社内のコミュニケーション活性化は最重要!取り入れやすいアイディア教えます

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あなたの会社は、満足にコミュニケーションが取れていると感じますか?
同じ場所で仕事をしていても普段何をしているかわからない人はいないでしょうか。
新入社員は自分のやりたいことを上司へ伝えることが出来ているでしょうか。

社員のプライベートが尊重され始め、上司と毎晩飲み歩く…そんなことも少なくなってきたこのご時勢。
それでも企業はさまざまな工夫を凝らしてコミュニケーションが取れるしくみを考えています。

なぜ社内コミュニケーションはそれほど重要なのでしょうか。
なんとなく問題を感じていても、優先順位が下がりがちな「業務以外のコミュニケーション」。それが、いかに会社に悪影響を及ぼすのでしょうか。

この記事では、社内コミュニケーションが生む効果をご紹介します。また、様々な社内コミュニケーションのアイデアと、実際に導入している企業の事例もご紹介します。
あなたのオフィスで、コミュニケーションを見直す参考にしてみて下さい。

1、社内コミュニケーションを活性化させるメリット
 ▼社員の満足度に繋がる「業務外のコミュニケーション」の重要性
 ▼「仲良くなる」だけじゃないビジネスにおける効果
2、コミュニケーション活性化に本当に効果がある方法
 ◆社内研修でチームワークを高める
 ◆社内イベントでリアルなコミュニケーションの場作り
 ◆部活・サークル制度で「好きなこと」を共有する
 ◆社内コミュニケーションツールで効率的に文化を作る
3、コミュニケーションを促進するオフィスの作り方
 ◇場所を取らない「マグネットスペース」を作る
 ◇リフレッシュスペース・ミーティングスペースを充実させる
 ◇フリーアドレス制度の導入
4、まとめ

1、社内コミュニケーションを活性化させるメリット

会社という組織の性質上、業務内でのやり取りがうまくいっていればそれで会社がうまく回るわけではありません。
なぜ社内のコミュニケーションが重要なのか、またそれが会社にどういった影響を与えるかご紹介します。

▼社員の満足度に繋がる「業務外のコミュニケーション」の重要性

英会話の Gaba が、全国の 20 歳~59 歳の男女ビジネスパーソンへ「社内コミュニケーションに関する調査」を実施した結果、「社内コミュニケーションが仕事のやる気に影響する」と答えた社員が80%に上りました。

また、社内コミュニケーションの度合いによって会社に感じている満足度も異なり、取れていない層では「19.6%」、ある程度取れている層では「42.1%」、そして、十分取れている層では「74%」にまで跳ね上がります。

事実としても、社内コミュニケーションは社員のモチベーションに関わっていることがよくわかると思います。

社内対話が企業発展に重要な理由とは

タテ(経営層や上司と部下)とヨコ(同僚)のコミュニケーションだけでなく、社内全体のコミュニケーションを活性化させることには様々なメリットがあります。

・情報が共有され、報告も上がりやすくなる
・風通しが良くなりオフィスの雰囲気が明るくなる
・普段話をしない人や他の部署との連携が取りやすくなる
・一人で煮詰まらず、アドバイスし合える環境が出来る
・話したことが無い人のことがよくわかるようになる
・幹部から社員へ、会社のビジョンが伝わりやすくなる
・会議での発言がしやすくなり、結論が出やすくなる

これらのメリットは、社員が辞めにくい環境になるということに繋がってきます。

多くの人が、「会社を辞めたい」と思うときに考えることは「未来が見えないから」ということではないでしょうか?
労働条件、業務内容、給与、人間関係など、原因は様々ですが、「ここにずっといても、望む自分にはなれない」という気持ちが根源にあります。
「自分はこうなりたい、こうしたい」「なら、こういうことをしてほしい」というやり取りが出来る場があるのと無いのとでは大違いです。

弊社では、こんな事例がありました。
新卒2年目になる男性社員は、配属された部署で成果を上げていました。ところが、ある日、飲み会の席でたまたま隣になった代表に「新卒でこの会社に入ったのは『様々なことを経験できる』と聞いたから。なのに、自分はいつまで配属部署で同じ仕事をしていればいいのかわからない」と不満をこぼしました。それを聞き、代表はこれまでそうしたやりとりが行えなかった環境に危機感を覚え、社内SNSやイベントの場を積極的に利用してラフなコミュニケーションの場が増えました。

