移転のお知らせは準備が肝心!ポイントとすぐに使えるメールテンプレート

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る
fb3e29ca2e54c90c607b1a3525ea8c92_s

オフィス移転時は大慌て!取引先へのご挨拶を忘れていませんか?

 

移転前はアレコレとやらなければならないことが山積みとなって大変ですよね。

ですが大事な書類が届かない、電話をしたのに繋がらないなどのトラブルがあっては企業の信用にも響きます。そうしたトラブルの発生を防ぐには<1ヶ月前>に取引先や関係各所への移転のお知らせをするのが良いでしょう。

 

「移転のお知らせ」をする際に重要なのは、事前の準備です。ここでは、その事前の準備でのポイントから、そのまま使える「移転のお知らせ」メールテンプレート、更には移転祝いをいただいた際の対応方法まで段階に沿ってご紹介します。

 

  1. 移転のお知らせは“1ヶ月前”に行いましょう!
  2. すぐに使える!「移転のお知らせ」メールテンプレート
  3. メールに新社屋案内図を添えて、丁寧な印象をアピール
  4. BCC、送信エラーに注意!送信後のポイント
  5. 移転祝いの返礼は1ヶ月以内に!返礼時のマナーとポイント
  6. まとめ

1.移転のお知らせは“1ヶ月前”に行いましょう!

オフィスを移転した際の「お知らせ」は1ヶ月前、遅くても10日前に行うのが一般的です。

メールはその日の内に相手に届く点がメリットですが、相手がそれを確認するのが当日とは限りませんよね。相手がメールを確認するタイミングを計り、なるべく早めに送るのが良いでしょう。
移転の1ヶ月前でのメール送信を目安に、逆算しながら以下のような事前の準備を行いましょう!

・「移転のお知らせ」に盛り込む新住所、新電話番号の手配

移転のお知らせには、新住所、新電話番号、FAX番号、代表者氏名を必ず記載します。

<ワンポイント!>
既存のビルに入居する場合は新住所がすぐに確定するので問題ありませんが、新築ビルの場合は要注意です。住所の確定が遅くなるケースもあるので、建設会社や設計事務所に確定時期を確認しておきましょう。
電話番号の取得はだいたい1週間~10日程の日数がかかります。移転案内作成に必要な情報がいつ確定するか、その担当者と連携をとっておくことが重要です。

・「移転のお知らせ」の発送する先の選定

「移転のお知らせ」の案内は関係する各所、取引先全てにお送りしましょう。今後もお付き合いや取引のある相手ですから、送付漏れのないように注意してください。

事前の準備で手間取るのが、送信先の宛名とメールアドレスリストの作成です。
関係する全部署の社員に宛先のリストを作成してもらわなければならないので、全部門への協力をお願いする必要があります。なかなかリストが送られて来ない状態が想定されるので、余裕のあるスケジュールを組み、早めに依頼しておきましょう。その際、「移転日の1ヶ月前には、移転案内を送信したい旨」も必ず伝えると良いですね。依頼後にスムーズにリストを回収することができます。

<ワンポイント!>
急遽の移転で「どうしても移転のお知らせの発送先の選定が間に合わない!」という場合は「取り急ぎ、直近で取引のある取引先や取引担当者にメールを送信し、郵便物と宅急便の転送届けを出す」という手もあります。

転送届けをする際に必要な書類は以下の2つです。

①社員証、各種健康保険証など窓口へお越しになる方と会社との関係が分かるもの
(転居届の「届出人氏名印」欄には、代表者の氏名の記入および押印をお願いします。)
②旧住所確認のための官公庁が発行した住所の記載があるもの

詳しい転送サービスについては、ページ下方の「郵便・宅配物の転送サービスを利用する」にて詳細を説明していますので、そちらをご参照ください。

2.すぐに使える!「移転のお知らせ」メールテンプレート

メールのテンプレートも事前に準備しておけば、送信時もスムーズです。
そのまま使えるテンプレートをご用意しましたので、ご参照ください。

・そのまま使えるテンプレート(●部分を修正してください)

 

件名:事務所移転のお知らせ

 

本文:

いつも大変お世話になっております。

株式会社●●の●●●●です。

 

さて、このたび小社は平成●●年●●月●●日から、下記の通り移転することとなりましたので、ご挨拶を兼ねましてお知らせいたします。

 

これを機にさらに業務の充実を図り、皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねてまいる所存です。

今後とも倍旧のご支援、ご愛顧を賜りますよう、宜しくお願い申し上げます。

 

