電話移転の準備はこれで万全!失敗しないためのノウハウ伝授

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電話は移転後にすぐに使える様にしておきたいですよね。でも、事前に何を用意しておけばいいのか、どれ位の期間を見ておけば良いのか、不安があると思います。
一つでも抜けがあると、電話を使用する事が出来なくなるので、事前準備は万全にしておかなければいけません。
この記事では漏れが無い様に、事前に準備しておくべき事柄や電話移転のステップをご説明します。また、予め知っておきたい注意点も抑えていますので、移転をお考えの方は是非参考にして、電話移転をスムーズに行って下さい。

1. 事前に知っておくべき移転の流れ
 1-1. 事前に準備しておく4つの項目
 1-2. 電話移転の流れは6つのステップが必要
 1-3. 工事期間を短くするテクニック
2. 費用に関して
 2-1.工事の費用がどれくらい掛かるのか
 2-2.移転費用をやすくするためのテクニック
3.これだけは気をつけたい、電話移転の落とし穴
4.電話移転であったら便利なサービスの紹介
 4-1.転送サービスに関して
 4-2.ナンバーポータビリティサービス関して
 4-3.移転のアナウンスサービスに関して
5.まとめ

1. 事前に知っておくべき移転の流れ

電話の移転をスムーズに行うためには、今後の移転スケジュールをしっかりと把握しておく事が大切です。そのために、事前に確認しておくことをお伝えしますので、参考にして下さい。

1-1. 事前に準備しておく4つの項目

まずは、現在使用している物の種類を確認しておきましょう。業者に依頼する前に一括して確認をする事で、後から確認する作業がなくなります。最低限事前に確認しておきたい事項は以下の4つです。

  • 旧オフィスで使用している電話・インターネット回線の種類

電話回線の種類は全部で3種類(アナログ回線・ISDN回線・IP電話回線)
移転の際、電話回線を見直す良いきっかけにもなります。回線の詳細な説明はこちらでご紹介しています。
(LAN工事の不安解決!工事の流れと業者選びのポイント解説:http://ashita-office.com/office-lan-%EF%BD%83onstruction-1452

インターネット用回線の種類は全部で3つ(光ファイバー回線、ADSL回線、ケーブル回線)
それぞれ契約書に回線の種類について記載がありますので、経理に方に確認してみるのが良いでしょう。

  • 旧オフィスの使用番号が移転先での使用出来るかどうか

局番なしの116に電話をして確認しましょう。
基本的には移転先のNTT収容局によって電話番号が変わりますが、同じ収容局であっても電話番号が変わってしまう場合、また違う収容局でも同じ電話番号が使用できる場合があります。また、どうしても電話番号を変えたくない方は、こちらで旧オフィスの電話番号を使用できるサービス4-2.ナンバーポータビリティサービス関してをご紹介しますので、参考にしてみて下さい。

  • 旧オフィスで使用している電話機器の種類

移転先のオフィスでも同様の電話機器を使用するつもりの方は、注意が必要です。例えば今回の移転が拡張移転だとしたら、当然電話機器も増やすと思いますが、今までの機器が電話機増設に対応出来ない事例もあります。そうならないために、移転先で使用する電話機器は旧オフィスで使用していた物で問題がないか、販売業者に問い合わせて聞いてみると良いです。

1-2. 電話移転の流れは6つのステップが必要

電話移転をする際は大きくまとめて6つのステップが必要になってきますので、まずは移転の流れを下の図で把握しておきましょう。移転の期間は事前準備から完了まで、1ヶ月〜1ヶ月半前から着手しておく事で、余裕をもって進める事が出来るでしょう。

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※実際に作業が発生するのは、①と②だけになります。

①事前の確認作業
1-1で説明した内容です。業者に依頼する前に確認しておくことで、業者に確認を指示された際の二度手間を防ぎ、移転をスムーズに進められます。

②依頼する業者の選定
業者選びの手段としては直接NTTに依頼する場合と代理店に依頼をする2つの方法があります。
事務所移転の場合は代理店に依頼をする場合が主流となっていますが、それぞれのメリットデメリットを踏まえて判断いたしましょう。

