導入してみてどうだった?他社事例に学ぶフリーアドレスの成功ポイント徹底紹介

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オフィスに個人固定の席を用意するのではなく、共有のデスクを用意し、それぞれが好きな席で仕事ができる「フリーアドレス」。
コミュニケーションの活性化や、生産性アップを期待して導入する企業が増えてきています。

最近のトレンドでもあるフリーアドレスですが、実は業種によって導入しないほうが良いケースも多々あります。
また導入したとしても、なかなか生産性アップに繋がらなかったり、社員からの不満があがったりと想定しきれなかったトラブルが出てくることがあります。

この記事では、フリーアドレスを導入するためのポイントから、実際に取り入れている企業の話を元に、成功するポイントなどをご紹介していきます。
フリーアドレス成功のポイントをしっかりおさえ、今よりもっと生産性のあがるオフィスにレベルアップしましょう。

1)フリーアドレスについて
1-1)フリーアドレスのメリット・デメリット
1-2)フリーアドレスのレイアウト
2)導入して大丈夫?向いている会社と向いていない会社の違い
3)成功企業に学ぶ!導入前に押さえる3つのポイント
4)業者依頼をする際のポイント
5)フリーアドレス3つのQ&A
6)まとめ

1)フリーアドレスについて

https://www.pinterest.jp/pin/528750812481515078/

ワークスタイルとして注目をあびるフリーアドレスですが、固定座席がなくて、なんとなくおしゃれなイメージだけ持っている方も多いのではないでしょうか。
この章では簡単にメリット・デメリットと、実際にフリーアドレスを導入している企業のレイアウト事例をご紹介します。

1-1)フリーアドレスのメリット・デメリット

個人に専用デスクを割り当てるのではなく、共有のデスクやオープンスペースの空いている座席を自由に使用することのできるフリーアドレス。
その日の気分で社員が座席を選べたり、営業などで外出している社員の席も効率よく使うことができるので注目されているオフィスの使い方のひとつです。
またIT企業やベンチャー企業などで導入されているケースも多いのでおしゃれなイメージも強いです。

では早速メリット、デメリットを簡単に見ていきましょう。

“フリーアドレスのメリット”

  • 収容人数が増える/省スペースになる
  • 他部署や交流の少ない人とコミュニケーションを取る機会が増える
  • 机周りを整頓する癖がつく
  • ペーパーレスになる

フリーアドレスの大きなメリットは、“省”スペース・“省”コストの面です。
レイアウト次第では、現状よりも座席数を40~50%カットでき、その分広いオフィスに移転せずとも新しく座席数を増やすことができたり、反対に小さなオフィスに移転して賃料を抑えたりすることができます。

<Before 固定席 42席 → After 自由席 53席>

無題 (2)

無題2

また座席が変わることで、他部署の人とのコミュニケーションが盛んになったり、部署内でもグループワークを行いやすくなるという利点もあります。

フリーアドレスにすると個人の私物を置ける場所はロッカーなどに限られてしまいます。
そのため要らない資料を捨てるきっかけになりペーパーレス化が進むなど、オフィス全体が整理整頓されるという点もメリットです。

“フリーアドレスのデメリット”

  • 導入に費用がかかる
  • 外線や来客の取次ぎが難しくなる
  • 荷物や書類の保管場所が必要になる
  • 勤怠管理が難しい

社員がどこに座っているのかが分かりにくく、情報共有や、電話の取次ぎで困ってしまう会社が多いです。
解決するために、ネットワーク上の共有フォルダやクラウドサービス、連絡ツールとしてLINEのようなチャット場を用意する必要があります。
その他にも、ノートパソコンが必須であったり、電話を取り継げるよう携帯電話、私物を片付けるためのロッカーなど準備するものが多岐にわたり、短期的にみれば費用がかなりかかってしまいます。

また座席が自由になることで、部下の座席がわからないなど勤怠管理が難しくなります。
システム上で仕事内容を申告するなどの方法で管理を行う会社も多いです。

【コラム:1980年代の第一次フリーアドレスブームはなぜ失敗したか】

最近注目を浴びているフリーアドレスですが、実は2度目のブームなのです。
最初に流行ったのは1980年代後半から1990年代です。
携帯電話は普及しておらず、コンピューターも持ち運びが不便なものばかりの時代です。
フリーアドレスを進めるにも、こういった技術面が十分ではなかったことが、定着しなかった大きな要因のひとつです。

