【無駄をなくして効率アップ】 オフィス内断捨離のポイント徹底解説

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書類やデータなど何かを探すのに時間がかかる。
デスクの上に1月以上使用していない書類がある。
引き出しの中にあるものが何かを即答できない。

あなたのオフィスは、そんな「どこに何があるかわからない」オフィスになっていませんか?
デスクの山から書類を探すのに1分、なくした書類を再印刷するのに1分、溜まった書類のシュレッダーがけに1分…ちりも積もれば山となる。
オフィスが整理整頓されていないために、一週間のうちに何分、1年で何時間が無駄になっているか想像してみましょう。

ですが整理整頓をするだけでは、効率は良くなりません。いらないものを捨て、必要なものだけを残すことも大切なノウハウです。
この記事ではオフィスの断捨離のコツを、実際の企業の事例とあわせてご説明します。
捨てるものと残すものの基準と、整理整頓のコツをおさえて、効率的に仕事が出来るオフィスにして下さい。

1、 断捨離から生まれる効果
1-1 断捨離でなくなる3つの無駄
1-2 有名企業の実例紹介
2、 断捨離のコツ
2-1 捨てる基準
2-2 断捨離の成功した人の2つの必須ポイント
3、 会社を巻き込んで断捨離を行うポイント
3-1 会社を巻き込んで断捨離するにはどうしたらいいか
3-2 会社を巻き込んだ断捨離のコツ
4、 断捨離の注意、処分するタイミングは必ず確認する
5、 整理整頓のコツ
6、まとめ

1、 断捨離から生まれる効果

オフィスの断捨離は「綺麗に片付ける」だけの整理整頓とは異なります。もちろん整理整頓をすることも大切ですが、それでは根本的な業務改善までには至りません。
オフィスの断捨離で重要なのは物を減らし、業務の「無駄をなくし利益に転換させる」ということです。

1-1 断捨離でなくなる3つの無駄

散らかったオフィスには多くの無駄があります。ここでは断捨離によって生まれる効果、断捨離によってなくなる3つの無駄をご説明します。

① スペースの無駄がなくなる
オフィスの隅や通路に積み上げられた段ボールやデスクの上に重なった書類、物置と化したオフィスの一室など、ものを奥には必ずスペースが必要になります。オフィスに余計なもの、不必要なものがあふれていればそれだけ無駄なスペースを消費していることになります。断捨離を行うことで、そのスペースを有効活用することができます。
② 時間の無駄がなくなる
「あの文房具どこに仕舞いました?」
「この山の中のどこかに、書類があるはずなんだけど」
こんな風にものを探していれば、みるみるうちに無駄な時間が消費されてしまいます。ものの置き場所を明確化し、誰もが把握できている状態にすれば探す手間を省け、スムーズに業務を行うことができます。
③ ミスを起こす可能性=無駄がなくなる
書類やデータ、部品などはしっかりと整理されていないと、間違ったものを使用してしまうリスクが高まります。業務におけるミスやトラブルは会社の信用問題にもつながりますので、ぐちゃぐちゃな書類やデータを断捨離することで、そのリスクを軽減することができます。

1-2 有名企業の実例紹介

【トヨタ自動車】
トヨタ自動車では「トヨタ式片付け術」が有名で、書籍にもなっています。物を保管しておくスペースや時間の無駄を極力なくし、いらないものをすぐに「処分」することで、常に整ったオフィスや工場を実現しています。また「片付けは『仕事そのもの』だ」という考えから、社員にも「片付け」に対する意識を育てさせ、「業務効率、優先順位を意識した業務」を行えるよう人材育成にも役立てています。

トヨタでは清掃する時間を雑務ではなく業務として位置づけ、毎日時間を取っています。
毎日清掃することで、日々の業務も効率化するうえ大そうじの手間が省けるため一石二鳥の試みになっています。

【株式会社良品計画】
「無印良品」の株式会社良品計画も以前は書類が雪崩を起こしそうなほど散らかったオフィスだったそうです。しかし「オフィスがきれいに整理された企業は、情報発信の高い企業でもある」という考えから、会社全体で「物を共有」することでものを減らし、「情報も共有化」させ、すべての社員が情報を敏感にキャッチし、社内に発信できるような仕組みを整えています。

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2、 断捨離のコツ

断捨離で重要なのは「いるもの」「いらないもの」を仕分けるための捨てる基準です。

2-1 捨てる基準

捨てる基準がないと、「いつか使うかも」と迷いが生じてしまい結局ほとんどものを捨てられなかったというケースが多いです。捨てる基準は「今使用するかどうか」で考えましょう。

① 今使うもの…これがないと仕事が出来ない、というもの
② いつか使うもの…「いつまでに使うか」の期限を決める
③ 使わないもの

「③使わないもの」がすなわち断捨離で捨てるべきものにあたります。また「②いつか使うもの」には必ずいつまでに使うのかを考え、期限を設定するようにしましょう。
使い終わったら処分、また期限を切れても使わなかったら処分、と決めることで「いつか使うかも」という保留の状態のものが積み上げられることがなくなります。