○直接NTTに依頼する方法
NTTに依頼をするメリットは、代理店ではなく正規の業者であるため、悪徳な商法に引っかかるリスクがなくなる点です。最近は、NTTの代理店を名乗る悪徳業者も増えて来ているため、不安がある方はNTTに直接依頼するのが良いでしょう。デメリットは、代理店と比べて費用が高い点です。電話加入権と呼ばれる施設設置負担金や、インターネット回線を合わせて工事する場合、別途費用が加算されます。

○NTTの正規代理店OR代理店に依頼する方法
電話移転の代理店業者には大きく2つの業者に分ける事ができます。一つはNTTの正規代理店である販売委託業者です。もう一つはNTTの正規ではない代理店業者です。
販売委託業者は、NTTから直接委託されている業者なので、悪徳業者にひっかかるリスクがなく、費用もNTTに直接以来するよりも安く抑える事が出来ます。

一方通常の代理店業者は、NTTとは関係がない業者ですので、それぞれ独自のサービスを展開しています。そのため、上記で説明した電話加入権と呼ばれる費用が無料になったり、インターネット回線と合わせて工事をすると、更に割引をしてくれる業者も多いです。ただ、こちらは悪徳業者に引っかかるリスクがあり、無駄な提案を受け、余計に費用がかさむ場合があります。そのため、個人的にはリスクを最小限に抑えるという観点から、NTTの正規代理店の業者に依頼する事をオススメします。
また現状で信頼出来る業者を見つけられていない方は、複数業者から見積もりをもらい、対応の良さ・費用を比べてみる事が良いでしょう。
代理店業者は、こちらのサイトでまとめて探す事が出来ますので、ぜひ活用してみて下さい。

【正規代理店業者リスト】
(NTT西日本代理店 http://www2.hanbaiten.cpe.isp.ntt-west.co.jp
(NTT東日本代理店 https://hikariweb.ntt-east.co.jp/general/search/index.php
【通常の代理店検索サイト】
(電話工事見積ドットコム http://kouji-denwa.com

③主装置の設置場所を決める
主装置は、日頃使うものではなく、配線もとても多いため、人目の着かない場所に置いておくと良いです。また、この装置は電源コンセントが必要である点と、故障を防ぐためなるべく直射日光の当たらない場所や湿度が低い場所を考慮してください。

④回線引き込みの下見
工事をする前に、依頼した業者に移転先のオフィスの下見をしてもらいます。通常、下見を申し込んでから下見の当日まで約二週間かかりますので、余裕を持ってスケジュールを組みましょう。

⑤回線の工事
実際に回線を引き込む工事を行います。下見実施の日程から工事当日まで2週間程時間がかかりますが、繁忙期や閑散期によって期間が変動します。実際の工事期間よりも、工事の日程を確定する事に時間がかかりますので、やはり余裕を持ってスケジュールを組むのがベストです。
工事期間に関しては基本的には半日〜一日で終わる事が大半ですが、移転先の事務所によっては数日かかる場合もあります。下見の際などに、工事の時間を事前に業者に聞いておきましょう。

⑥電話機器の設置
実際に主装置や電話機器の設置、設定を行います。
「いつから電話を使用したいのか」といった要望を伝えておけば、その日程に合わせて動いてくれます。営業日当日になって電話が使えなかった…といった事が無い様に、営業当日までに設定を行えるか業者に確認し、設置終了後には実際に電話が利用出来るかすぐに試してみましょう。

(参考URL: http://officesupporter.seesaa.net/article/143955677.html

1-3. 工事期間を短くするテクニック

【代理店業者に依頼】
先ほどご説明した通り、NTTに直接依頼するよりは代理店の業者に依頼する事で工事期間が早くなる可能性があります。理由としては代理店業者の数が多いためNTTに直接依頼するよりも、お客様に対してスピーディーに対応が出来るからです。

【期限をこちらから指定】
工事期間に関して、業者は通常よりも大げさに伝える事があります。もしくは仕事の優先順位などによっても、1週間以内で完了する工事も2週間と伸ばされる事もあります。「どうしても一週間以内に終わらせなければならない」等の理由がある場合は、こちらから期限を指定してしまいましょう。必ずとは言えませんが、事前にアナウンスされていた期間より、短くする事が出来るかもしれませんよ。
(参考URL:  http://samuraibp.com/blog/venture-office

