狭いオフィスを省スペース!フリーアドレス導入のススメ

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皆さんは、フリーアドレスという言葉をご存知でしょうか。
フリーアドレスとは、オフィスに個人固定の席を用意するのではなく、共有のデスクを用意し、それぞれが好きな席で仕事ができるように配慮された執務スペースのことを指します。

脱コミュニケーションレスや、より働きやすい環境にできるフリーアドレスですが、「本当に行っている会社はあるのか」「自社でも効果があるのか」といった面が、気になる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、フリーアドレスのメリット・デメリットから実際行っている事例、導入のポイントまで、フリーアドレスについて深くお教え致します。
フリーアドレスが自社に向いているかを見極め、今のオフィスよりもっと働きやすい環境へとレベルアップしましょう。

目次
1. フリーアドレスのメリット・デメリット
2. フリーアドレスの導入事例10選
3. フリーアドレス導入3ステップ―適合判断・下準備編―
 3-1 自社は向いているか、向いていないか判断する
 3-2 社員全員と意向を合わせる
4. フリーアドレス導入3ステップ―業者依頼編―
5. フリーアドレス導入3ステップ―必須4アイテムの用意編―
6. フリーアドレス4つのQ&A
7. まとめ

1. フリーアドレスのメリット・デメリット

ワークスタイルとして選ばれるフリーアドレスには、そもそもどんなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

<メリット>
①収容人数が増える/省スペースになる
②机周りを整頓する癖がつく
③セキュリティ強化に繋がる
④リフレッシュ効果がある
⑤他部署や交流の少ない人とコミュニケーションを取る機会が増える
⑥仕事に応じてグループワークが活性化する
⑦ペーパーレスになる
⑧オフィスがお洒落になる(ブランディング力が上がる)

<デメリット>
①外線や来客の取次ぎが難しくなる
②上司が近くに座ることで、ストレスを感じるかもしれない
③勤怠管理が難しい
④荷物や書類の保管場所が必要になる
⑤導入に費用がかかる
⑥1人1人の作業スペースが狭くなる

フリーアドレスの大きなメリットは、“省”スペース・“省”コストの面です。
レイアウト次第では、現状よりも座席数を40~50%カットでき、その分広いオフィスに移転せずとも新しく座席数を増やすことができたり、反対に小さなオフィスに移転して賃料を抑えたりすることができます。

<Before 固定席 42席 → After 自由席 53席

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デスクの共有化によって、個人の私物を置ける場所はロッカーなどに限られるため、無駄なものは持ってこないように心がけるようになり、今まで抱え込んでいた紙の資料をデータに替え、要らない資料を捨てるきっかけになります。
結果オフィス全体の整然さに繋がります。

毎日同じ席・同じ顔触れが、その日その時間によって変わるようになるので、進んで刺激を受けることができ、リフレッシュ効果やアイディア促進に、また、毎日ロッカーに仕舞う癖がつけば、重要な書類や貴重品を出しっぱなしにして帰ることもなくなるため、セキュリティ強化にも繋がるのです。

反対に、個人がどこにいるのか分からない、どれくらい席を離れているのか分からないといった問題が起こるため、常に情報共有を行えるようにし、社員の管理に企業そのものが柔軟にならなければなりません。
ネットワーク上の共有フォルダやクラウドサービス、連絡ツールとしてLINEのようなチャット場があるとスムーズでしょう。

また、省コストにはなりますが、導入初期にはデスク代・通信設備代・ロッカー代に加え、既存の什器の廃棄料金もかかってくるため、すぐに省コストの効果が得られるわけではありません。長い目で考える必要があります。

フリーアドレスの導入は、会社にとって大規模なシステム・レイアウトの転換です。
十分に計画を立てて進行しましょう。(3章以降参照)

2. フリーアドレスの導入事例10選

それでは実際にフリーアドレスを導入した企業を見ていきましょう。

・ピクシブ株式会社

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http://blog.kushii.net/archives/1840195.html
アーチのように見えますが、実際は社員を繋ぐ特注のデスクです。
カラフルなカーペットだけでも目立ちますが、手を抜かずにデスクにも遊び心満載のこだわりがブランディング力を見せています。

