プライバシーマーク取得企業オフィスの秘密 【オフィスwatch 株式会社アガットコンサルティング】

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あなたの企業のセキュリティはきちんとされていますか?
企業にとって情報漏洩は、信用を無くす大きな要因になります。

そこで今回は、情報漏洩が内容管理を徹底している株式会社アガットコンサルティング様へお話を伺ってきました。
プライバシーマーク取得企業から情報の管理、漏洩防止のための施策が学べますので、自分の企業の情報管理が気になる方は是非参考にしてください。

1)情報漏洩を防ぐオフィスの作り方を紹介【オフィス写真&ポイント解説】
①防音性
②鍵
③扇風機
2)代表取締役 藤浦宏史氏インタビュー
3)周辺情報
4)まとめ

1)情報漏洩を防ぐオフィスの作り方を紹介【オフィス写真&ポイント解説】

プライバシーマークを取得しているからこそ情報管理の徹底に注力しているオフィスを写真付きで紹介します。
あなたの企業でもできる管理方法を見つけてください。

(取材日 2006年6月28日)

株式会社アガットコンサルティング
《事業内容》 株式公開やM&A支援を中心に、会計・税務などのコンサルティング事業を手掛ける。
《サイトURL》 http://www.agateconsulting.jp/

①防音性

社内にふたつある応接室。

双方の部屋の最大特徴は、天井から床までがしっかりと木製の壁で塞がれている事。実はこの壁、何と防音機能を兼ね備えており、一旦扉を閉めれば内外からの音は一切漏れない強固な作りとなっている。

しかしながら、この防音性の壁を設置するためには、相当のコストと様々な条件が必要となる。壁を備え付けるためには、空調設備や天井に埋め込まれた蛍光灯の移動、増設を余儀なくされる場合もあり、ベンチャー企業にとってはコスト面での痛手が非常に大きい。

それでもこの壁にこだわるのには理由がある。アガットコンサルティングでは、企業の経営や経理、財務などといった会社の本質にも触れ得る業務を行っているため、機密事項を守る必要性があるのだ。オフィスのレイアウトによる情報管理の徹底は、会社にとって他の何物にも変えがたいほど重要な要素となっている。

一見何の変哲もない壁に見えますが、その秘密を知る事によって、より安心して話を取り交わす事ができそうですよね。

②鍵

鍵、鍵、鍵……。

業務スペースに足を踏み入れると、デスクスペースの脇にたくさんの書類棚が見受けられる。この中には数々の重要書類が収納されているのだが、どういうわけか、それぞれの棚の鍵穴には鍵が差し込んである。

その不思議な光景は、社員が個々に使用しているデスクキャビネットにも見られる。社内に設置してある大小関わらずありとあらゆる棚全てに、施錠設備が整っている。その鍵の総数は、一体いくつになるのかわからないほど。

何を隠そう、これらは全て個人情報保護のための措置。アガットコンサルティングはプライバシーマーク取得企業であるため、個人情報が印刷された紙媒体は、業務スペースには散乱されず、鍵の付いた棚にきちんと保管されているのだ。

社内の書類棚を徹底管理する事によって、内部からの情報漏洩を未然に防いでいる。

この取り組みは、取得企業ならずともお手本にしなければいけませんよね。

③扇風機

社員の方が働く片隅で、何故か扇風機が元気よくまわっている。夏場はエアコンの冷気を部屋中に循環させ涼しく、冬場は天井付近にたまりがちな暖かい空気を足元まで広げている。

この他にも何と、扇風機には人間の脳を活性化させ、集中力や記憶力を向上させる効果もあるというから驚きである。社内に停滞している空気を上手く循環させる事によって、脳に新しい空気を送り込む。扇風機の送り出す風は気分をリフレッシュさせ、社員にとって業務に集中しやすい環境を生み出すのだ。

「一日中社内にいる社員に少しでも快適に過ごしてもらうために、何か工夫できないかと考えました。節電にもなりますしね(笑)」と藤浦社長。

冷房よりも自然でやさしい風には、私も心癒されました。空気が循環しているだけで、社内の居心地がこんなにも違うものなのですね!