2. 費用に関して

実際に電話の移転工事を行うと、どういった費用がどの程度必要となってくるのか気になりますよね。費用は業者を選ぶ1つのポイントにもなりますので、慎重に見ていきましょう。

ここでは、電話を移転する際にかかる費用相場をご紹介しますので、依頼する業者を検討する参考材料にしてみて下さい。

2-1.  工事の費用がどれくらい掛かるのか

それでは実際にかかる工事費用の一般的な価格を紹介します。こちらのサイトでは、よくある施工事例と、費用の概算を分かりやすいグラフでご紹介しています。業者からもらう見積書の金額が高過ぎるという事がないか、一つの判断材料として活用してみて下さい。また、移転の場合でも新規で電話を設置する場合と同様の金額がかかってきます。後ほど、新規の場合と移設の場合の具体的費用例を比べてみますので、参考にして下さい。

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こちらは工事の概算ですが、具体的にどういった費用がかかってくるのでしょうか。
契約するプランや、回線の本数によって費用は変わってきますが、電話を移転する際は主に下記の3つの費用がかかってきます。

■交換機工事費用

■屋内配線工事費用

■基本工事費用

こちらの3つの費用を足した金額を、工事費用として考えておきましょう。

「THE電話回線手配」では、全部で100社の工事内容の内訳金額を見る事が可能ですので、契約をする前に一度他の業者の例を見てみるのも良いかもしれませんね。様々なパターン別の内訳を掲載していますので、あなたの希望に合った工事事例もきっと見つける事が出来ると思います。おおよその金額の目安として活用して下さい。(http://www.the-office110.com/denwa2/case02.html
その中で、新設した企業の場合と、移設した企業の場合での電話移転費用の内訳をご紹介します。こちらは、あるNTT代理店業者に依頼された不動産業が移設した時工事費用内訳です。電話は3回線・FAXは1回線、それぞれ1番号ずつ使用したいという内容の工事です。
結果として、合計工事費用が下記の様になりました。

交換機工事費用(2,000円)+屋内配線工事費用(9,600円)+基本工事費用(4,500円)+税=16,905円

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(引用:http://www.the-office110.com/denwa2/case02.html

こちらは、システム開発業者が新規で電話を設置した時工事費用内訳です。電話は3回線・FAXは1回線、それぞれ1番号ずつ使用したいという内容の工事です。
結果として、合計工事費用が下記の様になりました。

交換機工事費用(2,700円)+屋内配線工事費用(9,600円)+基本工事費用(4,500円)+税=17,640円

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(引用:http://www.the-office110.com/denwa2/case02.html

上記の内訳を見て分かる通り、新規設置する場合と移設をする場合では、ほとんどかかる費用が同じです。工事の内容も同様に似ているため、移転をする際は新設する時と同様の手間と費用がかかる事を理解しておきましょう。

2-2.  移転費用をやすくするためのテクニック

【業者窓口を一つにする】
オフィスを移転する際は、多くの業者とやりとりをすると思いますが、業者が多ければ多い程手間がかかります。電話回線やネットの回線を移転する際は、同時に工事を行ってくれる業者にする事で、余計な費用を抑える事ができ、更には同時割引の特典が付く事もあります。工事費用を抑えるためには、なるべくまとめて対応出来る業者に任せる方が良いでしょう。

【NTT正規の代理店に依頼】
NTT東日本・西日本の正規代理店は、電話回線を増設する場合や、オプションサービスを取り次ぐ事で、通信会社から取次手数料をもらう事が出来ます。そのため、依頼主であるお客様に対するサービスを比較的安く提供する事ができているので、正規代理店の業者リストの中から工事業者を選ぶ事をオススメします。

【他の見積り金額を活用】
依頼した業者から余計なオプションサービスや、実際の利用状況に合っていないプランの提案をされる事があります。複数業者から見積りをもらい、他の業者の金額をさりげなく伝えると、高い金額をふっかけられる心配が低くなります。あからさまに交渉前提で他の業者の見積り金額を伝えるのは逆効果ですが、

他で検討しているサービス情報を上手に相手に与える事で、より安いプランの提案をもらえる事もありますよ。
(参考URL: http://morrisdeesaward.com/construction.html

