【初心者必読】自社に適したオフィス電話導入ガイド

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オフィスに電話を導入しようとしても、なにから始めたらよいのか、どの電話にしたらよいのか分からない方は多いのではないでしょうか。

オフィス電話の業界は、昔はNTTなどの大手企業が独占していましたが、今では色々な企業があり、電話機、回線、工事業者など、その種類は様々です。その中から自社に適した物を選ぶのは中々大変です。また、電話の数や通話量などは会社によって違うので、選び方一つで掛かる費用が大きく変わります。

ここでは導入までの流れと、電話の選び方、回線の特徴、おすすめの業者など、各所のポイントを解説していきます。複数ある電話機の中から自社にあった電話機を選べるよう、また、自社のやりたい事やコストにあった回線やプランを選べるよう、それぞれでポイントを掴んでいただき、お得なオフィス電話導入を目指しましょう。

■目次
1.オフィス電話導入の全体像
2.新品、中古、リースの違い
3.オフィス電話に必要な機能
4.電話を選ぶ時の4つのポイント
4-1.使いやすさ
4-2.安さ
4-3.デザイン性
4-4.その他(エコ、増設しやすい、など)
5.回線の選び方
5-1.4回線の違い
5-2.回線を選ぶなら『ひかり電話』
5-3.全ての会社がひかり電話にしない4つの理由
6.おすすめ工事業者
7.オフィス電話導入の失敗事例
8.まとめ

1.オフィス電話導入の全体像

まずは、オフィスに電話を導入するまで(電話が使えるようになるまで)の流れを掴み、どんな事をするのか、どれくらい時間が掛かるのかをある程度把握しましょう。

① オフィス電話の種類を決める
オフィス電話には、安い物、機能が多い物、デザイン性が高い物など
様々な種類があり、会社規模や業種に応じて選ぶ必要があります。

② 回線の種類を決める
ISDN回線、IP電話など、回線にも色々と種類があります。主に、回線数とコストを決める上で重要な選択になります。

③ 工事業者を決める
工事を低コストでやってくれる業者、納期を重視してくれる業者、アフターサポートまで手厚くやってくれる業者など、各業者にも特徴があるので、自社の要望に一番適した業者を選べるよう、業者の下調べをする必要があります。

④ 電話機の配置を決める
オフィスレイアウトに併せて、電話機をどのように配置するか決めます。電話の配置だけであれば自分で出来そうですが、電話を使えるようにするには、主装置という電話の核となる装置を置き、それに併せて配線を引く必要があります。専門的な知識になるので業者を交えないと決められません。

⑤ 現地調査
工事業者とレイアウトを決めたら、それが実現可能か現地を調査してもらいます。場合によってはレイアウトの変更が必要になるかもしれません。

⑥ 工事業者と日程調整、見積もり手配
希望のレイアウトが実現可能であると分かったら、業者と日程を調整し、それを元に見積もりを出してもらいます。時間に余裕があり、工事のコストをなるべく浮かせたい場合は、何件かの業者に見積もりを出してもらって見比べてみましょう。

⑦ 契約
見積もり内容に問題がなければ契約を交わします。業者によっては工事後に契約を取り交わすところもあります。

⑧ 工事
工事にも流れがあります。かかる期間は早くても1週間前後、遅いときは4週間前後掛かります。特に引越しシーズンは業者が手一杯で時間が掛かる事が多いので、余裕を持ったスケジュールを心がけましょう。

2.新品、中古、リースの違い

電話機には新品、中古、リースがありますが、一番大きい違いはコストです。掛かるコストと予算を見比べて、それぞれのメリット・デメリットを把握し、どれにするか決めましょう。

■新品
予算に余裕があり、機能面を充実させたい、衛生面に気を使いたいという企業は新品を検討しましょう。初期コストは高くつきますが、長期的な使用を検討しているのであれば、リースに比べれば元はとれるはずです。

【 メリット 】
・機能が最新のものが多い。
・綺麗。
・保証が付く。
・希望の物の在庫を確保しやすい。

【 デメリット 】
・値段が高い。(中古の約4~5倍)