・株式会社ワンオブゼム

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http://hrnabi.com/2014/04/15/250/
島型や丸型デスクに捕らわれず、カフェ、ファミレス、漫画喫茶など、街中の働きやすい場所をオフィスに取り込んだ新機軸のワークプレイスです。もちろん、どこでも自由に働くことが出来ます。

・三井デザインテック株式会社

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http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/1502/27/news041.html
「The PALETTE」と名づけられたこちらのオフィスは、従来の島型レイアウトをやめ、フリーアドレスにしたことで、ディスカッションやコミュニケーションが活発化し、業務のスピードもアップしたそうです。

・株式会社栗山米菓

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http://www.shigotoba.net/meet/office/details/?casestudyID=54
アメーバのようにグネグネとしたデスクを使っているオフィスです。
この会社は席決めシステムを導入しているので、広いオフィス内で、部署を超えた様々な人と一緒に仕事が出来ます。

・株式会社ガイアソリューション

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http://www.jimushodesign.com/work/detail/1955?from=list
オフィス中央に高く伸びる木が特徴的です。楕円のデスク2つと中央の丸型テーブルで、会社のロゴを作ることで、ブランディング力をアピールしています。

・株式会社ドワンゴ

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http://hrnabi.com/2014/07/25/2102/
人の管理が大変そうな大企業でも、フリーアドレスは導入されています。
シンプルな机にシンプルな椅子ですが、大企業がこの人数でフリーアドレスを実施しているだけで話題性は抜群です。

・株式会社エムワープ

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http://hrnabi.com/2014/07/25/2102/
カウンターテーブルも、チェアやソファと合わせたデスクも、全て同じシンプルな木で作ることで、形の違うデスクながら統一性の強いオフィスになっています。もちろん全面フリーアドレスです。

・べリングポイント株式会社

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http://www.jimushodesign.com/work/detail/485?from=list
通常のフリーアドレスデスクやカフェカウンターだけでなく、ウッドデッキにジャグジー風のスペースと、およそオフィスには見えないエグゼクティブな空間さえ、日常の仕事場に出来るところが特徴です。

・学校法人旭ヶ丘学園
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http://www.jimushodesign.com/work/detail/135?from=list
固定デスクが当たり前、というイメージの職員室が、雲をイメージしたデザイナーデスクのフリーアドレスというのは、かなり革新的です。子供の発想に合わせて大人も柔軟に、という方針が窺えます。

・株式会社グッドパッチ
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http://memo.goodpatch.co/2014/06/office-design/
基本ノートPCがメインとなるフリーアドレスですが、席にディスプレイを用意しておけば自由に自分のPCと繋げられ、仕事のしやすさが広がります。ノートPCで仕事のしにくさを感じる方にはお勧めのフリーアドレスタイプです。

3. フリーアドレス導入3ステップ―適合判断・下準備編―

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ここからは3章に渡って、フリーアドレスを実際に導入する際のステップをお教えします。
まずは自社に向いているかいないかを考え、導入を実行する前の下準備を行いましょう。

3-1 自社は向いているか、向いていないか判断する

以下の条件を満たす企業だと、フリーアドレスが成功しやすいと言われています。

①営業職や派遣の多いSE職がメインの企業
②在席率が40%未満
③オフィス外でも仕事ができる十分な通信・共有環境が整っている
④フレックスタイムや直行直帰できるような、働き方に自由がある
⑤20~30歳が多い
⑥明確に「こうありたい」という企業のビジョンが確立している

反対に、向いていない企業は以下のとおりです。

①総務職や電話対応の多い事務職、デスクトップが必要なクリエイターがメインの企業
②在席率50%以上
③オフィス外には持ち出せないデータ、容量の大きいデータを扱っている
④営業であっても夕方にはほとんどが帰社するような、社員のタイムスケジュールが同じ企業、またオフィスの在席時間で仕事を管理している企業
⑤40~歳が多い
⑥お洒落だから、なんとなくフリーアドレスを導入したい