3. これだけは気をつけたい、電話移転の落とし穴

電話移転をする際に、見落としがちなポイントがいくつかあります。移転後にすぐ利用する予定が、営業開始日に間に合わなかった。といった失敗事例も多くあります。こういった事を防ぐ為に、陥りがちな電話移転の注意点を4つご紹介します。ぜひ目を通しておいて下さい。

■電話機回線の手配忘れ
オフィスを移転する際に、電話機の工事をする事は意識していても、回線の手配を忘れてしまうケースが多いです。回線の工事は最低でも1週間以上かかりますので、余裕をもって営業開始日の2週間以上の余裕を持って、手配の準備をして下さい。また、電話機の工事・回線の手配等を別々の業者に依頼しておくと、それぞれのスケジュールを把握するのも大変です。出来る限り依頼業者は一つにまとめて、ワンストップで電話関係の工事を引き受けてくれる業者に依頼するのが良いです。

■書類ミスによる失敗
移転に伴い、電話番号が変わる事はよくある事です。その際、契約に関する書類が多くあり、1枚でも電話番号の記載ミスがあると、営業当日に電話が使えなくなってしまうリスクが高いです。電話番号が変わると、社外にも告知する内容ですので、告知するための会社案内等作成してしまった後では、訂正するために余計な費用がかかってきます。ただでさえオフィス移転をする際は、変更のための書類が数多くあるため、書類の管理は慎重に行いましょう。

■以前から使用していた電話機が拡張出来ない
旧オフィスで使用していた電話機を、そのまま移転先のオフィスでも使用出来ると思っている方が多くいます。しかし、電話機の種類によっては、台数を拡張できるものとそうでない物があります。必ず現在使用している電話機は、増設する事が可能かどうかの確認を、販売業者に確認する事を忘れないで下さい。電話機が拡張できない場合は、新しく一から揃えるか、回線を別途引く事で増設の対応をする事が出来ます。どちらの方法がベストかは増やす台数によっても変わってくるため、自分たちで判断するよりは、依頼する業者に相談してみるのが良いでしょう。

■オフィス移転日と工事の日程がズレてしまった
オフィスの移転日と工事の日程が離れすぎて、しばらく電話が使えないという事態に陥ってしまう事があります。そうならないためにも、オフィス移転日と工事の日程のスケジュールは上手に組む事が大切になってきます。ここでも、自ら手配した業者毎にスケジュールを合わせるのは、大きな手間となってくるでしょう。万が一電話が利用できないという事態を避けるには、やはりワンストップで必要な作業を担ってくれる業者に依頼する事をオススメします。
こういった失敗事例のほとんどは、費用を抑えるために電話周りの回線や電話機器の業者、ネット回線の業者等個別に依頼しているケースが多いです。
移転とはいえ、電話の移転は新設の時とさほど変わらない程の手間がかかってくるので、出来る限り信頼出来る業者を見つけ、一括して任せる事をオススメします。

(参考URL:https://www.denwa-kanyuken.com/guide/move/move00008/

(参考URL:http://morrisdeesaward.com/construction.html

4. 電話移転であったら便利なサービスの紹介

4-1.転送サービスに関して

移転をしてしばらくは、旧オフィスの番号からの転送サービスが必要になってきますよね。ここでは、オススメの転送サービスをいくつかご紹介します。会社によってサービス内容が変わりますので、目的に合わせて探してみてはいかがでしょうか。

【費用を抑えて、転送サービスを利用するならNTTのボイスワープ】
こちらのサービスは、かかってきた電話を事前に設定登録しておいた電話番号に転送する、シンプルな機能のサービスです。転送をする機能として、無条件転送と無応答時転送の2種類のパターンを設定できます。また、こちらのサービスは事務所であれば税抜きでたったの800円。光回線を契約していた場合は月々たったの500円で利用する事が出来ます。申し込みから最短4日で利用開始する事が出来ますので、移転直前になって転送サービスでお困りの方は、是非検討してみて下さい。
(参考:http://www.isdn-info.co.jp/voice/

【電話の取りこぼし防止なら転送録の10so6】
こちらのサービスのメリットは、登録した複数の電話番号へ順次に転送を行います。小規模オフィスやSOHOオフィスへの移転の際は、このサービスが活躍するでしょう。例えば、営業時間内は会社に転送し、時間外は担当者へ優先順位をつけて電話を転送したい!といった要望も叶います。そのため、緊急な連絡でも必ずどこかに転送されるため、電話の取りこぼしを防止する事ができます。その他にも仕事に役立つ6つの転送機能も着いているため、あなたの働きに合わせたサービスをカスタマイズ出来ます。事前に無料お試しも出来るので、一度使ってみてはいかがでしょか。
(参考:https://www.10so6.com

