【例文つき】手順を押さえて移転のお知らせをスムーズに!

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る
cc543bb4ed5e3863cb77e187412c49ed_s

事務所の移転で、必要不可欠な「移転のお知らせ」。
会社の信用に関わるため、漏れなく、でも出来るだけ簡単に済ませたいと思っている人は多いのではないでしょうか。
ただでさえバタバタしている移転準備の中、移転のお知らせは意外と手間がかかるので、送付先に漏れが出たり、案内が遅れたりといった落とし穴があります。
そうならないためにも、この記事でポイントをしっかりおさえ、はがきやホームページなどの媒体別で使える例文を参考に、スムーズに移転のお知らせを出しましょう。

目次
1.移転のお知らせを出す時期
2.移転のお知らせの流れ
3.移転のお知らせ例文集
3-1.書面用
3-2.貼り紙用
3-3.ホームページ用
4.移転のお知らせを依頼出来る業者紹介
5.まとめ

1.移転のお知らせを出す時期

移転のお知らせは「挨拶状」や「移転通知」などと呼ばれることが多く、取引先やお客様に事務所が移転したことを知らせる書面です。
手書きではなく、パソコン、ワープロで作成した文書をFAXしたり、挨拶状を郵送で送付する場合がほとんどです。

移転のお知らせを出す時期は非常に重要です。
特に取引先の場合は、請求書、納品書といった伝票の住所や、商品の納品先住所など、すべてが変更になるため、遅くとも3週間~1ケ月前には先方にお知らせするのがマナーです。
このスケジュールに間に合うように、移転日の2~3ヶ月前から準備を始める必要があります。

2.移転のお知らせの流れ

移転のお知らせの準備には2~3週間かかると見て良いでしょう。
以下が、移転のお知らせの流れになります。

① 通知に必要な情報を確定させる
移転のお知らせには、新住所、新電話番号、FAX番号、代表者氏名を必ず記載します。
既存のビルに入居する場合は新住所がすぐに確定するので問題ありませんが、新築ビルの場合は要注意です。住所の確定が遅くなるケースもあるので、建設会社や設計事務所に確定時期を確認しておきましょう。
電話番号の取得はだいたい1週間~10日程の日数がかかります。移転案内作成に必要な情報がいつ確定するか、担当者と連携をとってお知らせ時期に間に合うようにしましょう。

② 送り先をリストアップする
移転のお知らせを送る先をリストアップします。各部署に、取り引きのある企業を全てリストアップしてもらいヒアリングする方法が最も効率的でしょう。これには、何名かに協力してもらう必要があります。郵送の場合は会社名と住所、代表者名のリストアップが必要です。
エクセルなどのシートで管理している場合は別ですが、名刺からデータを起こす必要がある場合非常に時間がかかるので注意しましょう。
今は、名刺をスマホのカメラなどから手軽にデータに起こせるツールがあるので活用しましょう。以下のサイトを参考にして下さい。

▼今からでも遅くない!手軽で便利に進化し続ける名刺管理ツールを徹底比較!
http://www.bk.mufg.jp/houjin/riseupclub/2015/03/post-136.html?readmore=1#main

移転のお知らせは、取り引きのある企業全てに送付するのが好ましいです。
1度名刺交換をしたことのある取引先にも出していると数が多すぎて余裕がない、という場合は普段取り引きのある企業に絞り、あとはホームページでの告知を見てもらうようにしましょう。

③ 文面やデザインを考える
送る時期、送付先を決めたら、いよいよ「どういった手段で」お知らせするのかを決めます。
一般的には、書面として郵送することがほとんどです。
最も望ましいのは取引先に対する正式なご挨拶、メールやFAXによる取引先の実務担当者への通知、ホームページでのお知らせを全て行うことです。
書面での挨拶は封筒に入れての送付が多いですが、企業によっては通知をハガキで行うこともあります。
以下で通知を出す手段と、その手段を使う場面を見て行きましょう。

・書面の郵送…取引先や顧客などに向けた正式な挨拶状が主流。二つ折りのカードやハガキ、また請求書などに同封するA4サイズなど形は様々。企業の場合は代表宛か社名御中にする。
・FAX…普段取り引きをする実務担当者向けの通知として。
・メール…実務の担当者や顧客への通知として。デジタルのため管理しやすい。
・ホームページでのお知らせ…お客様など、サイトを見てくれる方向け。リアルタイムで情報を届けられる。
・貼り紙…同じビルの入居者や、店舗のお客様などへの案内として。実際に訪問する人向け。