例えば営業で社員の半分が外出しているようなオフィスでは、執務エリアの半分が空席のまま放置されていることになります。フリーアドレスを導入すると、この使われていないスペースを縮小し、別の空間へと変える、もしくはその分小さいオフィスに移転し賃料を抑えることが出来るようになります。
だからこそ、フリーアドレスが成立しやすいのです。

そのため、毎日社員が全員揃うようなオフィスでは、全員分のスペースがなければならないので、省スペースの機能は働かなくなります。
もちろん、雑然としたオフィスの整頓の為、社員がリフレッシュしたり刺激しあったり出来る空間にしたい為、と省スペース以外が目的ならば問題ありません。

3-2 社員全員と意向を合わせる

フリーアドレスのような、社のシステムが大きく変わる制度を社員たちの許可なく導入すれば、失敗することは目に見えています。
自社がフリーアドレスに向いていて、メリットが得られると判断したならば、次は導入計画を立てることと並行して、社員の意見を汲み取り、導入を納得させておく必要があります。

なぜ導入するのか、その理由と、フリーアドレスのメリットを伝えましょう。
ただし、会社にとってのメリットが、必ずしも社員にとってのメリットであるとは限りません。
省スペース・省コストは会社の都合であり、社員に喜ばれるメリットは、毎日自由に席を選べオフィス内は静かに、というルールから解放されることでしょう。
必ず、社員にも得があると示すことが必要です。

後節でも触れますが、日本は特に場所や「自分の物」に対する縄張り意識が強いため、フリーアドレスのような自由席タイプだと、自分の居場所の喪失を感じる人も出てきます。
また、40歳以上の方は、ずっと自分のデスクがあり、昇進することで大きくなっていくのが当たり前でした。その仕組みを急に変えることは、かなりストレスに感じられる方もいるので、社員の平均年齢が高い企業では注意が必要です。

せっかく導入するならばミスマッチは防ぎ、長く続けたいものです。
部署の仕事や、個人の心配事の面から改善点を見つけ、自分たちだけのフリーアドレスシステムを確立していきましょう。

4. フリーアドレス導入3ステップ―業者依頼編―

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フリーアドレスに変更する際、自分たちでサイズを測ってテーブルを導入することも出来ますが、オフィスデザイン会社に見積もりやレイアウト例を作ってもらう方が失敗する確率が低くなります。

オフィス専門の内装業者ならば、ほぼどこでもフリーアドレスに対応してくれますが、前例としてフリーアドレスを手掛けたことのある会社に頼む方が、安心感があるでしょう。
そこで様々な事務所のデザインを見ることができ、実際にデザイン会社を探すことも出来る下記のサイトで、デザイン会社を絞ってみましょう。

●事務所デザイン.COM http://www.jimushodesign.com/

このサイトで取り上げられる会社の中でも、フリーアドレスでよく名前が挙がるのは以下の4社です。

〇株式会社ワーク http://www.work-design.co.jp/
〇株式会社ミダス http://midasjapan.com/
〇株式会社フロンティアコンサルティング http://www.frontierconsul.net/
〇株式会社翔栄クリエイト http://www.syouei.net/

それぞれ扱ってきた企業やデザインの雰囲気が違うので、自社の目指すイメージに似た前例を見つけて、まずは問い合わせしてみましょう。

デザイン会社に伝えたいポイントは、フリーアドレスにしたいことはもちろん、その中でもどのメリットが目的で導入したいのか、です。
省スペースを目指すならば、デスクはシンプルに大勢が座れるもの、ブランディングを目指すなら個性的なデスクを特注すると効果が上がります。
この目的によって、デザインが大きく左右されるので、この点は間違えないようにはっきりと伝えましょう。

5. フリーアドレス導入3ステップ―必須4アイテムの用意編―

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フリーアドレスの導入には、4つの必須アイテムがあるので、ご紹介します。

□フリーアドレス用デスク
フリーアドレス専用のデスクだと謳っている物は少なく、基本的にはどんなデスクでも自由席にしてしまえば、フリーアドレスのデスクだと言うことが出来ます。

