【オフィス移転の必需品】時系列で見る完全チェックリスト

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今まさに、自分のオフィスの移転に関わっているあなた。
移転計画を進めていく上で、どのタイミングでなにをすればいいのか、チェックに漏れがあるのでは、と不安でいらっしゃるのではないでしょうか。

実際によく聞く失敗例で、「意外に時間が掛かって」という話をよく聞きます。
例えば電話番号の変更。新しい電話番号にするだけなので、と軽い気持ちで移転の少し前ぐらいのタイミングで手配をし始めると、「あれもだして、これもだして」と意外に提出種類が多く、大幅に時間を取られるケースは少なくありません。ようやくできた新しい電話番号の一桁が間違っていて、移転後に大変な目にあった、というのも実際にあったトラブルの一つです。

前もってどんな作業があるかを把握し、余裕をもった対応をしておけば、このようなミスは防げると思います。

ここでは、移転の為のチェック項目を、確認漏れが無いように、時系列で解説します。

1.時系列で見るオフィス移転のチェックリスト
2.チェックリストで特に注意すべき点の解説
 2-1. 6ヶ月前
 2-2. 5ヶ月前
 2-3. 4ヶ月前
 2-4. 3ヶ月前
 2-5. 2ヶ月前
 2-6. 1ヶ月前
 2-7. 移転後
3.まとめ

1.時系列で見るオフィス移転のチェックリスト

オフィスの坪数規模によって異なる場合もありますが、移転時期の6ヶ月前から動き出すのが一般的です。6ヶ月前から時系列で、チェック項目と注意点を以下に記載します。

チェックリスト

2.チェックリストで特に注意すべき点の解説

各段階のチェックリストの中で、特に注意して頂きたい点や、分かりづらい点を以下で解説します。

2-1. 6ヶ月前

◎原状回復条件確認
原状回復とは、現オフィスを入居前の状態に戻す事を指します。専門の業者が存在し、自分で業者を選ぶか、現オフィスのオーナーが業者を指定するかの2パターンあり、後者が一般的です。業者によって掛かる費用は異なります。また、これに関するトラブルが意外と多いので、早めにチェックしておきましょう。

○オフィスビル選定
これを見ている方は、恐らくどのビルに移転するかがある程度決まっている段階だと思います。まだ決まっていない場合は、オフィス移転専門の仲介業者に相談しましょう。

○解約予告の確認・提出
現オフィスのオーナーに、退去する予告を出します。6ヶ月前に出すのが一般的ですが物件によって異なる場合がある為、契約書で解約予告時期を確認しておきましょう。

○保証金返還時期の確認
返還される保証金額と振り込まれる時期を、現ビルのオーナー、もしくは管理業者に確認しておきましょう。一般的な返還時期は、オフィス引渡しから3ヶ月後、もしくは6ヶ月後です。よって、現ビルの保証金を新ビルの保証金にそのまま流用する事は出来ない事がほとんどですのでご注意下さい。

○移転に関わる各業者チェック
移転には様々な業者が関わってきます。どんな会社があって、作業時間や費用がどれくらい掛かるのか、6ヶ月前に一度チェックしておきましょう。ここでは依頼を出すのではなく、チェックのみしてください。

チェックリストの中には、引越し、内装など、細かくすると様々な業者が関わってきますが、最近では、引越し、廃棄、電話設備等をまとめてやってくれる以下のような業者が多いので、ご参考にしてみて下さい。

・【ハート引越しセンター】
http://www.hikkoshi8100.com/office/index.html
コストの割に対応がきめ細かく丁寧、と評判がかなり高いです。電話やレイアウト設計など、一括でやってくれる部分も多いので色々と安心です。

・【SGムービング】(佐川急便)
http://www.hitachi-systems-fs.co.jp/case/index.html#case02
いわずと知れた引越し系の大手です。個人向けの印象があるかもしれませんが、法人向けのサービスも充実しています。レイアウトの設計や電話配線の対応等もしっかりやってくれるので、信用は高いと考えてよいと思います。

【オフィスガーデン】
http://www.officegarden.net/interior-finishing/?gclid=CL7Co7yCiscCFVgRvQod5UENSw
内装・外層から、電話や空調関連など、幅広くワンストップでやってくれるありがたい
業者です。移転後のアフターフォローにも力を抜かない所は信頼できます。

2-2. 5ヶ月前

◎内装/レイアウト検討、業者選定
そろそろビルが決まって契約が済む頃です。内装やレイアウトのイメージはビルを決める時にある程度決まっているかと思いますが、この後に掛かる時間を考えると、この段階で設計を完了させ、どの業者に依頼するかを決めておく必要があります。

2-3. 4ヶ月前

○什器チェック
什器とは、棚、ラック、ケース、オフィス家具など、日常使用する器具の事です。内装が決まると、それに併せて必要な什器が明らかになってきます。現オフィスで使っていてそのまま転用できる物、新しく発注する必要がある物をこの段階でチェック完了しておきましょう。

