初めてでも成功する!オフィス移転のマニュアルをご紹介

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初めてのオフィス移転を担当する人は、必ず大きな不安とプレッシャーを感じる事でしょう。
「失敗したくないけど、何からやればいいかわからない」
「一人でなるべく簡単に移転を行いたい」そう思っている方は多いのではないでしょうか。誰でも知識や経験がなければ同じような不安を抱えています。

オフィスの移転はやることが非常に多く、何の知識もない状態で始めると余計な手間やコストがかかってしまいます。
この記事では、オフィスの移転に必要な全てのポイントを、実際の手順に沿ってお教えします。
不動産歴10年以上のオフィス移転の専門家から、初心者でもオフィス移転が出来る手順をお教えします。オフィス移転を失敗なく出来るだけ簡単に行いたい!という方は必見です。

これから紹介する移転のポイントをおさえて、オフィス移転を成功させましょう。

目次
1.移転までの流れ
 1-1.移転プランと目標を設定
 1-2.物件を探す
 1-3.内装業者を決める
 1-4.オフィスを契約
 1-5.官公庁への届出
 1-6.リースの名義変更と関係者への連絡
 1-7.内装工事開始
 1-8.引越し開始
2.陥りやすい失敗ポイントとその対策
3.まとめ

1.移転までの流れ

この章では、実際に移転をする際の具体的な手順を紹介していきます。まずはざっくりと、移転をする際にどういった流れになるのか、以下の図で見てみましょう。

こちらのスケジュールは規模によって異なりますが、100坪未満であれば4〜6ヶ月くらい前から、100坪を超える大きいオフィスでは6ヶ月〜1年前から計画し始めるのが良いでしょう。
基本的に移転を行う手順は大方変わらないため、これから流れを紹介していきます。

また、この記事と合わせてチェックリストを活用することで、漏れのない作業を進める事ができます。初めて移転をする方など、不安のある場合はぜひ活用してみて下さい。
移転の時系列にそって解説してあるので、前もって確認することで時間の余裕も生まれます。
(【オフィス移転の必需品】時系列で見る完全チェックリスト
http://ashita-office.com/office-relocation-checklist-530

1-1.移転プランと目標を設定

オフィスの移転をする際に大切になってくるのがこの「移転プラン」と「目標の設定」になります。具体的には以下の4点を確認しましょう。

①賃料重複を避けるために、退去予告期間を確認
オフィスを移転する際に、現オフィスの契約書を確認し、解約予告期間をチェックしましょう。退去する際にすぐに出れるわけではなく、物件毎に「6ヶ月前」や「3ヶ月前」に退去する旨を伝える期間が決まっています。
ここを確認しておかないと、新しいオフィスを借りる際に、二重で賃料を払わなくてはいけない期間が発生しする可能性がありますので、事前に十分に確認しておきましょう。

②契約形態と特約事項を確認
契約内容によってはすぐに解約出来ない・もしくは解約しにくい場合があります。そこで以下の2つの箇所は忘れずに確認してみましょう。

★定期借家契約は中途解約出来ない
→賃貸の契約には「普通賃貸借契約」と、一定の期間を定めて賃借する「定期借家契約」があります。もし「定期借家契約」で結んでいる場合、退去できない場合が多く、仮に退去したとしても契約期間中の賃料と共益費を求められます。
定期借家契約の中途解約については場合によっては可能なこともあります。詳しくはこの記事で確認して下さい。
(対処法は様々!定期借家契約で中途解約する方法
http://ashita-office.com/teikisyakka-cancel-3499

★特約事項に違約金の記載がある
→現在のオフィスを契約した際に、フリーレント等といったキャンペーン要素があった場合、初回契約期間内での退去(解約)は違約金がかかる・もしくは解約が出来ない場合がほとんどです。主に「特約事項」と呼ばれる条項に記載があるので、確認してみて下さい。

③新オフィスへの要望をまとめる
この移転の目的によって、これからオフィスを探す際に、どういった物件を探すべきかが左右されますので、事前に目的を決めておきましょう。
例えば、よくある目的としては以下の様なものがあげられます。

★人数増加による拡張移転
→これから人員が増える予定がある人は、何年くらいこのオフィスにいるのか、どれ位増員計画があるかなど、少し先のイメージをもって面積を決めておきましょう。ベンチャー企業の中には、移転してもすぐに狭くなってしまい、1年を待たずして新たに移転する例が多くあります。移転には大きくコストがかかってしまうため、慎重に判断してください。