 取材スタッフの注目ポイント 
全身鏡
社内の出入り口脇には背の高い鏡が。これは、クライアントさんの所へ出掛ける前の身だしなみチェック用なのだとか。社内にひとつあると、便利なのかもしれませんね。
ロゴ
受付で目を引くオレンジ色のロゴ。社名の“agate(アガット)”は、英語で『原石』を表すそうです。何となくロゴの形も石のような雰囲気。天井のスポットライトに照らされて、キラキラと輝いていました。
白い壁
会議室の壁の一部は、大きな白いホワイトボードになっています。広く使え、スペースもとらない優等生です。「でも、ゴミが床に落ちるのが難点で……(笑)」と藤浦社長。こまめに掃除してあげてくださいね。
小物
きれいに片付けられているオフィス内で、貴重な小物を見つけました。その飾り方は、デスクの上ではなく脇にあるホックにかけられていました。これもデスクスペースをできる限り広く使うための工夫なのでしょうね。

2)代表取締役 藤浦宏史氏インタビュー

千代田区二番町。麹町駅の目の前に立地するのは、会計・税務などのコンサルティング事業を手掛ける株式会社アガットコンサルティング。今回は、個人情報保護体制の整うオフィスにて、代表取締役である藤浦宏史氏にお話をお伺いした。

プライバシーマークの導入

社長
昨年、今後会社を大きくしていく事を見据え、大企業と肩を並べられるような内部組織を確立するためにプライバシーマークを取得する事に決めました。

本日いらっしゃった際、受付の用紙に日付や会社名、用務などを記入して頂いたと思いますが、あれはプライバシーマークの規定に即したものなのです。

―そうだったのですか!

社長
他にも弊社では、社員が働く業務スペースの扉には電気錠が設置されており、入退室の際には暗証番号が必要となっています。また、社内の棚や社員の使用しているキャビネットは、移転の際に施錠できるものを新しく購入しました。その他にも様々な規定が設けられていて、マークを取得するまでには、かなりの時間と労力を要しましたね。

―どのような点にご苦労されたのでしょうか。

社長
取得するためには何十項目という規定が定められているのですが、その概要は企業の規模や事業内容などに応じて様々です。弊社の場合、クライアントさんの重要な書類を大量に取扱いますので、その管理面では苦労したのかもしれません。

プライバシーに関わるものは、全て施錠できる棚に保管しなければいけないのですが、紙媒体からMOやCDまで、今まできちんと整理されていなかったものを片っ端から全て洗い出し、管理するまでには相当の手間が掛かりました。

また、マークを取得するためには、会社という一組織全体で取り組む姿勢が必要不可欠な要素となります。なので、全員に何時間もの研修を受けてもらい、きちんとそのポリシーを遵守する事の重要性を認識してもらうまでには苦労しましたね。

―なるほど。

社長
でも、多くの時間を費やす事によって、思いがけなかったようなプラスアルファの効果を得る事ができました。それは何かと言うと、社員個々人の意識改革と社内全体の文化の変革です。一企業として個人情報保護に対する確固たる姿勢を社員に見せる事により、その重要性を社員一人ひとりがしっかりと認識してくれるようになりました。この社員の意識改革を通じて、会社全体として徹底した管理体制を整える事ができたので、このマークの取得は会社にとって本当に大きな意義をもたらしました。ですから、プライバシーマークの取得は本当におすすめです。

色の効果

―受付に着いた時、ロゴと扉に使用されている鮮やかなオレンジ色が目に入ってきました。

社長
オレンジは、弊社のコーポレートカラーです。設立当初は、現在より色の濃い、どちらかと言えば茶色に近いような色だったのです。落ち着いた感じの色で気に入っていたのですが、ある時名刺の印刷をお願いしているデザイン会社の人から、「もっと明るい色に変えた方がいいですよ」と言われたのです。

どちらかというとお客様には少し硬い業界のイメージを持たれていますので、そういう意味でも元気な色を出していくというのは、新しくておもしろいのではないのかと思い、思い切って変える事にしました。色々な会計会社に足を運んでみると分かるのですが、地味で暗い印象を受ける事がよくあります。その業界全体のイメージカラーとはかけ離れたコーポレートカラーにする事は、我々にとってある種冒険的なチャレンジでしたが、元気の出る鮮やかなオレンジに変えてからというもの、思わぬ効果が得られたのです。実は、色を変えた事によって業績が伸びたのですよ。

―それはすごいですね!