こうしたコミュニケーションの場を作ることで、社員は安心して働けるようになり、離職率の低下につながります。
現に、こうしたちょっとの取り組みでこれまで2年で50%を超えていた新卒の離職率をほぼ抑えることが出来ました。

また、社員の満足度が高い会社は外からの注目を集め、優秀な人材を採用しやすくなります。
円滑なコミュニケーションを行うことで、人が辞めず、さらには優秀な人が入ってくるという良い循環が生まれるのです。

▼「仲良くなる」だけじゃないビジネスにおける効果

円滑なコミュニケーションは、業務効率のアップに繋がる可能性もあります。
普段、独立した仕事をしていることが多い各部署が、部署の取り組みを発信することで他部署から助けを得られることがあります。互いに別々の仕事をしながらもシナジーのある部分を発見し、共同のプロジェクトが立ち上がることだってあります。

また、同僚のことを理解できる機会が増えると、仕事を頼みやすくなるのも効率化に繋がるカギです。
「この人はこういう業務が得意そうだから頼ってみよう」「わからないところが多いから先輩に聞いてみよう」と、一人で抱え込んでつぶれてしまうことがなくなります。他人にうまく仕事を振れる環境は、個人が潰れないためにも、会社が組織としてまわるためにもメリットになります。
問題を感じながらも、日々の業務の中で軽視されがちな社内コミュニケーションですが、業務効率や業績にかかわるとなると、優先順位を上げて取り組んでいく必要性が出てきますよね。

2、コミュニケーション活性化に効果がある方法

社内コミュニケーションを活性化させるにはツール、制度、イベントなど様々な方法があります。
ここでは、その方法のいくつかをご紹介します。会社によって向き不向きが出たり、取り入れ方も企業によって異なるので、自社のカラーに合う方法を検討してみましょう。

◆社内研修でチームワークを高める

研修は同僚同士のコミュニケーション強化に効果的な方法で、かつ社員の教育にもなるため一石二鳥の手段です。
研修制度には様々な種類がありますが、コミュニケーションに功を奏するのはやはりグループワークによる研修です。
新入社員だけでなく、既存の社員でも定期的に研修をしてコミュニケーション力の向上や自身のスキルを見つめなおす機会を作ると効果的です。

研修は実務に近い業務を行うものや、ゲーム感覚で行うものなど種類が多くあります。

社員の伸ばしたい力を考え、例えば「社会人としての情報共有の仕方を学ぶ」を目的にするのであればチームで課題解決する問題解決型の研修、「会社の文化やビジョンを理解する」であれば社内報の作成の研修、「楽しみながらチームワークを高める」であれば脱出ゲームを使った研修など、目的に沿って選ぶと良いでしょう。

ここでは、あまりコストをかけずに出来る研修の例をご紹介します。

例:相手の考えを受け入れ、アイデアを前向きに発展させる「イエスアンド」


インプロ(即興)研修と呼ばれる手法の一つで、即興で相手の考えを受け入れ、それに対して自分の意見を出す力を試します。会話を続けるコミュニケーション能力の向上にもなるため、営業職やサービス職でも使える力が身につきます。一人ひとりが相手とふさわしいコミュニケーションを取り、不測の事態にも対応しながら一つのストーリーを作っていくことが重要です。

目的:相手の意見を受け入れ、さらに自分なりのアイデアをプラスすることにより、一つのアイデアを前向きに発展できるようにする。
方法:「お城の作り方」などのテーマについて、二人一組で、一人が提案します。それに対して、もう一人が「そうですね(イエス)、そして(アンド)…」と自分の提案を付け足して返し、二人でアイデアを出し合い、積み上げていきます。

◆社内イベントでリアルなコミュニケーションの場作り

社内イベントには各企業、コミュニケーションを盛り上げるための様々な工夫をしています。
業績の伸び率が高くなるにつれて経営者の考える社内イベントに対する重要度は高まっているというデータが出ており、その効果は「コミュニケーションの促進」が9割を占めています。(出典:http://www.jtbbwt.com/casestudy/inner/0227.html
コミュニケーションのための場としては、実際に目を合わせて普段かかわりの薄い経営層との話も出来る社内イベントの機会は非常に有効です。

ですが、「とにかく楽しくコミュニケーションを取る」「業務へのモチベーションを上げる」「ビジョンや理念の共有」など、イベントの目的を明確にしなければただ社員の時間を拘束するだけになりかねません。
目的に沿って企画を作り、実際の社員の声を聞いて効果を検証することが重要になってきます。
飲み会や社員旅行だけではなく、ランチの時間を使った企画や自分の好きなもののプレゼンなど、企業の色が出るユニークなものも多いです。
全員を集めて行うものはそれなりのコストと手間がかかりますが、例えば週ごとに参加者を組み分けて定期的にランチを行うなどのイベントは費用も抑えられ、普段かかわりのない人とも話が出来るなど効率的な方法もあります。
いくつかの事例をご紹介します。