■中古
中古はとにかく低いコストですので、スタートアップ企業や、どれくらい電話が鳴るか分からないので試しに使ってみたい、という企業におすすめです。

【 メリット 】
・安い。
・ネットに使い方や注意点が載っている事が多い。

【 デメリット 】
・汚いイメージがあり、使用者のモチベーションを下げる可能性がある。
・保証が無い。(販売店が保証を付けてくれる場合はある)
・希望の物を見つけても、在庫を希望数確保できない場合がある。
・故障率が高い。

■リース
リースは綺麗な状態ものを、初期コストをかけずに導入する事が出来る為、短期~中期的な利用で、初期コストを浮かせたい企業におすすめです。

【 メリット 】
・高い新品でも購入に掛かる初期費用が不要。
・綺麗。
・固定資産税の支払い義務がない。

【 デメリット 】
・壊すと弁償しなければならない。
・違約金が掛かる為、短期解約が出来ない。
・金利、税金、保険料、手数料等が絡むので、総費用を見ると割高になる。

3.オフィス電話に必要な機能

具体的に機種を選ぶ前に、オフィス電話に外せない機能や、あると便利な機能を知り、自社に必要な機能を抑えておきましょう。どんなにコストが良い物を見つけても、必要な機能が使えなければ意味がありません。

■必須機能
・社内転送
顧客から受け取った電話を保留にし、他の社員の電話に転送する機能です。この機能がない電話は珍しいくらいですが、デザインを重視されたおしゃれな電話などでは無い場合があるので注意しましょう。

・ナンバーディスプレイ
電話を掛けてきた相手の電話番号がディスプレイ上に表示される機能です。顧客をデータベース化して営業している会社は、顧客を電話番号で管理している事が多いので、この機能があると顧客にヒアリングする前に顧客検索を掛ける事が出来ます。オプション料金を払ってこの機能をつける場合が多いです。

■あると便利な機能
・電話帳登録
よく掛ける顧客や業者の電話番号を、電話機のメモリに記録させ、呼び出す機能です。最近では自社システム内に顧客情報で管理する事があるので必須機能では無いですが、あると便利です。

・お待たせメッセージ
よくカスタマーセンターに電話すると「ただいま混雑中のため・・・」という自動音声が流れますよね。すぐに対応は出来ないものの、その顧客に電話を切ってほしく無い時にメッセージを流して確保しておきたい、という時に必要な機能です。

・自動転送
例えば自社が定休日の日に、会社に掛かってきた電話を担当者の携帯に転送したいときに使う機能です。サービスによっては、「○コール以上掛かって不在だった場合に指定番号に転送する」というような条件を指定する事も出来ます。

・リダイヤル
直前に掛けた電話番号に再度かけなおすことが出来る機能です。さっき電話した会社
もう一度掛けたいという事は良くありますよね。特に営業系の人には便利な機能です。

・発信/着信履歴
一度発信、着信した電話番号がメモリに登録され、検索して選ぶだけでその番号に電話を掛ける事ができる機能です。リダイヤル機能の進化版というイメージです。さっき電話した会社だけでなく、昨日電話した会社、よく掛ける会社に対して、電話番号を調べなおす必要が無いので便利です。また、相手の電話番号を聞き忘れてしまった時に、データに残ってくれるので確認漏れを防げます。

・通話録音
文字通り、通話内容を録音してくれる機能です。通話を開始する為の専用ボタンを押すと録音が開始されるタイプもあれば、最初から最後まで自動的に通話してくれるタイプと、様々なタイプがあります。クレーム電話を受ける場合がある会社には、「言った、言わない」を防ぐのに便利な機能です。また、「あの時なんて言ってたけな?」と忘れてしまった時に聞き直す事も出来て便利です。

・着信拒否
良く掛かってくる営業の迷惑な電話やイタズラ電話などを指定して、着信を拒否する機能です。

・緊急地震速報
緊急地震速報を音声と光で知らせてくれる機能です。

・留守電機能
不在時に顧客からのメッセージを残す機能です。震度1から任意で設定が可能
です。

■珍しい機能
・伝言メモ
社員からの伝言が録音され、必要なときに伝言を聞く事が出来る機能です。留守電は、聞く為に一度通話する手間(料金)があるのに対し、伝言メモは端末自体に録音されているので呼び出すだけで余計な費用や時間が掛からず便利です。