省スペースを目的として導入する会社が多かったのですが、社員の共感を得られなかったことも失敗の要因として考えられます。当時は今ほど働き方の多様性が認められていませんでした。
自由なスタイルで仕事をしたい、というニーズも高くなってきていることも相まってフリーアドレスという働き方が受け入れられてきています。

1-2)フリーアドレスのレイアウト

フリーアドレスのオフィスというと、やはりおしゃれなレイアウトのイメージが強いかと思います。
実際にフリーアドレスを導入した企業をご紹介します。
各社色々な工夫をしているので、参考にしてみてください。

・ピクシブ株式会社

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http://blog.kushii.net/archives/1840195.html
アーチのように見えますが、実際は社員を繋ぐ特注のデスクです。
カラフルなカーペットだけでも目立ちますが、手を抜かずにデスクにも遊び心満載のこだわりがブランディング力を見せています。

・株式会社栗山米菓

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http://www.shigotoba.net/meet/office/details/?casestudyID=54
アメーバのようにグネグネとしたデスクを使っているオフィスです。
この会社は席決めシステムを導入しているので、広いオフィス内で、部署を超えた様々な人と一緒に仕事が出来ます。

・株式会社ガイアソリューション

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http://www.jimushodesign.com/work/detail/1955?from=list
オフィス中央に高く伸びる木が特徴的です。楕円のデスク2つと中央の丸型テーブルで、会社のロゴを作ることで、ブランドをアピールしています。

・べリングポイント株式会社

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http://www.jimushodesign.com/work/detail/485?from=list
通常のフリーアドレスデスクやカフェカウンターだけでなく、ウッドデッキにジャグジー風のスペースと、およそオフィスには見えないエグゼクティブな空間さえ、日常の仕事場に出来るところが特徴です。

2)導入して大丈夫?向いている会社と向いていない会社の違い

http://www.nikkei.com/article/DGXMZO04881390V10C16A7000000/

おしゃれで最先端、コミュニケーションも活性化されるなら、ぜひ取り組んでみたいと思う方も多いのではないでしょうか。
ですが、職種や社員の働き方によって向いている企業、向いていない企業がかなり分かれてしまいます。
まずは自社で導入できるかどうかを判断しましょう。

【フリーアドレス導入に向いている企業】

  1. 営業職や派遣の多いSE職がメインの企業
  2. 在席率が40%未満
  3. オフィス外でも仕事ができる十分な通信・共有環境が整っている
  4. フレックスタイムや直行直帰できるような、働き方に自由がある
  5. 20~30歳が多い
  6. 社員の働き方改善への意識が高い

営業で社員の半分が外出しているようなオフィスでは、執務エリアの半分が空席のまま放置されていることになります。フリーアドレスを導入すると、この使われていないスペースを縮小し、別の空間へと変える、もしくはその分小さいオフィスに移転し賃料を抑えることが出来るようになります。
だからこそ、フリーアドレスが成立しやすいのです。

またフリーアドレスを導入することで在宅ワークの準備が整うケースが多々あります。
そのため、6.社員の働き方改善への意識が高い会社はフリーアドレスの導入も一度検討してみる価値はあるでしょう。

【フリーアドレス導入に向いていない企業】

  1. 総務職や電話対応の多い事務職、デスクトップが必要なクリエイターがメインの企業
  2. 在席率50%以上
  3. オフィス外には持ち出せない機密性の高いデータ、容量の大きいデータを扱っている
  4. 営業であっても夕方にはほとんどが帰社するような、社員のタイムスケジュールが同じ企業、またオフィスの在席時間で仕事を管理している企業
  5. 40歳以上が多い