例:新入社員との交流&性格を知る「ポーカー大会」

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弊社では3ヶ月に1度、定時後に社内のリフレッシュルームにポーカー台を並べ、外部のディーラーを招いてポーカー大会を行います。基本的に全員参加で、宅配ピザを食べながらラフにゲームをして、上位賞にはディズニーペアパスポートなどの景品をかけます。
新入社員も積極的に参加し、他部署の人たちと戦います。
ポーカーは性格が良く出るゲームのため、相手がどんな人なのかを知ることが出来、話も盛り上がります。

例:全員が社長になる?社員全員参加の「ぜんいん社長合宿」

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http://business.nikkeibp.co.jp/article/opinion/20120124/226450/?rt=nocnt
実際に面白法人カヤックが行っている年に2回、社員250名全員参加で行っているユニークなイベントです。
社員全員が「全員が社長になったつもりで考えてみよう!」という姿勢で会社の理念や文化について真剣に考え、議論する合宿になります。文化を共有し、様々な社員と交流することでコミュニケーションをとり、チームワークを向上させる目的もあります。
250名が普段の業務から離れての合宿になるため大掛かりな企画ですが、会社を理解して環境を見つめなおす重要な機会となるため、創業からずっと続いているそうです。

例:会社の「らしさ」を考える、ワークと遊び一体型1Day合宿
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https://blog.aktsk.jp/app/2295/
株式会社アカツキでの合宿は、研修から遊びまでを1日で行う。
午前中はメンバーの「ワクワクすること」を共有するメンバー相互理解、午後は「アイデア・ジャンプトレーニング」という上のイエスアンドに似た研修と、各自が「アカツキらしい言葉」を発表しあう研修を行い、夜はボーリング大会などレクリエーションに励みます。
1日に研修とレクを全員参加で行うことで、一体感が高まります。また、こうした、「緊急でないが重要な事」についてじっくりと考える場を3ヶ月に1回取っていることで、メンバーの個性を互いに受け入れつつ、円滑なコミュニケーションが取れる場となります。

◆部活・サークル制度で「好きなこと」を共有する

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部活やサークルを制度化してコミュニケーションの一貫とする取り組みです。
社内で同じ趣味を持った人同士を集めて結成します。
部署を超えたつながりが出来るため、社内のフラットな雰囲気作りに効果的です。
スポーツ系の部活は交流にも体を動かすにもぴったりですが、「ハンドメイド部」や「カメラ部」などの文化系の部活や「日本酒研究会」「サバゲー部」など趣味に寄った部活を作ると、より社員が参加しやすくなります。
社内の共有ツールや掲示板などで活動を活発にアピールして、新しい社員を巻き込んでいくと部内だけのコミュニケーションのとどまらず、会社全体を活気付けることができます。

とはいえ、業務外の時間活動がメインだとなかなか活性化しないこともあります。会社として活動にかかる費用をある程度負担し、部活ごとに「月の活動費2万を上限」「年の始めに10万円を支給」など、ルールを決めて部費を支給することで、部のモチベーションも上がります。

例:熱心に活動する部活に会社から活動費を支給

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https://www.zenken.co.jp/blog/hrpr/10704

全研株式会社では、社員が個人的に集まって行っていた活動に対して、熱心に活動している6つの部活から優先的に活動費を支給することにしたそうです。
これまで自費で活動していたものを会社から支給することで、講習会への参加や必要器具の購入などにあてることができ、さらに部活が活性化する効果があります。部員のモチベーションも上がり、いい循環が出来るため、多少のコスト覚悟での部費支給をオススメします。

◆社内コミュニケーションツールで効率的に文化を作る

メールやチャットだけではなく、SNSやウェブを使ったコミュニケーションツールを社内に取り入れる企業も増えてきました。外回りの多い業種や、支部のある会社にはもちろんオススメですが、同じ場所で仕事をしている会社でも、1つ部署が違うと何をしているか、どんな人がいるのかは意外にもわからないもの。

こうしたツールを使って「部署では今こんな取り組みをしています」や「自分が何を考えているか」などを発信していく文化を作るだけで、社内のコミュニケーションの問題が一気に解決することもあります。