社長
そうですね。私自身が一番驚いています(笑)。なので、受付はもちろん、そこから目に入るドア、お客様にお出しするお茶のカップにもオレンジ色を使用しています。木目の家具の落ち着いた感じも好きで多用しているのですが、オレンジというのは木目との相性も抜群なのです。少しやりすぎかもしれませんが、このオフィスに引っ越してきてからというもの社員のみんなにも非常に好評です。

―私も、とても素敵な内装だと思います。

社長
ありがとうございます。

家具の色が違うだけで、社員のモチベーションやお客様の反応は全く違うものです。やはり暗い環境の中で地味に仕事を行っている会社と、明るい環境で前向きに仕事を行っている会社とでは、後者の会社に仕事を頼みたいと思いますよね。「これからやっていこう!」という重要な局面において、「この人達と一緒に仕事をしていきたい!」と思っていただけるような環境作りにする事には、十分に気を配りました。

一体感

―業務スペースは、広々としていて開放的な印象ですね。

社長
そうですね。業務上、膨大な資料を取り扱いますので、動きやすい社内を形作る事には気を配りました。一人分の机の大きさや前後左右の人との間隔は、他の企業さんと比べると広めにとってあると思います。ちなみに、社員の机に設置されている電話台は、机のスペースを最大限に有効活用するためのちょっとした工夫です。電話の置いてあるスペース1ミリとも無駄しないように、あえて電話台を設置しているのです。

また、開放的に感じられるのは、外に面する壁一面が窓になっているためだと思います。静かに黙々と作業を行う事が多いので、明るい場所にいないとすごく暗い会社なのではないかと勘違いされてしまうのではないかと思って(笑)。

―そんな事ありませんよ(笑)。社長のデスクは窓側に面していて、すごく日当たりが良さそうですね。

社長
はい。自分の席はとても気に入っています。やはり、人間日光に当たっていると気持ち良いですよね。

私の席は社員のみんなとは少し離れてはいますが、同じスペースで仕事をしています。これは、社員とのコミュニケーションと現場の声を大切にしたいという面もあるのですが、社内に社長室を作らないのは別の観点からの理由もあります。

職業柄ベンチャー企業の経営者の方にお会いする機会が多いのですが、「社長室を作った頃から不協和音が出始めて、業績が悪くなった」という方が多いのです。

―そうなのですか!そのような事は、初めてお伺いしました。

社長
はい。不思議なのですが、成長して勢いのある会社には共通して社長室がなく、社長は社員がいる所と同じスペースで仕事を行っている場合が多いのです。やはり役職を問わず社員全員がひとつの空間にいる方が、組織全体の連帯感が高まり、結果業績にも繋がっていくのだと思っています。

何か聞かれたくない話しをする時や集中したい時などには、会議室を利用する事もありますが、普段は社内にある自分の席で仕事をしています。このスタンスは、今後もずっと守り続けていくつもりです。

株式会社アガットコンサルティング

 

社長
弊社はベンチャー企業向けの会計コンサルティング会社です。自分自身も新しい事業を立ち上げた一人ですので、同じようにがんばっている人を応援したいという気持ちが強いのです。

―ベンチャー企業の求める会計サービスとはどのようなものなのでしょうか。

社長
変化の激しい業界ですので、スピードと戦略性が重要なポイントとなってきます。新しいことにチャレンジしたいという気持ちの強いクライアントさんが多く、彼らというのは会社が変化していくごとに柔軟に対処できるような方策を提案してほしいと考えています。

弊社は会計の知識を使ってベンチャー企業の成長スピードをサポートしていきますので、ただ単に領収書を整理し決算して返すのではなく、会社としての社会的信用と資金とが少ない中で、いかに戦略的に事業を成長発展させるのかという事をクライアントさんと一緒に考えていきます。

―なるほど。では、仕事や人生におけるポリシーのようなものはございますか。

社長
そうですね。約束を守る、隠し事はしないという事です。表面だけ繕ったとしてもすぐに分かってしまうので、中身で勝負です。地道に誠心誠意を込めて、何事も真面目に取り組む事を大切にしています。

