オフィス業務効率化のレイアウト方法

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る
d039fa41ff0e33b9498b0350bc93153d_m

あなたのオフィスで、スペースの効率が悪くて活用できていない、またレイアウトのせいで無駄な仕事が発生していると思ったことはありませんか?

オフィスのレイアウトを変更するだけで、今まで使えていなかったスペースを効率よく使用してオフィスの人員を増やすことが出来たり、
社員の動線やモノの配置が変わって業務効率を上げることが出来ます。
逆に、レイアウトを失敗すると無駄な移動や作業が増えたり、社員の作業環境が狭くなって仕事の効率が落ちてしまいます。

この記事では、事例を交えながら業務効率を上げるレイアウトについて、ゾーンの考え方やスペースの使い方までご説明します。
自社のレイアウトを見直して、オフィスでの業務効率を上げましょう。

 

1 業務効率が良くなるレイアウト
    1.1 よく使われるレイアウト例
    1.2 各スペースのレイアウト配分
    1.3 隣接した方がいい部署間
2 限られたスペースに何人入るのか
    2.1 デスクの稼動領域(一人当たりの業務スペース)
    2.2 通路の稼動領域
    2.3 どのくらいの人数が入るのか
3 会社でなぜ無駄な仕事が多いのか
    3.1 効率のいいレイアウトとは
    3.2 現状の見直し
4 まとめ

1 業務効率が良くなるレイアウト

レイアウト配置にはゾーニングというものがあります。ゾーニングとは、建物の空間スペースに導線・部署などコンセプトにあわせて割り当て、効率的な配置にすることです。

1.1 よく使われるレイアウト例

▼対向式レイアウト:グループワークなど情報連携を重視した一般オフィスの配置です。

01

【メリット】

・社員同士のコミュニケーションが取りやすい。
・デスクとデスクの間に配線を通せるので、 配線処理がしやすい。
・スペース効率がよく、省スペース化が図れる。
・チーム内での管理がしやすい。
・レイアウトがしやすく、レイアウト変更もしやすい。

【デメリット】

・奇数人数に対応できない。
・正面や側面に人が近くに居るのでプライバシーが低い。

 

▼スクール式レイアウト:同一方向にならべる配置で受付、学校や金融機関に多いレイアウトです。

02

【メリット】

・前後左右の人たちとのコミュニケーションが 取りやすい。
・思考作業に打ち込みやすい。
・従業員の管理がしやすい。

【デメリット】

・通路スペースが多く、スペース効率が悪い。
・オフィス機器の配線管理がしにくい。

 

▼背面式レイアウト:デスクを前面に背を向けて座ることにより、コミュニケーションとプライバシー確保ができます。

03

【メリット】

・前方に人がいないので、視線が合わず集中力がアップ
・通路がひとつしかできず、スペース効率がよい。

【デメリット】

・パーティションを使用するため、若干コストアップする。
・管理者の配置が困難。

 

▼左右対称式レイアウト:左右対称型で収納と作業スペースが広く、作業に集中できます。

04

【メリット】

・プライバシーの確保ができる。
・前後左右とコミュニケーションが取りやすい。
・前と横にスペースがある為、 作業スペースを広く取ることができる。

 

【デメリット】

・スペース効率が悪い。
・管理者の配置が難しい。

 

▼フリーアドレス式レイアウト:移動式ワゴンや場所をとらず、人員増加に対応。

05

【メリット】

・幅の広いデスクで、デスク下に脚が無いので省スペースが図れる。
・自由に座りたい所に座れる。

・他部署とのコミュニケーションが取りやすい。

【デメリット】

・管理者の配置が困難。

 

出展元:オフィスレイアウトのポイント|レイアウトを考えよう│対抗式レイアウト│オフィスデザインサーチ

http://www.ds-office.net/point/03a.php

 

 

1.2 各スペースのレイアウト配分

オフィス全体を100として各スペースの配分を考えます。一般的にワークスペースは50~60%の割合と言われています。

06

出展元:安全で快適なオフィスレイアウトの基本 – 実務BOX | MANAGEMENT LEADER

http://www.mng-ldr.com/business/2012/09/07/post-3.php

 

オフィスの機能スペースで必要なのは、業務やそれに伴うオフィス生活に必要なスペースです。

 

  • 一般執務スペース:最も多く業務を行うスペース
  • 役員専用スペース:役員が使う役員室、メイン会議室
  • 業務支援スペース:コピー、FAX、応接室、一般会議室
  • 情報管理スペース:文書保管庫、サーバールーム
  • 生活支援スペース:社員食堂や喫煙室、リフレッシュルーム
  • 交通スペース:通路、廊下
  • 管理スペース:ロッカー、倉庫

07

出展元:OKWave オフィス移転事例

https://www.officemovement.com/house/fr/office/edit/vol56_01.html

 

1.3 隣接した方がいい部署間

先ほどの機能スペースに合わせて、具体的にスペースを割り当てます。

部署や来客者との関係を考慮し、エリアを隣接します。業務によってはデータなど他部署間でのやりとりも計算して隣接した方がいい部署と離した方がいい部署、応接室などは給湯室に近いなど配線も考慮し、部門・エリアを隣接させるといいでしょう。

08

出展元:より快適な環境をつくろう 総務が知っておきたいオフィスレイアウトの基本と応用

http://www.njh.co.jp/magazine_topics2/gt1/

 