Facebookで企業コミュニティを作るというのも、すぐに始められる1つの手です。

ですが、近年「社内用SNS」や「WEB社内報」などの社内のコミュニケーションに特化したツールが出てきました。こうしたツールは社内コミュニケーションに特化しているため、Facebookなどの一般的なSNSでは出来ない各社員の更新の管理や企業オリジナルのカスタマイズが可能なため、コミュニケーションの文化作りの土台としてはおすすめです。

 

ここでは、社内コミュニケーションの活性化を目的とした場合に、単なる業務的なやりとりではなく、人材のフォローにも目を向けているおすすめのツールをとその特徴をご紹介します。

◇&LIFE

http://syarala.jp/service/

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社内の部署毎の活動や、社員のオフの様子等の情報をみんなで共有する事が出来る社内SNS。 社員の初期プロフィールを反映させた状態で開始することが出来、また企業ごとに使い方を提案する専門の担当者がつくサポート体制があるため導入しやすいシステムです。 利用状況を管理し更新していない人にアラートを出せたり、更新した記事をピックアップして紙の社内報として出力できる便利なサービスもあります。 専用アプリとWebで見ることが出来ます。写真を中心にしたデザインがスマートで、見やすい画面になっているのも魅力。

◇Talknote

https://talknote.com/

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利用企業数の実績が多いメール・チャットの機能などを一括化できる社内SNS。メッセージの「既読/未読」が分かる機能や、スタンプ・イイネを押す機能があり、ラフなコミュニケーションもとりやすくなっています。コミュニティごとにスレッドを立ててトークを投稿します。
コミュニケーション量やアクセス時間帯などの傾向を解析し、異常値が発見されたメンバーをお知らせする機能もついており、システムを効率よく回すことが出来ます。

◇エアリー

http://airy.net/special/

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用途によって、研修と連動して利用できる内定者・新卒向けのサービスと、育児休暇中のスタッフなどともコミュニケーションが出来るサービスの2パターンが用意されている社内SNSです。
「コミュニティ」機能として、育児休暇中のスタッフ様子・悩み・相談を行うようなダイバーシティに特化した機能があったり、どのコミュニティのやりとりも管理者が把握する事ができるので、求職者に対するフォロー状況などが確認できます。
新卒内定者や、育児休暇中の社員など、社内以外の人材をフォローする機能も充実しているため、企業に合わせて使い方を選択することが出来る魅力があります。

 

3、コミュニケーションを活性化させるためのオフィスの作り方

イベントや制度など様々な取り組みはもちろんですが、レイアウトを変える、社員が会話できるスペースを作るなど、オフィスの環境づくりでもコミュニーションを活性化させることが出来ます。
この章では、コミュニケーションを促進するオフィスの環境づくりに関わるアイデアをご紹介します。

◇場所を取らない「マグネットスペース」を作る

「マグネットスペース」とは、その名の通り、人が自然と引かれ集まるスペースのことです。
そして、それは必ずしも「休憩室」や「会議室」でなければならないわけではありません。
使われていない場所にコーヒーサーバーを置いたり、プリンターが設置されている場所に社内掲示版を設置するなどしてマグネットスペースを作ればよいのです。
「最近忙しいの?」「今日の服、おしゃれですね」など、ちょっとした会話を生み出すことは、他の部署の動向を知ったり、上司と部下の距離を縮めるきっかけになったりします。
ちょっとした工夫で、こうしたスペースを有効活用できるようになります。

例:カフェスペースを設置する

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http://www.rosei.jp/jinjour/article.php?entry_no=55957
スペースが少ない会社でもおすすめしたいのが、ちょっとしたカフェスペースを作ることです。
休憩がてら、コーヒーを注ぐついでに通りがかる人と話をしたり、リーダーが「休憩しよう!」と部下に声をかけて集まったりすることで、業務よりもラフな会話を増やすことが出来ます。
棚などにサーバーを置き、2、3個椅子を置くだけでも社員が集まるスペースになります。

例:コピー機に拠点中継のモニターや掲示板を設置する

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http://ameblo.jp/designers-office/entry-11954876394.html

どんな企業でもマグネットスペースとなりやすいのはコピー機前。プリント待ちの間や、印刷物が重なった場合などに自然と会話が生まれる場所です。さらにここに一工夫するということで、各拠点を繋ぐモニターを設置しています。
コピーを取りに通りがかるたびに、離れた場所で仕事をしている仲間が頑張っている姿を見てモチベーションを上げたり、ビデオ電話で手を振り合ったりすることで、「同じ会社で働いている」一体感が生まれます。
また、掲示板を設置している企業もあります。会社のイベントの開催予定や、社内報を掲示すると、そこに滞在する時間が長くなり、会話が生まれやすくなるためです。