しかし注意しておきたいのは各席にコンセントが十分に用意してあることです。床にコンセントが配線されていれば良いですが、毎日席を替えるごとにデスクの下に潜ってコンセントを繋ぐのは中々手間のかかる作業ですし、急いで外出しなければならないとき不便です。
なので、新たにデスクを導入する場合はコンセントがデスク上に用意されており、抜き差ししやすいものを選ぶと良いでしょう。
また、1章で挙げている事例のように、個性的なデスクは他社と差をつけることが出来ますが、特注のものが多いので、予算に合わせて検討しましょう。

オーソドックスな四角型のデスクをお持ちなら、そのままフリーアドレスに使いまわすことも出来ます。四角型のデスクは種類もたくさんあり、値段も安く手に入るので、導入初期にはお勧めです。
しかし四角型デスクだけでなく、丸型デスクも導入すれば、更にコミュニケーションを活性化させることができます。

・KOKUYO ワークリンク ¥265,700~
http://www.kokuyo-furniture.co.jp/products/office/worklink/

 

無題

丸型の特徴は、四角型と違って、同じデスクにつく全員とコンタクトが取りやすく、四角型よりも人数を増やしやすいところです。
例えば長方形のデスクが6人用であれば、片側に3人までが限度です。しかし、丸形のデスクに明確な人数制限はありません。作業のしやすさは置いといて、椅子が置けるだけそのデスクに向かうことが出来ます。

また、四角型だとデッドスペースになりやすい角がないので、コンパクトかつ余すところなく利用できます。(下図:左側・四角型デスク 右側・丸型デスク ※グレーがデッドスペース)

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また、四角型・丸型のどちらかに統一するのではなく、両方置くことで、社員の気分転換や執務エリア全体のデザインに変化をつけられるのでお勧めです。

□ノートPC・携帯電話
フリーアドレスには持ち運べる通信機器が必須になります。
そのためにノートPC・携帯電話は社員全員に配布する必要があります。
加えて、それらが社内どこでも使えるよう、Wi-Fiの整備・電源の用意・データ上での共有フォルダを整備しましょう。

□ロッカー・ポスト
固定のデスクがなくて困るのは書類や荷物、貴重品の保管場所がないことです。
よって、社員に鍵付きの個人ロッカーを用意する必要があります。

・イナバ アルフィス-F 6人用 ロッカー ¥106,752
http://item.rakuten.co.jp/tokyosyoukai/psl-11-6p-ow/

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フリーアドレスだと、毎晩帰る際にノートPCも仕舞って帰らねばなりません。
そこで役に立つのがコンセント付きロッカーです。終業後も充電を行ってくれるので、朝からすぐに仕事を行うことが出来ます。

また、郵便の多いオフィスならば、直接相手に届けるよりも、ポストを用意して投函できるようにしておくと、お互いの都合で郵便や書類を渡せるので時短になります。

上の商品はポスト窓も付いているタイプです。
もちろん、投函したことを相手に文章で伝えてあげたり、重要書類は必ず手渡ししたり、という配慮はしましょう。
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http://www.jimushodesign.com/work/detail/485?from=list

□部署毎に共有の書類棚
フリーアドレスは部署関係なく仕事が出来ることがメリットですが、反対に共有性が下がってしまう点もあります。
特に、部署内の仕事に関しては、お互いにしっかりと共有し管理しなければなりません。

そのためにも、PC上に共有フォルダを作るだけでなく、部署毎に紙の資料の保管先を定めておくと、迷わずスムーズに仕事が出来ます。また、傍に部署専用の掲示板を用意しておくと、薄れがちな同部署コミュニケーションも保つことが出来ます。

以上の4種は最低でも必要になるので、必ず用意しましょう。

実際にどれくらい必要か、どの大きさで必要か、という問題は、自社の面積とレイアウト案によります。
業者によっては、お勧めのデスクなども選んでくれるので、購入は業者とのやりとりが始まってからにしましょう。

“◇あると便利なグッズ:キャスター付きワゴン”
一々ロッカーまで物を出し入れしに行くのは面倒だけど、気分によって席を頻繁に変えたい方には、鞄やちょっとした荷物を置いて、一緒に移動させることが出来るキャスター付きワゴンがお勧めです。オープンワゴン ¥5,280
http://www.office-com.jp/products/detail.php?product_id=166064OF-RFTWG-OPWH_001