2-2 断捨離の成功した人の2つの必須ポイント

断捨離を行った人からは「作業スペースが広くなった」「ものを探す時間がなくなった」「棚がなくなり、オフィスが広く明るくなった」などの声が上がっています。

・デスクの上には「その日・毎日使うもの以外は置かない」こと

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After

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・書類やデータは日付やナンバリングをし、「新しいもの」「古いもの」を明確にすること

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3、 会社を巻き込んで断捨離を行うポイント

3-1 会社を巻き込んで断捨離するにはどうしたらいいか

オフィスでは物の保管ルール、購入ルールが決まっていたり、社員の一存では「捨てる」判断がつけられないことが多いです。処分するかどうかの決裁を後回しにしていると、いつまでたってもオフィスが整わず、効率も上がりません。

決裁権を持っている上司と話し合い、巻き込んで断捨離を行うと良いです。

・社内にどれだけの無駄なスペースがあるのか
・社員がどれだけ無駄な時間を使っているのか
・長く使用していない備品があるかどうか
・まずは自分の周囲を断捨離し、どれだけ効率があがったか、成果が出たのかを図る
・忙しい時期を避け、いつ断捨離を行うのが良いか

上記を事前に調べ、断捨離をすることでコストダウンにつながること、また空いたスペースをどのように有効活用するかをあらかじめ検討していくと理解を得やすく、社内を巻き込んだ断捨離を行いやすいです。

3-2 会社を巻き込んだ断捨離のコツ

会社全体の断捨離を進めるには、「捨てる」「買う」「持つ」の基準の見直しを行うと良いです。

① 捨てる:保管期間の見直し
オフィスには様々な書類がありますが、保管ルールが定められていることが多いです。しかしその保管期間が、業務の都合上で根拠のある期間なのかを見直してみてください。
「3年くらい保管したほうがいいといわれたから」「なんとなく切りがいいので5年保管している」という書類を本当に3年後、あるいは5年後の中で見直すことがあるのかを確認しましょう。今まで5年間保管していた書類だったが、実は3年間保管すればよかったために60トンもの書類が断捨離された企業もあります。
②買う:購入基準の設定
オフィスには様々な備品がありますが、その購入するタイミングを定めましょう。購入する基準がないと「無駄なストックを大量に購入しており、スペースを圧迫している」「だいぶ前に購入したため痛んでしまい結局捨てることになった」ということが起こりがちです。
社内にストックとして置いておくべき必要量はどの程度なのか、発注する手段、納品までの経路と期間などを把握していくことで必要なものを必要なタイミングで発注でき、無駄がなくなります。
③ 持つ:滅多に使わないものは社内で共有する
頻繁に使用する文房具や備品はそれぞれデスクや身の回りに置いておくべきですが、滅多に使わない文房具や備品はなるべく社内で共有するようにしましょう。また、共有物の置き場所は「どこにあるか」が明確になるよう1か所にまとめるのがベストです。「滅多に使わない朱肉が100個も出てきた」「どこの置き場所にあるのか探すのに時間がかかった」などの無駄をなくし、また無駄な備品を購入するコストを減らすこともできます。

 

4、 断捨離の注意、処分するタイミングは必ず確認する

断捨離をした方からは「後で必要になったものを処分してしまった」という声を聴くこともあります。物を処分する際、特に自分のデスク回り以外のものや「いつか使う物」を処分する際には「処分していいものか?」「いつか、の期限設定は適切か」を必ず確認しましょう。
迷ったら自分以外の社員や上司に相談をするのも良いでしょう。社内で共有しているものは、自己判断で捨ててしまわないことが大切です。

5、 整理整頓のコツ

せっかく断捨離を行っても、ものが整理されていなければ意味がありません。整ったオフィスを維持するには以下の3つが重要です。

清掃:掃除をする。ものを綺麗に保つ。汚れをふき取る。
整頓:物の置き場が明確になっている。正しい場所に配置されている。
しつけ:整理整頓、清掃のルールを決める。そのルールが守られている。

特に清掃ルールがないと、片付けの習慣がオフィスに定着しません。

① 清掃の道具をそろえる
② 清掃の時間を業務に組み込む、自己チェックを行わせる
③ 責任者がしっかり自己チェックの点検を行う

オフィス全体を巻き込んだ社内の断捨離を行い、常に整った環境を維持するには上記の「習慣化するルール」を設けることで整理整頓が社内に浸透していきます。また「整理整頓をするように指示を出す」だけでは、なかなか人は動いてくれません。点検、管理するためのしっかりとしたルールづくりをすることが大切です。

6、まとめ

いかがでしたか?
オフィスやデスクも断捨離を行うことで無駄やコストの削減につながります。
断捨離で重要なのは捨てる判断をしっかりと持つことです。基準ぜひあなたのオフィスも綺麗な整った環境にして、業務効率化を図ってください。

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