【電話番号と住所をレンタル出来る転送サービス】
“事務所を構えていないが、仕事用の電話番号を取得したい”という方もいるのではないでしょうか。レンタルオフィスやSOHOで仕事をお考えの方に、電話番号と住所をレンタル出来るサービスがオススメです。
バーチャルオフィスのオフィスナビでは、東京03から始まる電話番号と東京豊島区の住所をレンタルする事が出来、仕事の登記も可能になるサービスを行っています。わざわざ事務所用の電話を新しく設置せずとも、現在使用している携帯電話に、お客様からの電話を転送する事が出来ます。このサービスを利用すれば、仕事場を固定せず、いつでもお客様からの電話対応が可能になります。こういったサービスは他にもある為、外出が多い方や事務所を構えていない方にとっては、嬉しいサービスだと思います。

(参考:http://ofnavi.com/service/detail_2.html

4-2.ナンバーポータビリティサービス関して

オフィスを移転するが、「どうしても電話番号を変えたくない」という方にオススメです。このサービスを利用すると、NTTの基地局によって電話番号が変わってしまう心配がなくなります。このしくみとしては、通常NTTの基地局が電話番号を発行・管理し、移転した場合も新しいNTT基地局が発行・管理することになります。ですが、発行された電話番号をNTTから引き継ぎ、別の通信会社に乗り換える事で引き続き同じ番号を使う事が出来ます。ですが、このサービスを利用できないパターンが2つだけあります。①市外局番が変わるエリアへの移転②電話番号の取得がNTT経由以外の場合。こちらのケース以外であれば、ほとんどの場合でサービスを利用する事が出来ます。
こちらのサービスについて、詳しく知りたい方は、こちらを参考にして下さい。
(事務所移転してもオフィスの電話番号がかわらないナンバーポータビリティ!http://oneplusone-group.jp/archives/208

4-3.移転のアナウンスサービスに関して

会社の移転の為、電話番号が変わってしまう方も多いと思います。そうなった場合、取引先や顧客への周知方法の一つとして、電話移転のアナウンスサービスを活用しましょう。NTTでは、移転前の電話番号にかけてきた人に対して、新しい電話番号を3ヶ月間アナウンスしてくれるサービスを無料で用意しています。NTTのサイトから、お申し込みフォームの「申し込み内容確認」画面にある「コメント・問い合わせ」欄に問い合わせる事で申し込む事が出来ます。アナウンスは4つのパターンから選ぶ事が出来ますので、参考にして下さい。
(NTTサイト:http://web116.jp/index.html?link_116id=gn_general_home_p

パターン1.新電話番号の案内
「あなたのおかけになった00-0000-0000(旧番号)は、移転のため電話番号が変わりました。新しい番号は、11-1111-1111(新番号)です。」

パターン2.連絡先の電話番号の案内
「あなたのおかけになった00-0000-0000(旧番号)は、移転のため電話を取り外してあります。連絡先の番号は、11-1111-1111(新番号)です。」

パターン3.移転のみの案内
「あなたのおかけになった00-0000-0000(旧番号)は、移転のため電話を取り外してあります。」

パターン4.番号不使用の案内
「あなたがおかけになった電話番号は、現在使われておりません。電話番号をお確かめになって、もう一度おかけ直しください」

5. まとめ

電話の移転は新設の時と同様の手間と時間がかかってきます。仕事をする上で、電話が使えないとなると、営業に支障をきたすため、余裕をもった工事スケジュールと事前の確認作業が大切になってきます。
それを自分たちで一つ一つ手配すると手間も費用もかさむため、一括して信頼出来る代理店業者に委託し、効率的かつ費用を抑えて準備を行っていくのが良いでしょう。
電話周りの準備は多岐にわたる為、基本的にはプロに任せ、失敗しないための最低限の事さえ抑えていれば大丈夫です。
漏れのない準備で、電話移転をスムーズに行う為に、①事前の確認②気をつけたいポイントはしっかり把握しておきましょう。

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