目次2の例文を参考にして、お知らせの文面を考えましょう。また、ハガキで出す場合はデザインを考える作業も発生します。書面やFAX、メールなど、どの媒体で送るのかによって、文面も使い分ける必要があります。
移転後すぐに挨拶状とは別に年賀状や暑中見舞いなど季節の挨拶を送る場合には、「去る○月○日に事務所を移転いたしました」等、移転後の住所をフォローしておきましょう。

④ 封をし、投函する
お知らせの内容が決まったら、いよいよ投函です。
住所は手書きよりも印刷のほうが効率的です。数があまりにも多い場合は封とじなどを複数人に依頼して、効率的に作業しましょう。
移転後すぐに年末年始を迎える場合には、挨拶状とは別に年賀状などで「去る○月○日に事務所を移転いたしました」等、移転後の住所をフォローしておきましょう。

“コラム:送り先に関するトラブル”

当社で前に動きがあった際には、一番やりとりの多い方に宛先を聞いて送りました。
ただ、それなりに上の方の職位の方に送ることとなったために同じ部署でも知らない人がでてきたり、聞いた方とは違う部署には連絡していないことになってしまいました。
情報が伝わらなかった方からは「聞いていない」と言われてしまいまして、説明をして理解はしてもらえましたが不満を持たれてしまったようです。総務の森:http://www.soumunomori.com/room/thread/trd-167644/

取引先に送付する場合、社長宛に送るのが基本ですが、社長やある程度上の立場の方に送る場合は実務担当者まで届かない可能性もあるため、社長宛に正式な挨拶状を送った後、実務上付き合いのある担当者にFAXやメール、電話などで移転のお知らせをするとより安心です。
取り引きの多い担当者が複数いる場合は、その部署の部長クラスに送付するか、部署をまたぐ場合は部長クラス全員に念のため送るのが良いでしょう。

3.移転のお知らせ例文集

ここでは、そのまま使える媒体別の移転のお知らせの例文をご紹介します。
メールの文面はこちらのリンクを参考にして下さい。
移転のお知らせは準備が肝心!ポイントとすぐに使えるメールテンプレート

3-1.書面用

ここでは、挨拶状やはがき、FAXなどで使うことの出来る最も一般的な挨拶の例文をご紹介します。
取引先への正式な挨拶状となりますので、丁寧な表現を心がけましょう。くれぐれも、誤字脱字には注意して下さい。
ビジネス文書でのマナーとして頭語と結語(「拝啓」+「敬具」)、時候の挨拶を入れることも忘れないようにしましょう。

事務所移転のお知らせ

拝啓 新緑の候 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて このたび 弊社は 左記(下記)に移転することになりましたので
謹んでご案内申し上げます
これを機にさらに業務の充実を図り、皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねてまいる所存です。
今後とも倍旧のご支援、ご愛顧を賜りますよう、宜しくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中にてご連絡申し上げます
敬具
平成○○年○○月○○日

新所在地:
〒●●●-●●●●
●県●●市●●町●-●-●●
電話. ●(●●●●)●●●●(代表)    FAX. ●●(●●●●)●●●●

株式会社●●●●●●●
代表取締役 ●● ●●

“コラム:時候の挨拶一覧表”
時候の挨拶は、季節を表わす言葉をさします。
挨拶状の場合は「〇〇の候」といった簡単な表現で問題ありません。
下の表で、移転時期に該当する挨拶を確認して下さい。
1月の慣用表現  初春の候/新春の候/厳冬の候/厳寒の候/頌春の候
2月の慣用表現  立春の候/春寒の候/余寒の候/残雪の候/梅鴬の候
3月の慣用表現  早春の候/春分の候/浅春の候/軽暖の候/仰梅の候
4月の慣用表現  春暖の候/陽春の候/仲春の候/春和の候/桜花の候
5月の慣用表現  新緑の候/薫風の候/立夏の候/晩春の候/新茶の候
6月の慣用表現  向夏の候/入梅の候/梅雨の候/初夏の候/長雨の候
7月の慣用表現  盛夏の候/酷暑の候/猛暑の候/炎暑の候/酷夏の候
8月の慣用表現  残暑の候/晩夏の候/立秋の候/晩暑の候/秋暑の候
9月の慣用表現  初秋の候/新秋の候/秋冷の候/新涼の候/名月の候
10月の慣用表現  仲秋の候/秋涼の候/紅葉の候/錦秋の候/朝寒の候
11月の慣用表現  晩秋の候/向寒の候/涼冷の候/夜寒の候/落葉の候
12月の慣用表現  初冬の候/師走の候/寒冷の候/冬至の候/初氷の候
出典:http://web.ydu.edu.tw/~uchiyama/bsaku/jikou.html