―では次に、何か毎日心がけていらっしゃる事はございますか。

社長
妻には、出来るだけ「ありがとう」と感謝の言葉をかけるようにしています。

友人の経営者に言われて始めたのですが、妻の機嫌が良くなるので、こちらもそこで負担がなくなります。家庭が重たい雰囲気だと、家に帰るのが嫌ですからね(笑)。

始めた当初、妻は「急に言い出したから何かあるんじゃないの!?」と疑心暗鬼でしたけど(笑)。

―なるほど(笑)。会社とプライベートでの夢をお伺いできますでしょうか。

社長
会社の夢は、ベンチャー企業向けの会計サービスで一番の会社になる事です。それは会社の規模ではなく、精神的な意味が強いのですけどね。「ベンチャー企業の経営者が求める日本一の会計サービスを提供している」と社員一人ひとりが堂々と胸を張って言えるようになります。

会社としてはその夢をあと10年で達成し、それが終わったら私個人としては、以前失敗に終わってしまった花の事業をもう一度行ってみたいと思います。このままでは失敗したという話で終わってしまいますので、途中経過としては失敗したけれども、最終的には成功できたというところをみんなに見せたいですね。

―花事業を行っていたのですか!?

社長
恥ずかしくてあまり口外していないのですが、実はそうなのです(笑)。この会社を始める以前の1997~98年というのは、郊外型の本屋やドラッグストア、靴屋など、昔からの慣習が残る狭い業態の中から、それを打ち破り全国進出していくような企業が出始めてきた時期です。そこで、花屋も同様の形の切り口で展開すれば同じように成長するに違いないと分析したのです。

当時事業展開するにあたって、花のデザイナーやアシスタントの方など、色々な方にご迷惑をおかけしてしまったので、このままで終わってしまうのは自分の中で非常に悔しいのです。

―是非、成功させてください。では、最後にこの場をお借りしてというのは恐縮なのですが、私に一言、今後の社会人生活へのアドバイスを頂戴できますでしょうか。

社長
色々な事を経験して楽しんでください。

たくさんの人に会って、その人の生き方や事業などを覗いてみてください。結局何をするにしても、人と人との関係からしか生まれないという事を、最近私はつくづく思うのです。「こういう技術を持っているから」、「こういう事ができるから」と言って人に何かを頼む事はあまりなく、どうしてその人に頼むのかと言うと、「その人が好きだから」とか、「こういう面に共感するから」いう事だと思うのです。

なので、何人そのような人と出会えるのかで人生は大きく変わってくると思います。お金をもらいながらそのような経験ができるのはすごくラッキーな事ですから、誰かに出会ったのであれば、せっかくですから仕事というだけではなく、もう一歩踏み出して考えてみるのも良いと思います。

―わかりました。本日は、大変貴重なお話を誠にありがとうございました。

3)周辺情報

株式会社アガットコンサルティング藤浦社長のお気に入りの街、麹町半蔵門
なかでも皇居に隣接する内堀通り沿いは、緑豊かな閑静な環境とステータス性の高い立地となっており、また都内を見渡せる絶景が特徴の一つにもなっています。今回は、内堀通りに面する建物にスポットを当てて紹介します。

二番町カシュービル

東京メトロ有楽町線麹町駅」から徒歩1分、JR総武線中央線東京メトロ丸の内線南北線四ッ谷駅」から徒歩6分、JR総武線東京メトロ有楽町線南北線都営新宿線市ヶ谷駅」から徒歩5分、東京メトロ半蔵門線半蔵門駅」から徒歩7分。
複数路線に徒歩圏内でアクセス可能な好立地に位置するのが、今回取材した株式会社アガットコンサルティングの入居する「二番町カシュービル」です。
麹町駅」駅前、日本テレビ通りに面する、視認性に優れた好立地に位置する「二番町カシュービル」。
正形の低層階と台形の中・高層階が組み合わさった独特のフォルムが特徴的なビルです。三面採光の明るいフロア内は、開放感に満ち溢れた空間となっています。

所在地 千代田区二番町4-3
竣工 1990年
 耐震 新耐震基準
基準階坪数  70.48坪

半蔵門ファーストビル

半蔵門駅」から徒歩3分、東京メトロ有楽町線から「麹町駅」徒歩7分。新宿通りと内堀通りの交差点、東側は皇居に隣接する絶好のロケーションに位置するのが、2004年1月に竣工したオフィスビル「半蔵門ファーストビル」です。
皇居を望むに相応しいステータス感を演出する重厚感溢れる花崗岩に覆われた外壁。緑豊かな周辺環境との同化が成された緑系の石とグリーンの熱線吸収ガラスによる外装。憩いと潤いのスペースを提供する公開空地。「半蔵門ファーストビル」は周辺環境との調和が配慮された、皇居周辺の地の利を最大限に活かした設計となっています。
基準階面積約370坪を誇る「半蔵門ファーストビル」は、情報通信環境への対応はもちろん、免震構造といった地震リスクにも対応しており、オフィスビルとして最新鋭のスペックを備えています。立地・ステータス・スペック・環境調和を兼ね備えた、正に都内を代表するオフィスビルと言えるでしょう。