毎日社員が全員揃うようなオフィスでは、全員分の座席が必要です。そのため省スペースの機能は働かなくなるためお勧めできません。

また日本人は場所や「自分の物」に対する縄張り意識が強いため、フリーアドレスのような自由席タイプだと、自分の居場所の喪失を感じる人も出てきます。
特に40歳以上の方は、ずっと自分のデスクがあり、昇進することで大きくなっていくのが当たり前でした。
その仕組みを急に変えることは、かなりストレスに感じられる方もいるので、社員の平均年齢が高い企業では注意が必要です。

3)成功企業に学ぶ!導入前に押さえる3つのポイント

https://www.kokuyo-furniture.co.jp/kaizen/recipe022.html

固定デスクからフリーアドレスへ変更をする、ということは社内のシステムを大幅に変更する、ということです。
大幅な変更になるからこそ事前準備が欠かせません。
事前に決めておくべき3つのポイントをご説明していきます。
フリーアドレスを導入している企業が、実際にどんな工夫をしているのかもあわせてご紹介しますので、参考にしてみてください。

①導入の目的を明確にする

フリーアドレスの導入を失敗してしまう要因に「目的が明確に決まっていなかった」というケースがあります。
フリーアドレスへの変更は社内のシステムをガラッと変えてしまうため、社員が戸惑ってしまうのは当然です。
「たまたま訪問したオフィスがおしゃれだったから」といった理由で取り組むのはやめましょう。

フリーアドレスを導入する企業は、メリットである省スペース、省コストに魅力を感じている場合が多いですが、コミュニケーション活性化に伴う業務効率化を目的に取り組む企業も多いです。

【事例① 研究開発担当の部署をフリーアドレスに】

キューピーでは営業部だけでなく研究開発担当の部署までフリーアドレス化になっています。
取り組んだきっかけは他部署と同じ部屋で仕事をしたほうが業務効率化に繋がるという、従業員のアイディアからだそう。
フリーアドレス導入後は仕事の取り組み方にも変化があり、担当者、調査担当者、開発担当者が研究開発のスタートから企画に携わるようになったそうです。

http://www.nikkei.com/article/DGXMZO04881390V10C16A7000000/

②社員の意向を合わせる

「Q.勤め先に「フリーアドレス制」(社員の席を固定しないオフィス)を導入してほしいですか?」というアンケートを実施したところ、

・はい 20.6%
・いいえ 79.4%

という結果が出ています。
(職場に「フリーアドレス制」を導入してほしい?――http://news.mynavi.jp/news/2016/10/25/249/)

世代、業種を幅広くアンケートを実施しているということもありますが、最近流行りのフリーアドレスも万人に受け入れられるわけではないということをまずは理解してください。

社員の意向を聞きながらネックになる部分を解消する手段を検討しましょう。
例えば「固定の席を用意してある方が荷物などを置きやすく、安心感があるため」(31歳男性/教育/IT関連技術職)といった意見の社員が多い場合は個人に可動式のワゴンを支給するといった方法で解決することもお勧めです。
OF-RFTWG-OPWH_001
オープンワゴン ¥5,280
http://www.office-com.jp/products/detail.php?product_id=166064

「いつもの席の方が落ち着くし、集中して仕事できるから」(33歳女性/専門商社/事務・企画・経営関連)といったシステムやルール作りで解決できない意見ももちろんありますが、こういった社員に対しては①で決めた目的をしっかりと伝えることでフリーアドレスの必要性を理解してもらいましょう。

【事例② トップ自ら「とにかくやってみる」姿勢をみせる】

カルビーでは反発が起こることは想定内で取り組んだそうです。
「新しい制度やルールに不満や反発が出るのは、当たり前。それ以上に、会社が変わる、変わらなければいけないという使命がありました。でも、反発する社員に対して、松本(晃・カルビー会長兼CEO)は、フリーアドレスじゃない会社は世にゴマンとあるから、嫌なら辞めたら? と言うんです。そういう上のバックアップというか、何があっても駆け込める安心感があり、オフィス改革を進めることができました」

このケースでは、「とにかくやってみる」という姿勢が功を奏しています。
アクションを納得してもらえるだけの目的意識をもつこと、そしてそれを社員に伝えていくことがでたことは成功の大きな要因といえるでしょう。

http://bunshun.jp/articles/-/2173

③使っていく上でのルールを決める

導入後の社員の戸惑いをできるだけ少なくするためにも、導入後のルールを決めておくことが大切です。
特に(Ⅰ)通信環境などの整備とその使い方や(Ⅱ)座席の選び方については事前に決めておくことをお勧めします。