◇リフレッシュスペース・ミーティングスペースを充実させる

上のものから、さらに一歩踏み込みたい場合はリフレッシュスペースやミーティングスペースの環境を充実させることがコミュニケーションの活性化に効果があります。
このところ、リフレッシュルームやミーティングスペースを作ることに力を入れる企業が増えてきました。コミュニケーションの重要性が注目される中、社員がリラックスしながら会話を楽しんだり、肩肘張った会議ではなくアイデアを出し合う打ち合わせを行う必要
が出てきたからです。
社員が利用しやすいスペースにするために、内装を凝った空間にしたり、本棚などを導入したりと工夫は必要になります。
リフレッシュスペースの作り方は下記の記事をご覧下さい。

ベンチャーの工夫満載!社員の居心地が飛躍的に良くなるリフレッシュルーム50選

例:ファミレス風のシート席を用意して、仕事もコミュニケーションも捗る空間に

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こちらのオフィスでは、おしゃれなファミレス風のシート席を用意しています。
ランチタイムや社内のイベントの際に人が集まるもはもちろんですが、集中した作業や打ち合わせも行いやすく、仕事中も利用していいのだとか。
こうしたリフレッシュ目的のスペースは「サボりだと思われる」という理由で社員になかなか利用されない問題がしばしばありますが、導入している会社の多くは「仕事も出来る」という印象を持たせることで、自然と社員が利用しやすくする工夫をしています。

例:ちょっとした会議がすぐできる、スタンドミーティングスペース

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http://www.huffingtonpost.jp/best-team-of-the-year/frema-app_b_4850691.html

ちょっと打ち合わせしたいけど、腰を据えてやるようなものじゃないし…という時にスタンディングで打ち合わせをするスペースがあると便利です。廊下でたまたま会った別部署のメンバーと「あのプロジェクトどう?」と話しているうちにアイデアがたくさん出てきたり…という、ラフな会話から生まれるアイデアが突破口を開くこともありますよね。

◇フリーアドレス制度の導入

固定の座席を作らず、ノートPCなどを持って毎日好きな席で仕事ができるようにする制度を「フリーアドレス」と呼び、年々導入する企業が増えています。
もともとスペース効率を重視するオフィスや外勤が多い業種で取り入れられることが多い制度ですが、コミュニケーション活性化にも効果があるのです。
固定の座席でないため、毎日周りの席の人が変わり、様々な人と近くで仕事をすることが出来ます。また、フリーアドレス制は座席の「島」ごとの区切りやパーテーションによる区切りも無いため、オフィス全体がオープンでコミュニケーションが取りやすいのです。
フリーアドレス制について、詳しくは下の記事をご覧下さい。
http://ashita-office.com/free-address-office-4476

例:システムで席決めする、アメーバのようなフリーアドレスオフィス

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https://www.shigotoba.net/meet/office/details/54.html
アメーバのようにグネグネとしたフリーアドレスデスクを使っているオフィスです。
この会社は席決めシステムを導入しているので、広いオフィス内で、毎日違う席に違う人と一緒に座ることになります。席決めシステムがあると自動で割り振りがされるため、同じ席に座る人がいなくなり部署を超えた様々な人と一緒に仕事が出来ます。
一見して見渡せるオープンなオフィスも風通しのいい印象です。

例:大企業も導入するフリーアドレス制度

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http://hrnabi.com/2014/07/25/2102/
こちらは株式会社ドワンゴのオフィス。人の管理が大変そうな大企業でもフリーアドレス制は用いられています。社内SNSやチャット等が進化して、PCひとつで連絡が取れるようになった今、同じ部署が同じ部屋で仕事をする必要が薄れてきているのかもしれません。
同じデスクに座る部署はバラバラ、必要な時は別に集まって打ち合わせを行う、と言う形で業務を進めています。

 

4、まとめ

長時間労働やパワハラなど、様々な企業の内部問題が注目されています。
社内コミュニケーションは、これからの時代はますます重要視されていく要素となるでしょう。
社内のコミュニケーションが円滑になると様々なメリットがあり、各企業はツールの導入やイベント・研修の企画など工夫を凝らしています。
この記事では、すぐに取り入れられるものもご紹介しました。
明日からコミュニケーションを意識して改善するための参考になれば幸いです。

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