★ブランディングの強化
→会社のブランディングや採用を意識したい場合は、来客からの印象を考慮してビルの外観やエントランスなどを重視することが多いです。内装ももちろん重要になってきますが、オフィスの外観やエントランスは後から手を加えることができないので、慎重して確認する事をオススメします。

特にエントランスの広さやエレベーターの数などでビルのイメージが決まるので、探すときのポイントにしましょう。

この目的を踏まえて「オフィスの場所」「面積」「グレード」「イメージレイアウト」を事前に明確にしておくと、これからのオフィス探す際に希望の物件に出会いやすくなるでしょう。

④移転に関するトータルの予算を組む
オフィス移転の全体コストを事前に算出しておくと、今後どれくらい費用をかけられるのかがわかります。
主にオフィス移転でかかる費用は以下の通りです。

★オフィスの契約金
★新オフィスの内装費
★什器代
★原状回復費
★引越し代

他にも色々と費用がかかりますが、大きな費用としては上記の4つです。
以下のサイトでは、面積やエリア、引越し費用、工事費用など様々な項目から移転にかかるコストを簡単に算出できますので、是非利用してみて下さい。

例えば、15坪オフィスからの移転だと、約360万円の移転費用を目安として考える事ができます。
(賃料:約23万、預託金:約216万、原状回復費:約60万引越し費用:約7万、内装費:50万)

https://www.e-miki.com/tool/simulation.html(三鬼商事株式会社:移転コストシュミレーション)

1-2.物件を探す

事前の準備が出来たら、次は実際に移転先の物件を探す作業が必要です。ここでは、オフィスを探すにあたり知っておきたい注意点や少しでも安くすませる方法をお伝えします。オフィス移転業者としても重要なポイントなので、実際にオフィスを探す前に必ず目を通すようにしてください。

①条件に合った物件を探す
新オフィスに対する要望がまとまったら、実際にネットで物件を探して見ましょう。今やほとんどの物件情報がインターネットに載っているので、わざわざ不動産会社に行くより効率的です。最近では仲介手数料が無料のサイトも多いので、是非活用してみて下さい。

■東京オフィス検索

http://of-tokyo.jp/
仲介手数料無料の先駆けサイトです。物件情報量は文句なくNo1です。
東京都に特化していますので、エリアごとに詳しい担当者が物件をご紹介します。

■officee

https://officee.jp/
こちらも仲介手数料無料のサイトです。IT企業の成約が多く、東京都の他、全国の物件も掲載されています。

②物件を見るときの4つのポイント
物件を選んだら実際に内見をすると思いますが、その際は比較対象がある方が分かりやすいので、希望の物件以外にも3~5件は見るようにしましょう。
また、その内見時に特に見ておくべき箇所を5つ、ご紹介します。

★物件の面積算出基準
→オフィス物件はトイレや給湯室・廊下の面積を含む「グロス面積」と、純粋な貸室内だけの面積である「ネット面積」があります。

資料に記載がある面積がどちらの表記でかかれているのか注意しましょう。

★オフィス内の動線とレイアウトをイメージ
→新しいオフィスでのレイアウトイメージが実現出来そうかどうか、という視点は持った状態で内見をするようにしましょう。特に来客の多い業種であれば、物件によってエレベーターやトイレなどの水周りがどこにあるのか、という点が重要です。執務スペースを横切らなくてはいけない場合は通路を多めに作るなど、余計な面積が必要になってくる場合があります。

※より詳しくレイアウトに関して知りたい方向けに、レイアウトを組む上での基本的な考え方を紹介しておりますので、参考にしてみて下さい。
(【完全マニュアル】オフィスレイアウトの基本から変更まで
http://ashita-office.com/officelayout-1950

★ゴミ捨て場の有無
→物件にもよりますが、ビル内にゴミ捨て場があるとある程度好きな時間にゴミ出しが可能です。公共のゴミ捨て場は出す時間が限られてくるので、業務上ネックになる場合があり注意が必要です。

★24時間出入りが出来るかどうか
→業種によって夜や早朝に出入りをしたい場合、ビルによっては夜間の出入りが出来ないビルもあります。内見時には必ず確認しましょう。

③申込時の交渉
物件が決まったら「申込」をしましょう。「申込」は「契約」ではなく自分たちの入居に対する意思表示ですので、この際に出来る限りの交渉をしましょう。この交渉は実際には仲介業者が行う事がほとんどですので、遠慮なく要望を伝えておきましょう。