・着信お知らせメール
外出中や会社が休みの日に、会社に電話があった時にメールで通知してくれる機能です。電話に出られなかった着信だけに絞って知らせるような設定も可能です。

・会議通話
3人以上の通話が可能です。同社内で、他の拠点の人と一緒に通話する事が出来ます。

4.電話を選ぶ時の4つのポイント

色んなオフィス用電話機があり、ポイントを抑えながら見ないとどれを買えばいいか迷ってしまうと思います。皆さんの要望もそれぞれだと思いますので、ポイントごとに代表的な電話機をご紹介します。

4-1.使いやすさ

一日の中での電話使用量が多い部署には、使いやすい機能が揃った電話機を設置しましょう。使用量が多いと、一つの機能の有る無しで、使用する社員の作業効率が大きく変わります。

・αNX(NTT) (参考中古価格:¥ 5,800~12,800)
αNX

大きなモニタで文字が見やすく、検索機能も充実しています。録音機能もあり、顧客との通話内容をいつでも確認する事が出来ます。短縮ダイヤルや電話帳のメモリ数も多いです。また、従来のオフィス電話より、幅広い帯域(約2倍)で音声をも聞き取りやすいです。規模によりサイズが選べるが選べるのも大きな特徴です。(S=10台まで、M=30台まで、L=576台まで)

・Regalis UT700(saxa) (参考中古価格:¥ 6,000~6,500)
Regalis UT700

ナンバーディスプレイ、ワンタッチダイヤル、電話帳の登録件数4,000件、短縮ダイヤル登録4,000件、ひかり電話、IP電話にも対応しており、機能の多さや記憶容量の多さが魅力です。市場に出回っている量も多く、比較的安めで在庫も多く確保しやすいのも魅力の一つです。

4-2.安さ

スタートアップ企業や、電話使用量が少ない部署など、最低限の機能で事足りる場合には安さを重視しましょう。

・αGX (NTT) (参考中古価格:¥ 3,500~4,500)
αGX

市場に一番多く出回っていると言われる商品の為、とても安く手に入れられます。オフィス電話の最安値商品と言われています。生産完了品なので中古品購入でしか手に入らない点にご注意ください。また、市場に多く出回るだけあって、大型モニタ、白色バックライトで文字も見やすく、操作性が高いです。

・LA・Relier(Panasonic) (参考中古価格:¥ 5,500)
LA・Relier

商品自体が比較的安いのも魅力ですが、『バーチャルオフィス発信・着信』という、不在時に携帯に転送できる機能を備えており、通常であれば別途転送サービスを申し込む必要があり、そこで追加コストが掛かるので、それが元々付いているこの商品はコスト削減におすすめです。通話内容の録音もワンタッチでできるので、外出が多い業種にはピッタリです。

4-3.デザイン性

会社のエントランスの受付用電話には、デザイン性が高い電話がおすすめです。

・Agrea HM700(saxa) (参考中古価格:¥4,000~5,500)
Agrea HM700

シンプルですっきりしており、高品位な印象も与えるデザインです。自動転送機能付きで繋がらなかった場合メールでお知らせもしてくれる便利な機能も付いています。業界初の人感センサを搭載しており、無人のオフィスの見張り役にもなるという面白い機能も持っています。

・Integral-F(HITACHI) (参考中古価格:¥22,680)
Integral-F

2013年のグッドデザイン賞を受賞した商品です。クールでモダンなデザインで、電話機やボタンなど、全体的に丸みを帯びたデザインが特徴的です。ボタン配置にかなりゆとりがあるので、操作性も高く使いやすいです。
スマートフォンや携帯を内線電話のように使えたり、外出先からスマートフォンで電話帳や発着信履歴を確認できたりと、モバイル端末も連携して使える事が出来ます。

・T-3 Telephone(ヤコブ・イェンセン) (参考中古価格:¥21,600)
T-3 Telephone

おしゃれさを追求した、デンマークの高級オーディオブランドの電話です。留守電機能やナンバーディスプレイなどの機能が無い為、性能はかなり低いですが、そのおしゃれさを活かし、オフィスの入り口に置く来客用の内線電話等におすすめです。