そもそも、ペーパーレスやすっきりとしたオフィスを目指して、フリーアドレスを導入した方には、荷物だけ乗せられて、デスク下に収納できるタイプの物もお勧めです。

・KOKUYO ワークリンク カバンワゴン ¥21,000
http://www.officekagu-online.com/products/detail.php?product_id=689

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6. フリーアドレス4つのQ&A

最後に、実際に導入してから起こりやすい問題について、導入前に知識をつけて対策しましょう。

Q①仲が深まるのは良いけど、うるさくて集中できない
A.ゾーニングで対処

全てを共有スペースにするのではなく、用途によって分けることで、より仕事しやすい環境にすることができます。

誰でも自由に座り、部署に関わらず話が出来る共有スペースだけでなく、重要な業務や考えながら仕事がしたい人に向けて集中できるスペースを作ることが必要です。例えば島型の対面テーブルではなく、窓に向かったカウンタータイプの席や、三方を仕切りで区切った半個室タイプの席を作ると、より気分に適した仕事を行う事ができ、業務効率もあげることができます。

例:株式会社リョーイン

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http://www.jimushodesign.com/work/detail/2028?from=list
長方形と丸型のオープンデスクと合わせて、半個室の集中スペースを設けることで、作業効率や重要な書類作成に邪魔の入らない空間が作れます。


Q②上司が隣に座るとプレッシャーがかかる

A.ゾーニングで対処その2

上記の問題以外にも、業務の分からないことが聞きにくくなる、上司が固定の席にこだわりを持っている、という課題があげられます。

日本は昔から、平社員の狭いデスクから始まって、部長から役員へと昇格することで良いポジションや広い机を手に入れることができる、固定のデスクや場所にこだわりのある社風でした。
だからこそ、上司が1~3人程度なら固定のデスクにする、もっと多い場合は、上司のみ使えるフリーアドレス席を用意しておく、といったスペースのゾーニングを導入することで、聞きやすさやプレッシャーを解決することができます。

反面、教えたい業務に合わせて、先輩社員が新入社員の隣に座れることはメリットですので、一概に上司を避けるというのは考え物です。


Q③仲の良い人同士で固まる。フリーアドレスなのに固定席が出来る

A.席替えシステムを導入

フリーアドレスを導入する企業の増加に伴い、毎日座席を決めてくれるくじ引き席替えシステムが存在します。
作業時間や作業用途(人と一緒に、1人で集中して)に合わせて、出勤時に席替えシステムを使うことで、その日その時の席を勝手に決めてくれ、自然と色々な人とのコミュニケーションやリフレッシュを与えてくれます。

まずは自分たちで積極的にフリーアドレスの良さを活かそうとすることが大事ですが、どうしても偏ってしまう場合は、こういったシステムに頼ることも1つの手段です。

例:NCJネットコミュニケーションズ株式会社 http://www.netcoms.ne.jp/
「らくーざ」 http://www.racooza.com/ ※無料トライアルあり
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Q④内線が取り次ぎにくい

A.個人に携帯電話を支給する

携帯電話ならば個人が持って歩ける固定電話になるので取次ぎがスムーズになります。
フリーアドレスを導入する企業はまず社員が在席しているか否かの確認も必要となるので、イントラネット上に在席掲示板を作り、電話番号や在席情報、外出しているならばその帰社予定などを共有できると、さらにスムーズに取り次ぐことができます。

また、エントランスでの来客対応の1つに、直接個人を呼び出すことが出来る、タッチパネル受付もあります。これならば、社員の名前や部署から直接相手を呼び出すことが出来るので、総務や受付の仕事を減らすことが出来ます。

7. まとめ

いかがでしたでしょうか。
フリーアドレスは向き不向きが大きく出て、かつお洒落なオフィス内装にも影響します。自分の企業が向いているかを慎重に見極め、導入計画やレイアウトを決めていかなければなりません。
そして何より、そのオフィスを使う社員のことを考え、仕事のしやすさや環境を整え、全員が納得して取り組まなければ導入しても失敗してしまいます。
この記事を通して、皆さんのオフィスがもっと働きやすく、社員のモチベーションを上げられる唯一無二のオフィスになれれば幸いです。

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