まずは略式ながらメールにてご連絡申し上げます。

 

===================================

1.新住所

〒●●●-●●●●

●県●●市●●町●-●-●●

2.新電話番号

●(●●●●)●●●●(代表)

3.新FAX番号

●●(●●●●)●●●●

4.業務開始日時

平成●●年●●月●●日(●)●●時より

 

●月●日が引っ越し作業となり、9時~11時まで電話が不通になります。

恐れ入りますが、その間のご連絡は下記の携帯電話へいただきますよう

お願いいたします。

 

以上

===================================

———

署名

———

 

<ワンポイント!>
移転直後に新電話番号へのコールが集中してしまい、通常業務に支障が出てしまうケースがあります。これを避けるには、部署ごとの電話番号または、担当者の連絡先を差し込むようにしましょう!

 

3.メールに新社屋案内図を添えて、丁寧な印象をアピール

 

メールにはテキストメールとHTMLメールの二種類がありますが、ビジネスの場ではテキストメールが主流です。HTMLメールはメルマガで利用されることが多く、受信自体をブロックしている可能性もあるので、移転のお知らせはテキストメールで送るようにしましょう。

 

しかし、ビジネスの場におけるメールの利用が当たり前になったとはいえ、テキストのみのメールでは「相手に事務的な印象を与えるのではないか?」という不安もありますよね。

その場合は、一手間を加える、一言添えるだけで相手への印象も変わります。

・移転先の所在地付近の地図を添える。

所在地付近の地図を作成し添えると丁寧で、相手にもいい印象を与えます。また取引先の方が実際に新しいオフィスにおいでになる際にも活用することができます。地図作成には、Google Mapを使ってカンタンに作成できるサービスがありますので、ぜひご活用ください。

『無料地図作成!0円のマップ屋さん』  http://www.egmap.jp/
使い方は住所を入力して、地図のサイズや矢印の色を指定し、会社名などの情報を入力するだけ。フォームに沿って入力すればすぐに作成ができますので、便利です。

地図を添付する際には
画像にて新社屋までの案内図を添付いたしました。ご来社の際には、こちらをご参照くださいませ。

などの文章をメール本文中に挟むようにいたしましょう。
急な移転のため、地図を作成している余裕がない場合は

●●駅から徒歩●分

という情報だけでも記載しておけば相手にも親切です。

4.BCC、送信エラーに注意!送信後のポイント

移転のお知らせメールを送信した後に注意しておくポイントをまとめました。

・送信エラーのメールがないかを当日中に確認する!

一斉送信をした際によくあるのが、送信先の1つから「送信エラー」で戻ってきてしまうケースです。この送信エラーメールをチェックしておかないと、送信エラーで戻ってきたアドレスには「移転のお知らせ」が届いていないことになってしまいます。それがたとえ送信した中の1つだけだったとしても、相手には失礼な印象を与えてしまいますよね。連絡ミスがあってはいけません。送信して終わり!ではなく、しっかり受信ボックスもチェックしましょう。

・郵便の転送サービスを利用する

「移転のお知らせ」を送り、相手にも受信が完了されているものの、もしかしたら相手が前住所に書類や荷物を送ってしまうことがあるかもしれません。
その場合の郵便物や宅配物の未着や紛失を防ぐために、急遽移転する際のワンポイントとしても紹介した「郵便・宅配物の転送サービス」をぜひ活用してください。

転送されてきた郵便、宅配物の送り主は「移転のお知らせ」を確認していない可能性が大きいです。その際には、送り主へ再度「移転のお知らせ」をご案内するようにしてください。

転送サービスを利用できる2社をご紹介します。

①郵便局(https://www.post.japanpost.jp/service/tenkyo/

申し込みから1年間に旧住所に届いた郵便物、ゆうパックなど日本郵便が扱うすべてを新住所へ転送してくれるサービスです。
郵便局の窓口にて以下の2点を持参し、申し込みをしてください。
・社員証、各種健康保険証など窓口へお越しになる方と会社との関係が分かるもの
(転居届の「届出人氏名印」欄には、代表者の氏名の記入および押印をお願いします。)
・旧住所確認のための官公庁が発行した住所の記載があるもの

転送期間は原則1年間ですが、再度窓口にて手続きをすれば1年間延長することも可能です。その際にも申し込み時と同じ上記2点を持参してください。

①ヤマト運輸(http://www.kuronekoyamato.co.jp/tenkyo/tenkyo.html

こちらも申し込みから1年間に旧住所に届いた宅急便を新住所へ転送するサービスです。このサービスを利用するには、必ず郵便の転送届けをしている必要があるので注意しましょう。