・T-1 Telephone(ヤコブ・イェンセン) (参考中古価格:¥21,600)
T-1 Telephone

T-3を受話器にしただけのタイプです。パッと見は電話なのかが分からない、インテリア寄りのデザインの電話機です。受付に有るとかっこいいですね。

・BeoCom1401(バング & オルフセン) (参考中古価格:¥16,380)
BeoCom1401

同じくデンマークの高級オーディオブランドが作った、無駄を省いた超シンプルなデザインの電話です。こちらも見た目は受話器だけで、プッシュボタンは受話器の内側にあるので、社員が使う為の電話としてはとても使いづらいです。こちらも受付の内線用に使われる事がほとんどです。

・TGX-02(アルテ) (参考中古価格:¥6,800)
TGX-02

シャープでコンパクトなボディ、カラーリングもシンプルで、『スタイリッシュ』という言葉が一番似合う電話機です。デスクに置いてもかっこいいですが、壁掛け用にも設計されているので、壁に掛けて使ってもかっこいいです。スッキリしているのでスペースも取りません。

4-4.その他(エコ、増設しやすい、など)

■コールセンター向け
・Aspire XDT300(NEC) (参考中古価格:¥6,300~7,800)
Aspire XDT300

『ACD機能』という、着信を均等に振り分ける機能を持った電話機です。待機時間の長いオペレータから順に着信する事が出来るので、コールセンター業務で重宝します。

■エコ
TELMAGE(岩通)
TELMAGE

業務時間外に自動的にエコモードになって消費電力を抑えられる、エコに特化した電話機です。標準機能として通話録音機能や留守番電話機能を備え、コードレスタイプのモデルもあり、ニーズに合わせて使えます。

■機能性
・PLATIA(saxa)
PLATIA

他のオフィスとの内線通話が可能で、スマートフォンで社内の無線LANを介して内線通話も出来ます。Bluetootheに対応したコードレス電話機も収容でき、機能が充実しています。

・プレコットネクスト(岩通)(参考中古価格:¥ 22,140)
プレコットネクスト

通話録音、伝言録音などの録音機能が充実しており、手書きメモが不要になる点が便利です。

5.回線の選び方

5-1.4回線の違い

電話回線を選ぶ時に特に注意が必要なのは、自分のオフィスにはどれくらいの回線数が必要かという事です。オフィスで一般的に必要とされる回線数は、『従業員の3/1』です。ですので、社員数に併せてどれくらい回線数が必要になるか確認し、希望の回線数を用意するにはどの回線を選べば良いか検討する必要があります。

回線には①アナログ回線とデジタル回線の2種類があります。また、デジタル回線の中でも、②ISDN回線、③ADSL回線、④IP電話があります。必要数に応じて選び分ける事によって、コストを最小限に抑える事が出来るので、それぞれの特徴を把握した上で選択しましょう。

① アナログ回線とは
電話回線のうち、アナログ信号によって通信を行うものをアナログ回線といいます。
音声が銅線を伝わって届くタイプです。1つの電話番号で1つの回線しか使えないので、同時通話数が多い企業には向きません。

【 メリット 】
・どこにでも設置できる。
・障害が少ない。(停電時も対応可)

【 デメリット 】
・回線数が少ない。(回線数を増やそうとするとコストが割高になってしまう)

■デジタル回線とは
ISDN、ADSL、IP電話は全てデジタル回線と呼ばれ、音声をデジタル化して転送します。音声がデータ化されているので、1つの電話番号で2つ、3つ、光回線になれば何百という回線数を使えます。音声もクリアで聞き取りやすく、デジタル化されているので盗聴も防ぎやすくなります。同時通話数が多い企業は断然デジタル回線の方がコスト面でもセキュリティ面でもオススメです。今ではほとんどの企業がデジタル回線を利用しています。ただし、停電になってしまうと何も出来なくなってしまうので、障害への対応面が不安です。

②ISDN回線
アナログ回線と同じく銅線を使いますが、ISDNは音声をデジタル化している為、音声劣化が少なく音質が良く聞こえます。1つの電話番号で2つの回線が利用出来ます。