<主な交渉例>
・礼金・償却の減額
・敷金の減額
・フリーレントの付与
・トイレをウォシュレットに変更 など

④新オフィスの契約開始と現オフィスの契約終了期は重複させる
新オフィスを借りる際は、内装工事期間を考慮したスケジュールで契約を結ぶ必要があります。

その為、オフィスの規模や工事内容によって期間は異なりますが、概ね1ヶ月間くらいは契約期間の重複が必要になります。

オフィスの移転は本業に支障を来さないように余裕をもったプランニングを心掛けましょう。

1-3.内装業者を決める

内装業者は不動産会社と同じくらいの数があり、選定するには時間もかかり難しいと思うかも知れませんが、ほとんどの内装業者は内装のプランニングだけではなく、什器の紹介や引っ越しまでプランニングしてもらえます。

内装業者は概ね2~3社に依頼して同条件で比較するのが一般的です。特にデザインに凝りたい場合は、デザイナーの感性に委ねる部分もあるのでもう少し多い5~6社に声をかけることをオススメします。その中から、費用面・スピード感・デザイン性を考慮して、一番納得のいく業者を1社選びましょう。

※ちなみに、オフィスのレイアウトをイメージする際に是非こちらの記事を参考にしてみて下さい。レイアウトの組み方から業者を選ぶ際のポイントまで解説してあります。
(プロが教えるベンチャー企業のオフィスレイアウト完全マニュアルhttp://ashita-office.com/office_layout-5028

1-4.オフィスを契約

申し込みをして、入居条件が合意したら実際に契約になります。契約時には申込時とは異なる書類が必要です。契約時に必要な書類は以下の物になります。

書類はコピーではなく原本の提出となりますので注意しましょう。

<契約時必要書類/法人>
・履歴事項全部証明書(会社謄本)
・印鑑証明書
・実印<連帯保証人/代表者>
・住民票
・印鑑証明書
・実印

1-5.官公庁への届出

官公庁へ届け出の準備は、移転の1ヶ月くらい前から動き始めるのが一般的です。届け出自体は移転後となりますが、事前に用意しなくてはいけない書類や、記載する書類などの準備は移転前から動いた方が良いでしょう。

※移転先のオフィスでパーティション工事をする際は、所轄の消防署に届出が必要になります。忘れがちになってしまいますが、必ず提出するようにしましょう。

以下のサイトでは各種官公庁への届出方法と時期・必要書類についてまとめてありますので参考にしてください。

(三幸エステート:官公庁への届出
http://www.sanko-e.co.jp/download_file/view/1747/198

1-6.リースの名義変更と関係者への連絡

<主な対応箇所>
・電話やインターネット、プロバイダー等の通信関係の住所変更
・複合機や電話機のOA機器名義
・挨拶状の印刷
・ゴム印などの作成

電話やインターネット・プロバイダなどの手続きには2週間~4週間かかりますので、移転が確実になった時点で連絡をしましょう。早いに越したことはありません。
特にLAN工事は今や営業する上で欠かせない設備となっていますので、名義変更と共に移転先への設置手配をする必要があります。安心できる業者を選ぶ事が一番のポイントになりますので、失敗しない業者の選び方をこちらの記事でご紹介しています。是非参考にしてみて下さい。

(LAN工事の不安解決!工事の流れと業者選びのポイント解説
http://ashita-office.com/office-lan-%EF%BD%83onstruction-1452

複合機や電話機などをリースしている場合には登録名義の変更と、複合機などの精密機械は引越業者ではなく複合機の指定業者でないと動かせない場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

また、関係者への挨拶状や印刷物の手配は、デザインの作成と送付先一覧を作成しはじめると時間がかかりますので、移転の2ヶ月前から着手し始めるのが良いでしょう。
挨拶状を送るまでの主な工程は下記の通りです。

業者の選定→デザインの決定→送付先リスト作成→印字依頼→納品・発送
※挨拶状は移転の1ヶ月~3週間前くらいに送付するのが一般的です
※関係者へ、移転のお知らせの流れはこの記事を参考にしてください。
(【例文つき】手順を押さえて移転のお知らせをスムーズに!
http://ashita-office.com/newaddress-notice-2312
※例文のテンプレートはこちらから。社名変更や店舗に対応したものもあります。
(今すぐ使える!移転のお知らせ例文集16選【状況別】
http://ashita-office.com/officetransfer-example-5623
※メールによる移転のお知らせはこの記事を参考にして下さい。
(移転のお知らせは準備が肝心!ポイントとすぐに使えるメールテンプレート
http://ashita-office.com/newaddress-mail-172