所在地 千代田区麹町1-4
交通 東京メトロ半蔵門線半蔵門駅」徒歩3分、東京メトロ有楽町線麹町駅」徒歩7分
構造 鉄骨造、鉄骨鉄筋コンクリート造、鉄筋コンクリート造(免震構造)
規模 地上15階、地下2階(1-11階:オフィス、12-15階:住居)
高さ 67.6m
竣工 2004年1月
敷地面積 648.35坪
延床面積 7,223.84坪
基準階貸室面積 370.99坪
床荷重 800㎏/㎡、500㎏/㎡(フリーアクセスフロア上)
エレベーター 4基
駐車場 47台
天井高 2,800mm
OA対応 フリーアクセス(100mm)

フェルテ麹町ビル

内堀通りに面する、皇居の緑溢れる絶景を望むことができるオフィスビルです。
ビルの規模としてはさほど大きくありませんが、その閑静かつステータス性溢れる立地から、外資系の企業などに人気のあるオフィスビルです。

所在地 千代田区麹町1-7-25
交通 東京メトロ半蔵門線半蔵門駅」徒歩4分、東京メトロ有楽町線麹町駅」徒歩8分
構造 鉄骨鉄筋コンクリート
規模 地上9階、地下2階
竣工 1990年3月
基準階貸室面積 111.44坪

FM東京本社ビル

内堀通りに面する、エフエム東京の本社ビルです。
青い空を映し出す全面ガラス張りで覆われた外観と、天に突き抜けるアンテナが特徴的なビルです。

所在地 千代田区麹町1-7
交通 東京メトロ半蔵門線半蔵門駅」徒歩4分、東京メトロ有楽町線麹町駅」徒歩8分
竣工 1985年10月

グランドアーク半蔵門

弧を描いた美しいフォルムが印象的な、ホテル・レストラン・宴会場・ウエディング施設から構成される都心のランドマークです。
光が溢れる大スケールのアトリウムなどが設けられており、客室からは都心の夜景が一望できます。

所在地 千代田区隼町1-1
交通 東京メトロ半蔵門線半蔵門駅」徒歩2分、東京メトロ有楽町線麹町駅」徒歩7分
構造 鉄骨造、鉄骨鉄筋コンクリート造
規模 地上17階、地下3階
竣工 1999年2月

国立劇場

皇居の桜田濠に面した立地に位置しているのが「国立劇場」です。
日本の伝統芸能の保存と振興を目的として1966年に開場されました。舞踊・歌舞伎・演劇が行われる大劇場、文楽・邦楽・邦舞・雅楽・声明・民俗芸能が行われる小劇場、落語・漫才が行われる演芸場の3つで構成されています。客席が横長に配置されているため、舞台が近くに感じられるのが特徴です。

所在地 千代田区隼町4-1
竣工  1966

イギリス大使館

皇居の半蔵濠に面した立地に位置しているのが「イギリス大使館」です。
約10,600坪にも及ぶ広大な敷地は、横浜より東京に移転した1872年以降使用されており、明治政府の好意の印として提供されたもので、イギリス政府に永遠に賃借されたものとなっています。
向かいに位置する「千鳥ヶ淵公園」は桜の名所となっており、明治30年頃に英国公使アーネスト・サトウにより植えられた桜の木による功績が大きいと言われています。

所在地 千代田区一番町
敷地面積 約10,600坪

4)まとめ

プライバシーマーク取得企業への取材は初めての事でした。社内の隅々まで行渡った書類の保管方法などの情報管理体制には、勉強になる事が盛りだくさん。

親しみやすいオレンジと木目との内装も好印象で、訪れる前に抱いていた『会計コンサル会社』という少しとっつき難い感じは微塵もありませんでした。藤浦社長の温和なお人柄が、会社の癒し度(?)をさらにアップさせた取材となりました。

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