 

3-2.貼り紙用

ビルのロビー、掲示板などの目立つところに掲示するための文面です。転居前、転居後のどちらの場所にも使えますが、転居前の場所には次の入居者が入居するまでの期間しか掲示できないので注意しましょう。
書面での正式な挨拶とは違い、手紙用の頭語結語や時候の挨拶は不要です。
わかりやすい地図を入れるのがベターです。

事務所移転のお知らせ

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社●●●●株式会社は○○月○○日をもちまして事務所を下記に移転することになりました。
新事務所での営業は◯◯月◯◯日より開始の予定でございます。これを機に社員一同気持ちを新たにし、皆様のご信頼にお応えできるよう倍旧の努力をしてまいる所存でございます。
今後とも一層のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。

新所在地:
〒●●●-●●●●
●県●●市●●町●-●-●●
電話. ●(●●●●)●●●●(代表)    FAX. ●●(●●●●)●●●●

【地図】

株式会社●●●●●●●
代表取締役 ●● ●●

“コラム:移転先の地図”
移転のお知らせには、所在地付近の地図を作成し添えると、より丁寧です。
Google Mapを使ってカンタンに作成できるサービスがありますので、ぜひご活用ください。
▼『無料地図作成!0円のマップ屋さん』  http://www.egmap.jp/
使い方は住所を入力して、地図のサイズや矢印の色を指定し、会社名などの情報を入力するだけ。フォームに沿って入力すればすぐに作成ができます。急な移転のため、地図を作成している余裕がない場合は
●●駅から徒歩●分
という情報だけでも記載しておけば相手にも親切です。

 

3-3.ホームページ用

ホームページでの挨拶の場合は、メールと同様に端的に情報がわかるようにしましょう。
また、問い合わせが多い企業の場合は電話が繋がらなくなるといった注意書きがあるとより親切です。

事務所移転のお知らせ

この度弊社は●月●日に下記住所に移転し、新事務所において営業を開始する運びとなりましたのでご案内申し上げます。
また、移転に伴い電話番号・FAX番号が変更となります。

1.新住所
〒●●●-●●●●
●県●●市●●町●-●-●●
2.新電話番号
●(●●●●)●●●●(代表)
3.新FAX番号
●●(●●●●)●●●●
4.業務開始日時
平成●●年●●月●●日(●)●●時より

●月●日が引っ越し作業となり、9時~11時まで電話が不通になります。
皆様にはご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解ご協力の程よろしくお願い申し上げます。

何卒 今後とも一層のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。

4.移転のお知らせを依頼出来る業者紹介

移転のお知らせは、時間も手間もかかるもの。もしも人手や時間の関係で社内で作成することが出来ない場合は、専門の業者に頼んでしまうのも手です。移転のお知らせを依頼出来るおすすめ業者をご紹介します。

▼挨拶状.com Professional
http://www.aisatsujo.com/

11個の移転挨拶状のテンプレートから、自社に合うものを選んで発注出来ます。封筒に入ったカードやハガキなどの形状も豊富。
宛名印刷や最短校了後当日出荷の特急仕上げなど、早く仕上げたい場合にも助かるオプションが充実しています。
封筒付き挨拶状100枚:10,584円

▼良いあいさつ状.com
http://e-aisatujo.com/

WEBやFAXのフォームから注文し、最短翌営業日の発送が可能です。+3営業日で宛名印刷サービス、+1営業日で地図作成を請け負ってもらえる業者です。
校正は何回でも無料なので、慎重に検討したい人にもおすすめできます。
封筒付き挨拶状100枚:10,090円

▼ビジネス挨拶状印刷.com
http://b-aisatsujo.com/

最短翌日発送で対応可能。面倒な打ち合わせなどはなく、パソコンで自由に編集できるので仕上がりのイメージを確認できるので、送付していたものがイメージと違うといった心配もありません。発注は全てWEB上で20分程度で完了します。
封筒付き挨拶状100枚:6,500円

5.まとめ

この記事では、移転のお知らせをスムーズにするための準備と例文集を紹介しました。
流れを把握して自社で行う方法と、業者へ依頼してより効率的に行う方法、自社に合った方法を選んで、漏れなく簡単に移転のお知らせを行いましょう。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る

SNSでもご購読できます。

コメントを残す

*