2-4. 3ヶ月前

○各業者との打ち合わせ・見積もり作成
電話、電源、空調など、設備に関わる業者との打ち合わせ、見積もりをし始めます。

【 電話・ネット・電気設備関連業者 】
使用中のビジネスフォンの設定や、新オフィスの電話配線状況、使用できるネット回線などを事前にチェックしておかないと、思い通りにいかない事がありま す。思った数の電話を設置できない、想定していたネット回線が利用できないなど、意外と電話設備系に関するトラブルは少なくないのです。
これに関連する業者は、電話系の設備に加え、電機、空調等もまとめてやってくれる業者が多いです。

【 リース業者(コピー機、シュレッダー、パソコン等) 】
会社によっては、コピー機やシュレッダー、パソコン、オフィス家具などをリースで手配している所も少なくないです。オフィス規模が現オフィスより大きくなれば、リース費用も増えるのは当然。必要な物の発注、費用見積もり等はこの段階で完了しておきましょう。

【 電源工事業者 】
電源工事は必要な場合と不要な場合があります。移転先が以下に該当する場合は電源工事が必要ですので、よく確認してから業者に依頼しましょう。
>OAフロア
>サーバーなど、ブレーカーを分けたい機器がある
>コンセントを追加したい
>電気容量を増設したい

2-5. 2ヶ月前

○各種工事開始
今までに依頼してきた各業者が工事をし始める時期です。規模等にもよりますが、2ヶ月前から始まる工事は以下の通りです。
>電話・ネット・電気設備関連工事
>内装工事

○什器発注
4ヶ月前にチェック済みの什器は、遅くもとこの段階までには発注しておきましょう。

○取引先への挨拶
移転の挨拶は2ヶ月前~遅くとも1ヶ月前には出します。初めに送付先のリストを作っておきましょう。
また、本社移転、店舗移転、社名変更など、状況によって挨拶状の書き方は異なりますので、以下のサイトを参考にしてみると良いと思います。
事務所移転 挨拶状・案内状印刷のあいさつ状 ONLINE STORE
事務所移転のお知らせ/挨拶状 書き方

○取引銀行への届出
取引銀行にも、変更後の所在地や電話番号を伝えます。

○社内向け移転マニュアル作成
社内向けに、各自の荷物梱包・搬入に関するマニュアルと、タイムスケジュールを作成しておくと、実施がスムーズに行えます。

2-6. 1ヶ月前

○各種工事/搬入開始
今までに依頼してきた各業者が工事をし始める時期です。規模等にもよりますが、1ヶ月前から始まる工事は以下の通りです。
>原状回復工事
>什器搬入
○物品リスト作成
リース品、OA機器、細かいオフィス用品など、全物品を網羅したリストを作成しておき、移転時の物品紛失を防ぎましょう。

○住所変更が必要な物の確認
名刺・ゴム印などの記載住所も変わるので、漏れなくチェックしておきましょう。
>ホームページのアクセスマップ
>印章
>ゴム印
>社判
>名刺
>封筒
>伝票
>社員証

2-7. 移転後

◎関係官庁届出
法務局、税務署などに届出を出す必要があります。手続きごとに期限が定められているので、移転前にチェックをしておきます。また、手続きごとに掛かる費用も異なります。そのあたりに関して、以下のサイトに分かりやすくて細かい説明が載っているので参考にしてみてください。

関係官庁への届け出|オフィス移転ガイド

○保証金清算
旧ビルを契約した際に支払った保証金の返還が行われます。パターンとして、原状回復で掛かった費用の差し引き分が清算される場合と、原状回復でかかった費用を全額支払い、後に保証金が全額返還される場合の2パターンがあります。

○不用品廃棄処理
移転後に不要になった什器等を廃棄しなければならない場合があります。引越し業者が廃棄・下取りをしてくれる場合がほとんどですが、そうでない場合は自分で廃棄業者を探して処分する必要があります。

3.まとめ

オフィス移転というと、移転先ビルを探す事に重点を置く為、移転までにどんな手配が必要なのか、なににどれくらい時間が掛かるのか見落としがちです。時系列でご覧頂く事で、より確認がしやすかったのではないでしょうか。

人によってこの記事を見るタイミングは、移転6ヶ月前、3ヶ月前と違いがある為、表の通りに動くのは難しいかもしれません。特に3ヶ月前、2ヶ月前から始めて動き出し、移転までに時間がなく、あせってやってしまった失敗例は本当に多く耳にします。

急がなければいけない、しかし上司からコストはなるべく掛けないようにと念を押されている。とにかく安くやってくれる引越し業者に決めたら、動きは遅い、移転後のアフターフォローはしてくれないで散々な目に。

移転先の図面を基に構成した新しいレイアウトが、引越し当日、なぜか計画通りに出来ない。確認してみると図面の寸法が実際の寸法とあっていなかった為に、急いで引越し業者とレイアウトの再構築。間に合わせの対応だった為、使い勝手が悪くなってしまった。

このような事例は、調査や打合せの時間不足によるケースがほとんどです。
慌てること無く、ここでご紹介した動きを基本として動きましょう。

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