③ADSL回線
ADSLは、一般の電話回線を利用したインターネット回線の事です。ですので、電話回線を選ぶ際には特に必要ありません。

④IP電話回線
IP電話とは、インターネット回線を利用した電話の事です。電話番号が『050』から始まる物は全てIP電話です。固定電話の場合、通話の距離が伸びれば通話料金が上がるのに対し、IP電話では、距離によって通話料金が上がることはありません。しかし、音質や繋がりやすさは他の回線に比べると劣ります。また、IP電話では市外局番が使えず、また110、119など一部繋がらない番号等がある為に、主流にはなりきれずにいます。ちなみに、よく聞く『ひかり電話』とは、はNTTが提供するIP電話の商品名です。

5-2.回線を選ぶなら『ひかり電話』

色々な回線があり、それぞれの特徴があるのがお分かり頂けたと思いますが、重要なのは希望の回線をどれくらいの値段で提供してもらうかです。種類は様々ですが、納期、値段、オフィスの拡張性などを考えた時に、NTT東日本の『ひかり電話オフィスタイプ』がおすすめです。

・ひかり電話オフィスタイプ https://flets.com/hikaridenwa/office/

納期の面では、他のサービスは開通するまでに早くても2~3週間掛かるのに対し、NTT東日本の電話回線は、最短で1週間前後で開通させることができます。ただし、引越しシーズンの3月初旬~5月頃までは工事が大変込み合うので納期は延びてしまいますので注意しましょう。

料金の面では、毎月の基本料金が断然安い上に、IP電話の特徴として、同じプロバイダが提供するサービスのユーザー同士であれば時間や距離にかかわらず通話料が無料になるので、通話料もお得です。ただし、前述のようにIP電話は一部接続できない番号(0170 伝言ダイヤル、0180 テレゴング、0910 公専接続など)があるので注意が必要です。

一覧

オフィスの拡張を考える場合、ひかり電話ならオフィスの拡大、業務の拡大にあわせ追加の回線を増やすことが出来きます。電話番号の追加も最大31番号まで可能です。

5-3.全ての会社がひかり電話にしない4つの理由

これだけひかり電話がお得なら、全ての会社がひかり電話を使っているはずです。しかし、まだまだISDN回線を使用している会社は多くあります。その理由は、ひかり電話には以下の欠点があるからです。

① 停電時に利用できなくなる
アナログ回線に比べ、デジタル回線は障害に弱いと言われています。震災などで停電が起きた場合には何も出来なくなってしまいます。

② かけられない番号がある
前述したように、IP電話には掛けられない電話番号があります。例えばひかり電話はNTTの商品ですので、KDDI、ソフトバンクなどの他事業者の識別番号が頭につく電話番号(0077、0088など)は通じません。法人として電話を構えるのに利用できない番号があると、不便が生じた時に大変です。

③ 業務用FAXが使えない
ひかり電話では、業者が図面などを送付する際に使用するFAXの規格『G4』というタイプが使えません。綺麗で細かい線が多用される書類をFAXする時に必要となるので、特に建築・不動産・デザイン系の会社では必須のFAXです。

④ 全てのオフィス電話(ビジネスフォン)に対応していない
オフィスの電話機で、ひかり電話に対応している物は実はあまり多くありません。使いたい機能がある電話を折角みつけたのに、それがひかり電話に対応していなければ回線を他の物にせざるを得ません。ISDNなどの他回線であればこのような事はまずありません。

6.おすすめ工事業者

使いたい電話や回線がある程度きまったら、それを手配してくれる業者を探しましょう。自分で見つけた電話や回線がベストだと思っていても、いざ業者に相談をしてみたらもっと自社に適した物が見つかる事もあります。親身に対応してくれる業者を探せたらベストです。

・オフィス電話本舗
http://www.officedenwa-h.com/kouji/?gclid=CJW2_eCus8oCFYSWvAodesYMeQ
電話回線の工事だけでなく、LANはもちろんの事、コピー機関連、セキュリティ機器関連も扱っている業者です。年間3,000件以上の案件を扱う業者で、工事後3ヶ月は無料で保守をしてくれる、サポートも手厚い業者です。全国対応しています。
オフィス電話本舗

 

・OFFICE110
http://oa110.jp/tel/
元々OA機器の取り扱いを専門的に行っていた業者で、電話工事ついでにOA機器の新規手配や交換を考えている方には、その道のプロが手配をしてくれるのでオススメです。電話回線系の保守だけでなく、OA機器面の保守も手厚くサポートしてくれます。また、OA機器の他にもLEDの蛍光灯や看板の扱いもある珍しい業者です。
12万社の契約実績があり、信頼性の高い業者です。全国対応しています。
OFFICE110