申し込み方法は「申込書を記入する方法」と「ホームページ上から申し込む方法」の2通りあります。申込書を記入する際には営業所もしくは担当のセールスドライバーに伝えて、申込書を受け取りましょう。ホームページ上から申し込む場合は、クロネコメンバーズに登録し、マイページから申し込みをすることができます。

上記以外の宅配業者では、残念ながら転送サービスを行っていません。
新住所へ送る場合は荷主の了承を得てから、再度発送をしなおすことになるので、配送料が余分にかかってしまいます。営業所止めをお願いするなどして、対策をしましょう。

5.移転祝いの返礼は1ヶ月以内に!返礼時のマナーとポイント

オフィスの移転をした際に移転祝いが届いたら、返礼をしましょう。
お祝いをいただいた「1ヶ月以内」に行えば相手にも失礼がありません。
もし事情があって、返礼が遅れてしまった場合には「本来ならばすぐにでもお礼を申し上げるべきところでしたが、お礼が遅くなってしまいました。心よりお詫びいたします。」などの一文を添えて、返礼をするようにしましょう。

・返礼の方法について

①まずは移転祝いを頂いたお礼状を書きましょう。お祝いを頂いた場合のお礼はメールではなく書面で送るようにしましょう。送り先の宛名のみ空欄にしたテンプレートを準備しておくと、すぐに返礼を行うことができますね。
文例は以下を参考にしてください。

 

株式会社●●
●●●●様
拝啓、●●の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、過日は弊社の事務所移転に関しまして、ご祝辞を賜り、誠にありがとうございます。
皆様のご期待と励ましに答えるべく、社員一同更なる精進をする所存でございます。
何卒、今後とも一層のご支援、ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
本来、拝顔にてご挨拶申し上げるべきところではございますが、まずは取り急ぎ書中をもって御礼申し上げます。
敬具

平成●●年●●月●●日
株式会社●●
代表取締役社長●●
社員一同
〒●●●-●●●●
●●県●●市●●町●-●-●●
電話番号/●●(●●●●)●●●●(代表)
FAX/●●(●●●●)●●●●

 

 

②お返しの品(または記念品)の金額は、お店の規模や、お祝いを頂いた人との間柄によって異なりますが、お祝いの半額~1/3程度のものが良いでしょう。

お返しの定番には、社員の方が休憩時間にいただけるような「菓子折り」、またはオフィス内で利用できる「タオル」や「グラス」などの金額の軽い実用品があげられます。

とはいえ、できるなら相手が欲しいと思うものを贈りたいですよね。
そういった場合は内祝い用のカタログギフトもおすすめです。カタログギフトはデパートや百貨店の贈答品・ギフト売り場でも取り扱いがありますので、お近くの売り場で聞いてみても良いですね。

『開店祝いドットコム』
http://e-kaiteniwai.com/SHOP/113575/list.html

・返礼のタブー!

金額や差額がはっきりわかってしまう現金や商品券での返礼は、親しい間柄やご希望があった場合以外は基本的に避けましょう。また、香典返しでよく使われる「緑茶」もご年配の方などに対しては避けた方が無難です。
ハンカチは漢字で「手布=テギレ」と表し、「縁を切る」ことを想起させるため、返礼ではおすすめされません。中にはあまり気にしないという方もいますが、今後もお付き合いをしていく取引先が相手ですから、十分注意をしましょう。

・熨斗は黒字で「内祝」、水引は紅白の蝶結びで

事務所移転、店舗移転祝いのお返しギフトに熨斗(のし)をつける場合は「内祝」と黒の毛筆、筆ペン、サインペンで書きましょう。黒ボールペンや万年筆は字が細くなるためマナー違反といわれていますのでご注意を。
水引を結ぶ場合は紅白で、結び方は何度あっても良い場合に使用する蝶結びが良いでしょう。

6.まとめ

オフィス移転の案内メールを送る際のポイントは以下の3つです。

・オフィスの移転のお知らせは1ヶ月前に行う。
・そして事前に余裕をもった準備を行う。
・送信エラーのチェックや転送サービスを活用して、移転のお知らせの周知漏れを防ぐ。

移転の際には業務が多く、つい見落としがちですが以上のポイントを抑えれば、スムーズに「移転のお知らせ」を送ることができます。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る

SNSでもご購読できます。

コメントを残す

*