また、セキュリティの観点から来客者が入れるスペースと社員のみが入れるスペースは分けた方がよいと考えられています。

 

09

出展元:より快適な環境をつくろう 総務が知っておきたいオフィスレイアウトの基本と応用

http://www.njh.co.jp/magazine_topics2/gt1/2/

2 限られたスペースに何人入るのか

では、どのくらいのスペースに何人入るのか計算してみましょう。まずは、一人当たりの業務スペースを算出してみましょう。

2.1 デスクの稼動領域(一人当たりの業務スペース)

ワークスペースの広さの目安となるのが「社員1人あたりの執務スペース」です。「ワークスペースの面積÷社員数」で計算します。

たとえば、面積73㎡、社員数12人の場合

73÷12=約6.1㎡   1人あたりの執務スペースは6.1㎡となります。

 

オフィスの最少単位は1人当りのデスク範囲。オフィスレイアウトは、このデスクスペースの算出から始まります。

10

出展元:オフィス開設に関するコツ-オフィスのはてな?

http://www.office-hatena.com/kyoten_kotsu/

 

デスク1台の寸法は一般的に幅1000×1400mm、奥行600×800mm。

さらに、人の可動スペースを含めると1人当りの必要スペースは幅1200×奥行1500mmになります。

収納スペースなどもキャビネットサイズに扉の開閉スペースが必要ですので、オフィスの機能に合わせてそれぞれのスペースを算出します。

 

11

出展元:一人当たりのオフィス面積&移転の達人

http://www.relocation-master.com/area.html

2.2 通路の稼動領域

また、廊下や通路など働きやすい環境を整えるには人が通りやすい適切な幅を確保することも大切です。

12

出展元:より快適な環境をつくろう 総務が知っておきたいオフィスレイアウトの基本と応用 | エヌ・ジェイ出版販売

http://www.njh.co.jp/magazine_topics2/gt1/2/

2.3 どのくらいの人数が入るのか

下記は人員増員で16名から20名になった場合のレイアウト変更です。まずは無駄なスペース、通路はないか、見直してみましょう。応接セットからテーブルタイプへ、収納棚を移動式にするだけでオフィスはまだまだ有効活用できます。

13

出展元:オフィスのお悩み解決します。

http://www.dragon-net.co.jp/onayami.html

3 会社でなぜ無駄な仕事が多いのか

これまでの組織構成中心の単一化されたレイアウトから、ワークスタイルに反映したレイアウトが今必要とされています。

業務効率を上げるオフィス作りを工夫している企業は少ないのが現状で、まだ手をつけていない業務がデスクでうもれ、探す時間に費やしたり、必要な時に資料がなくて、またコピーしなおしたり、オフィスを移動するのに、遠回りしなければならないという会社が多くあります。

また、ワークスタイルから楽しさと機能を融合したワークスタイルへの需要が高まると同時に、やセキュリティの強化も必要です。

14

出展元:オフィスレイアウト オフィスレイアウトナビ Presented by 富田商事

http://www.tomita-syoji.jp/keikou/

3.1 効率のいいレイアウトとは

ポイントは2つあります。体制や部署などの連携に活用できる対話がとりやすいレイアウト。

また、会社の運営や業務を効率的に行えるようにするレイアウトです。

大手企業などは重要な情報や知識、社内間の意識改革、方向性の相違などは直接情報を共有し、新たな問題点の発見や情報収集などネットワークを構築することで業務効率をあげています。

 

また、新入社員などの採用により急に人員が増え、レイアウト変更だけでまかなえれば、コストの削減にもなります。大手企業では、席に料金が発生するため、2席に3人座るなどコスト削減をしています。

3.2 現状の見直し

営業であれば、外出も多く、資料が山積みでなくしものが多いとすれば整理しやすい収納のあるデスクや収納棚が必要です。また、情報漏えいの観点から見ても、セキュリティとして万全ではありません。

また、お客様と直接お話をする会社では、余裕のあるスペースが必要です。さらに、お客様の回転率が高いとすれば、バックヤードでは無駄な導線は時間をロスし、お客様を待たせてしまう事にもなりかねません。

スピードを重要と考える会社では、部署間の配置は大事です。情報共有はメールなどでもできますが、急な案件や期限が追われ、すぐに承認が欲しいとなると作業効率をあげるにはレイアウトは大事な業務の一つでもあります。

 

まずは、現状の問題点をあげましょう。レイアウト変更してから気づいたら、なかなか変更するのは難しくなります。リスト化して問題点をあげ、どこから手をつければいいのか現状を把握しましょう。

 

・無駄な仕事が多い

・なくしものが多い

・営業などお客様の出入りが激しい

・机の上が錯乱している。情報漏えいも心配

・後ろとの通路が狭く仕事がしづらい

・スピードが大事な職場だから、収納がわかりやすくしたい

・総務と営業との距離が遠く、業務がとまってしまう

・配線や水まわりが使いづらい

 

4 まとめ

 

この記事では、業務とスペースを効率的にするためのレイアウトについてご説明しました。

オフィスのレイアウトを決めるときは、座席の配置や部署の配置も、それぞれの社員が動きやすい動線を考えることで業務の効率を上げることが出来ます。
無駄な動きをしない分、集中力がアップし、生産性があがり、社員のストレスも減ります。

この記事を読んで、あなたのオフィスもレイアウトを見直し、業務を効率化してみましょう。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る

SNSでもご購読できます。