 

・ビジフォン.com
http://www.biziphone.com/construction/flow.html?nc=1453120577
オフィス電話(ビジネスフォン)を専門的に取り扱う業者で、扱い数が多く、特にコスト面で力を入れている為、安いオフィス電話を探すならもってこいの業者です。いらなくなったオフィス電話の下取りもしてくれます。電話工事でも、工事業者50社一括見積もりで安い業者を選んでくれるサービスはここしかやっていません。
11万社の契約実績があり信頼性も高いです。沖縄から札幌まで、各地に営業所があり全国対応しています。

ビジフォン

 

・ネットナレッジ
http://nknow.com/telephone-construction
電話、LAN工事の他に、オフィスコーディネート(レイアウト、内装など)、データ復旧サービス、オフィスセキュリティ機器なども手配してくれる、取り扱い種類が多い業者です。自ら「他社の見積もりを持ってきてください」とうたっている業者は珍しく、見積もりを安くできる事に自信がある表れです。東京近郊がメインですが、全国対応もしています。
ネットナレッジ

7.オフィス電話導入の失敗事例

電話工事の手配経験が無い方は、工事に掛かる期間を甘く見ていたり、工事後にどんなトラブルがあるか予想していなかった為に、かえって費用が高く付いてしまったりと、失敗してしまう事は多くあります。他の人の失敗事例を参考に、オフィス電話の導入が終わるまで気を抜かずに手配をしましょう。

① 工事納期を甘くみていて予定通りに電話が使えなかった
工事開始から完了までには、早いところでは1週間前後で完了しますが、通常は2~3週間、遅いと4週間は掛かります。電話選び、回線選び等に時間を取られて、工事に掛かる日数を想定していなかった為、移転完了してしばらく電話を使えなかったという会社もありますので、急ぎの時こそスケジュール感には特に注意しましょう。

② 購入したオフィス電話が増設対応しておらず、総入れ替えする羽目に
事務所新設に併せて買ったオフィス電話が、実は増設に対応しておらず、オフィスの人員増加に伴う電話増設ができなかった為に、結局電話機を総入れ替えする事になってしまったという例です。また、顧客が増えてくると増設だけでなく同時着信数を増やしたくなる場合もあります。これも対応している物とそうでない物があるので注意が必要です。将来の拡張性を視野に入れない会社は比較的少ないと思いますので、ベンチャー、中小企業様は特に、拡張対応している電話機を選ぶようにしましょう。

③ 見積もりを取りすぎて逆に選べなくなってしまった
あいみつ(色んな業者からの見積もりを出して比較検討させる事)をしすぎて、色んな業者からの見積もり提案が増え、逆に選べなくなってしまったというケースです。多くの見積もりを取って見比べる事は良い事ですが、全ての項目が他の業者より安い業者はそうそうありません。この業者はここが安くて、あの業者はここが安い、とそれぞれ特徴があるので、あいみつを取るのはせいぜい3社ぐらいにして、金額面も大事ですが、親身になって対応してくれる業者を選びましょう。

④ 工事後にトラブルが起きたので業者を呼ぼうと思ったらすでに存在していなかった
規模の小さい業者、契約実績が少ない業者はこういう事になりやすいので特に注意が必要です。工事後の保守はとても重要なので、業者のホームページの特に会社概要欄をよく確認し、規模や社員数、社歴をチェックしましょう。4,5人でやっているような小さい会社や、設立から1年未満などの暦が浅い業者は、金額は安く提示してきますが今後が不安なのでなるべく避けましょう。

8.まとめ

オフィスに電話をお得に導入するには、電話機、回線、それぞれの特徴を捉えて、自社に合った物かを把握していく事が重要である事がお分かり頂けたと思います。

電話機、回線の種類などを選んでくれる業者も少なくないので、相談してみるのもよいと思いますが、やはりそれぞれの特徴を自分が把握し、自社にあった電話機、回線などを自分で選ぶ事で、最小限のコストで最大限の希望を叶える事ができるはずです。少し時間を掛ける事にはなりますが、少し苦労してお得なオフィス電話の導入を目指しましょう。

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