(Ⅰ)通信環境などの整備とその使い方

フリーアドレスの導入を成功させるためには、ノートPCや携帯電話などの電子機器、通信環境を準備したり、ネットワーク上の共有フォルダを用意する必要などがあります。
事前にルールを決めておけば、制度が定着するだけでなくフリーアドレス以外の課題も一緒に解決できる場合があります。

【事例③ 徹底したルールの設定でペーパーレス化も一気に促進】

JALはフリーアドレス導入にあたり、ペーパーレス化、ノートPCとリモートアクセス、電話の個人スマートフォン化に取り掛かっています。
「社員をデスクに縛るのは紙の業務文書、デスクトップとLANケーブル、固定電話です。それに若手からは、電話の取次ぎは手間も時間も無駄という声もありました」

業務文書はPCのハードディスクではなく会社の共有ストレージに保存を義務付けたり、資料やノートPCをしまうために社員個々に割り当てたロッカーも、4カ月に一度はシャッフルを行うことで書類を溜め込まない仕組みを作っています。
そのことから、紙書類は部署全体で80%、ダンボール291箱分破棄するなど、ペーパーレス化を一気に促進できています。

http://bunshun.jp/articles/-/2293

(Ⅱ)座席の選び方

フリーアドレスは毎日自分の好きな席を選ぶことのできるシステムですが、次第に自分の好きな席ができてしまったり、気の合う同僚同士が固まって作業をしてしまったりと、コミュニケーションが思った以上に活性化されない、というケースがあります。

そのためどの座席を利用するかを自動で決めるシステムの導入をしている企業も多いです。
システムを導入するほどの規模ではない、という場合は簡易的なくじ引きで対応する企業もあります。
使用する際にランダムで座席が決まるようルール設計をしておくことで、フリーアドレスの利点である「コミュニケーション活性化」を促進することに繋がります。

【事例④ 「チームアドレス制」で臨機応変なフリーアドレス】

全ての部署をフリーアドレスにしてしまうと、ものを作るなどチームで働くことの多い部署からは不満が出てしまうケースが多いです。
コクヨの「エコライブオフィス品川」ではフリーアドレスの進化版、チームアドレス制をとっています。
ひとつのチーム、部署ごとに使用できるデスクの島やエリアを決め、その中の、どのデスクを使用するのかは自由に決める、という制度です。

実際にフリーアドレスを経験してみた結果、ものを開発するメンバーたちは数名のチームで業務に臨む機会が多いため、完全なフリーよりも、ある程度決められた一角(デスクのかたまり)に集いながら、ゆるやかなコミュニケーションをはかれたほうがいい、と考えたそうです。

http://www.mdn.co.jp/di/articles/2632/?page=2

4)業者依頼をする際のポイント

フリーアドレスに変更する際、自分たちでサイズを測ってテーブルを導入することも出来ますが、オフィスデザイン会社に見積もりやレイアウト例を作ってもらう方が失敗する確率が低くなります。

オフィス専門の内装業者ならば、ほぼどこでもフリーアドレスに対応してくれますが、前例としてフリーアドレスを手掛けたことのある会社に頼む方が、安心感があるでしょう。
そこで様々な事務所のデザインを見ることができ、実際にデザイン会社を探すことも出来る下記のサイトで、デザイン会社を絞ってみましょう。

●事務所デザイン.COM http://www.jimushodesign.com/

このサイトで取り上げられる会社の中でも、フリーアドレスでよく名前が挙がるのは以下の4社です。

〇株式会社ワーク http://www.work-design.co.jp/
〇株式会社ミダス http://midasjapan.com/
〇株式会社フロンティアコンサルティング http://www.frontierconsul.net/
〇株式会社翔栄クリエイト http://www.syouei.net/