1-7.内装工事開始

契約当日に現地で鍵の引き渡しを行います。この時セキュリティの操作方法なども忘れずに確認しておきましょう。
この引き渡し後に工事を開始することが出来ます。
契約期間を1日でも無駄にしないために、契約開始日から工事を入れるようにしましょう。

オフィス内装の工事に関する流れに関しては、こちらの記事でご確認下さい。
(【徹底解説】理想のオフィス内装作りのポイント&工事の流れ
http://ashita-office.com/office-finishing-1632

※実際に工事が開始された場合、工事作業の完了日は必ず立ち会うようにしましょう。後から指摘しても直してもらえない事もあるので、その場で不完全な箇所を指摘できるよう、最後までしっかり確認が必要です。

1-8.引越し開始

引越しのタイミングは必要なものと不要なものを判断する良い機会です。いらなくなったものは処分して必要なものだけ残すようにしましょう。段ボールで分けたり、いらない什器には事前に「必要」「不要」のラベル分けをしておくと引っ越しの時に便利です。

2.陥りやすい失敗ポイントとその対策

ここまでオフィス移転の手順について紹介していきましたが、特にその中でも陥りやすい失敗ポイントとその対策をご紹介します。事前に失敗を回避出来る様、目を通していただけると幸いです。

★原状回復工事日程を確保していなかった
→よく聞く大きな失敗談として、原状回復工事は退去した後に行われるものだと勘違いしている人が多くいらっしゃいます。原状回復工事は、契約期間内に終わらせ、退去時には借りたときの状態に戻しておく必要があります。このスケジュール管理は「④新オフィスの契約開始と現オフィスの契約終了期は重複させる」でも紹介しましたが、とても重要です。「原状回復工事にかかる日数」をしっかり確認し、退去するまでに終わらせられるよう業者に手配するようにしましょう。

また、原状回復費は以外と損している場合もあるので、費用相場などを把握する事をオススメします。この記事では、原状回復費の相場に関する見方を紹介していますので、参考にしてみて下さい。

(退去時に損しない!原状回復費用の相場知識
http://ashita-office.com/restoration-costs-market-2027

★関係業者の管理
→オフィス移転を担当する方は、通常業務と平行で移転を進める事が多いです。その為、移転関係での業者のやりとり、各業者とのスケジュール管理がゴチャゴチャになってしまう事も多いです。そうならない為にも、オフィス移転に関するスケジュールをシートなどで管理することが望ましいです。

(引用:http://sogyotecho.jp/office-relocation2/
こちらは簡易的なシートにはなりますが、自社のスケジュールがパッと見てわかるようにしておくことが重要です。とはいえ、自分で全てを把握する余力もない方は、オフィスの移転をまるごと代行できるサービスもありますので、そういった方に細かい作業は全て任せてみるのも手です。お金よりも時間を優先したい方は、一度検討してみてはいかがでしょうか。

※スケジュールに関して、効率よく引っ越すためのコツを紹介していますので、合わせて見てみて下さい。
(プロの現場で使われているオフィス移転のスケジュール術
http://ashita-office.com/schedule-481

★交渉条件の不一致
→申込時にフリーレント等の交渉をした際は、「特約事項」にその旨の記載があり、解約する際の条件などもこちらに明記されています。特別な交渉条件をしたにも関わらず、こちらに記載がない場合は後々のトラブルへ発展しかねない為、契約を結ぶ前に契約書を慎重に確認しましょう!特に、トラブルに発展しやすい項目は「退去予告期間」「特約事項の内容」「更新時の費用負担」に関する条件です。

下記の記事では、フリーレント等の交渉を行う時のコツを紹介しています。
実践にも活用できますので、ご参考下さい。

(フリーレントは交渉でもらえる!初期費用をお得にする裏ワザ
http://ashita-office.com/freerent-negotiation-5299

3.まとめ

いかがでしたでしょうか。オフィスの移転では、やるべき事が多く、初めて行う人にとっては大きなプレッシャーになります。

ですが、やるべき手順をしっかり行う事で、大きな失敗を避けることが出来ます。
また、この記事では失敗を回避するためのポイントも多数紹介しておりますので、今後移転の際に参考にしていただければと思います。

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