し込み、審査
申し込みを行う際には、以下のような書類が必要になります。物件によっては、特別に必要な書類を用意しなければならなかったり、定められた形式で提出をしなければなりません。必要な書類はレンタルオフィス運営会社のサイトや、内覧の際に確認をいたしましょう。
急ぎで内覧した当日に申し込みをしたい場合には、事前に書類を確認し一式を持参しましょう。
申し込み後に審査がありますが、1~4営業日で審査の結果が電話もしくはメールにて通知されます。

STEP5 契約・入居
審査に通過した場合、契約書類一式がメールもしくは郵送で送付されます。書類に記入、署名、捺印をし、書類を返送し、契約金を振り込みます。契約金の入金が確認されると、鍵が郵送(即日入居の場合には手渡し)で渡され、契約日より利用が可能になります。

4.おすすめ検索サイトとレンタルオフィスマップ

レンタルオフィス専門の検索サイトは数多くあるものの、なかなか使い勝手の良いサイトがありません。レンタルオフィス業界は運営会社が倒産してしまうことも多いため、掲載している情報が古く、ほとんど参考にならないようなサイトがほとんどですので、検索サイトから自分で探す際には注意が必要です。

▼検索サイト
以下の三つのレンタルオフィス検索サイトは、しっかりと掲載情報の更新がされており、それぞれ検索方法に特徴があるサイトなので、「希望通りの物件を自分で探してみよう!」という方は参考にしてください。

「レンタルオフィス検索」http://of-tokyo.jp/rentaloffice/
レンタルオフィスの仲介サービスをしており、地名からのエリア検索と運営会社別の検索をすることができます。運営会社がしっかりとしている物件を数多く紹介しているので、「運営会社が倒産してしまったために、急遽オフィスを出なくてはならなくなった!」などのトラブルを防げます。

・「未来オフィス」http://mirai-office.net/
マップから検索、オフィスの面積や設備情報から条件を決めて検索することができます。レンタルオフィス関連のコラムや各レンタルオフィスの「実際に行ってみた!」系のレビューを掲載しているので、見学前のイメージを固めるのに役立ちます。

・「レンタルオフィス.COM」 http://www.rental-o.com/top.aspx
地名でのエリア検索とオフィスの人数、面積、オプションサービスから条件を決めて検索することができます。日本全国のレンタルオフィスを掲載しており、その数はなんと250物件、1300オフィス以上です。

▼タイプ別、エリア別に探せるレンタルオフィスマップ
下記の記事ではタイプ別、エリア別に探せるレンタルマップをご用意しています。
どのような業種に向いているのか、どのような特徴があるのかなどのエリア情報もあわせてご紹介しています。
新宿がいいのか?渋谷がいいのか?二つの異なるエリアで迷った差異には、ぜひご参考にしてください。

・駅近・格安物件多数!池袋レンタルオフィスマップ
http://ashita-office.com/ikebukuro-rental-1572
・駅チカ物件多数!すぐに探せる!新宿レンタルオフィスマップ
http://ashita-office.com/shinjyuku-rental-1449

・おしゃれ物件多数!タイプ別に探せる!渋谷レンタルオフィスマップ
http://ashita-office.com/shibuya-rental-742

5.まとめ

いかがでしたか?

レンタルオフィスには、初期コストの安さだけでなく起業家やスタートアップの企業にとって嬉しいメリットが数多くあります。その反面デメリットにもなりえますので、この記事で紹介したメリットデメリットを押さえて、検討してください。
探す際には、紹介したおすすめのサイトや記事をぜひご活用ください。

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