それぞれ扱ってきた企業やデザインの雰囲気が違うので、自社の目指すイメージに似た前例を見つけて、まずは問い合わせしてみましょう。

デザイン会社に伝えたいポイントは、フリーアドレスのどのメリットが目的で導入したいのか、です。
省スペースを目指すならば、デスクはシンプルに大勢が座れるもの、ブランディングを目指すなら個性的なデスクを特注すると効果が上がります。
この目的によって、デザインが大きく左右されるので、間違えないようにはっきりと伝えましょう。

5)フリーアドレス3つのQ&A

最後に、実際に導入してから起こりやすい問題について、導入前に知識をつけて対策しましょう。

Q 仲が深まるのは良いけど、うるさくて集中できない
A. ゾーニングで対処

全てを共有スペースにするのではなく、用途によって分けることで、より仕事しやすい環境にすることができます。

誰でも自由に座り、部署に関わらず話が出来る共有スペースだけでなく、重要な業務や考えながら仕事がしたい人に向けて集中できるスペースを作ることが必要です。例えば島型の対面テーブルではなく、窓に向かったカウンタータイプの席や、三方を仕切りで区切った半個室タイプの席を作ると、より気分に適した仕事を行う事ができ、業務効率もあげることができます。

例:株式会社リョーイン

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http://www.jimushodesign.com/work/detail/2028?from=list
長方形と丸型のオープンデスクと合わせて、半個室の集中スペースを設けることで、作業効率や重要な書類作成に邪魔の入らない空間が作れます。


Q 上司が隣に座るとプレッシャーがかかる

A. ゾーニングで対処その2

上記の問題以外にも、業務の分からないことが聞きにくくなる、上司が固定の席にこだわりを持っている、という課題があげられます。

日本は昔から、狭いデスクから始まって、昇格することで良いポジションや広い机を手に入れることができる、固定のデスクや場所にこだわりのある社風でした。
だからこそ、上司が1~3人程度なら固定のデスクにする、もっと多い場合は、上司のみ使えるフリーアドレス席を用意しておく、といったスペースのゾーニングを導入することで、聞きやすさやプレッシャーを解決することができます。

反面、教えたい業務に合わせて、先輩社員が新入社員の隣に座れることはメリットですので、一概に上司を避けるというのは考え物です。


Q 仲の良い人同士で固まる。フリーアドレスなのに固定席が出来る

A. 席替えシステムを導入

フリーアドレスを導入する企業の増加に伴い、毎日座席を決めてくれるくじ引き席替えシステムが存在します。
作業時間や作業用途(人と一緒に、1人で集中して)に合わせて、出勤時に席替えシステムを使うことで、その日その時の席を勝手に決めてくれ、自然と色々な人とのコミュニケーションやリフレッシュを与えてくれます。

まずは自分たちで積極的にフリーアドレスの良さを活かそうとすることが大事ですが、どうしても偏ってしまう場合は、こういったシステムに頼ることも1つの手段です。

例:NCJネットコミュニケーションズ株式会社 http://www.netcoms.ne.jp/
「らくーざ」 http://www.racooza.com/ ※無料トライアルあり
無題4


Q 内線が取り次ぎにくい

A. 個人に携帯電話を支給する

携帯電話ならば個人が持って歩ける固定電話になるので取次ぎがスムーズになります。
フリーアドレスを導入する企業はまず社員が在席しているか否かの確認も必要となるので、イントラネット上に在席掲示板を作り、電話番号や在席情報、外出しているならばその帰社予定などを共有できると、さらにスムーズに取り次ぐことができます。

また、エントランスでの来客対応の1つに、直接個人を呼び出すことが出来る、タッチパネル受付もあります。社員の名前や部署から直接相手を呼び出すことが出来るので、総務や受付の仕事を減らすことが出来ます。

6)まとめ

いかがでしたでしょうか。
フリーアドレスは向き不向きが大きく出て、かつお洒落なオフィス内装にも影響します。自分の企業が向いているかを慎重に見極め、導入計画やレイアウトを決めていかなければなりません。
そして何より、そのオフィスを使う社員のことを考え、仕事のしやすさや環境を整え、全員が納得して取り組まなければ導入しても失敗してしまいます。
この記事を通して、皆さんのオフィスがもっと働きやすく、社員のモチベーションを上げられる唯一無二のオフィスになれれば幸いです。

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